MAG. BORUT RETELJ: STROŠKOVNA UČINKOVITOST JE MOŽNA SAMO Z DOBRO ORGANIZACIJO

POVZETEK

Z boljšo organizacijo lahko povečamo učinkovitost delovanja podjetja, ki je potrebna za dolgoročni razvoj in obstoj na trgu. Če v podjetju ocenijo, da bi radi postali bolj učinkoviti, morajo najprej narediti oceno prvotnega stanja. Po opravljeni prvotni oceni stanja v podjetju začnejo vpeljevati spremembe, ki se morajo ustrezno beležiti in evidentirati. Po določenem obdobju se v podjetju primerja novo stanje s starim in ugotavlja ali so zadovoljni z učinki, ki so si jih začrtali na začetku teh sprememb. Če so v podjetju s spremembami zadovoljni, jih vpeljejo kot nove procese in jih izvajajo v celotnem podjetju, če pa niso zadovoljni z doseženimi rezultati, pa na osnovi analize korigirajo ugotovljene spremembe. Organizacija podjetja se lahko vedno spreminja in izboljšuje s ciljem stroškovne učinkovitosti. To je proces, ki ga mora podjetje stalno spremljati in nadgrajevati skozi celotno njegovo delovanje.

Ključne besede: organizacija, spremembe, stroškovna učinkovitost, prenova procesov, dobiček

ABSTRACT

With bettter organization, we can increase the efficincy of the company needed for long-term development and existence in the market. If companies evaluate thet they want to become more effcient in their business, they must first make an initial assessment. After the initial assessment  of the situation in the company, they begin to introduce changes that must be properly written and recorded. After a certain period, the company compares the new situation with the old one and determines whether they are satisfied with the effects they had outlined at the beginning of these changes. If they are satisfied with the changes in the company, they introduce them as new processes and implement them in the entire company, but if they are not satisfied with the results achieved, they correct the changes found on the basis of the analysis. The organization of a company can always change and improve with the goal of cost effectiveness. This is a process that the company must constantly monitor and upgrade throughout it operations.

Keywords: organization, change, cost effectiveness, renovation of the process, profit

1. UVOD

Ko podjetje najame svetovalca ali zunanjega sodelavca, si želi najprej izboljšati finančno in stroškovno poslovanje. Za izboljšanje obojega je potrebno vpeljati določene stvari ali pa celo v večini primerov spremeniti samo delovanje podjetja. Drugačno delovanje podjetja bo prineslo drugačne rezultate, če bo podjetje ravnalo enako kot prej, pa sprememb ne bo. Tako podjetje in zunanji svetovalec v veliki večini primerov naletita na drugačno razumevanje problema. V podjetju bi popravljali posledice, svetovalec pa bi odpravljal vzroke. Dejstvo je, da samo odpravljanje vzrokov prinese ustrezne rezultate.

Na začetku podjetnik, ki je po navadi sam, dela vse in tako kot misli, da je prav. Njegovo delovanje je usmerjeno v iskanje kupcev in ostale komercialne dejavnosti, da preživi na trgu in poravna vse obveznosti do dobaviteljev in države. Ko se podjetnik širi, tudi z zaposlovanjem novih delavcev, se obseg nalog in delovnih opravil povečuje in s tem deli med zaposlene. Tedaj se tudi pojavljajo potrebe po najemu zunanjih storitev (pravne storitve, računovodstvo, informatika, …). Podjetnik mora svoje aktivnosti usmeriti predvsem na dve področji, in sicer na:
- organizacijo delovanja podjetja in
- strokovno razvijanje podjetja.

Razvoj na obeh področjih mora biti sorazmeren in usklajen. Če se v podjetju pretirano ukvarjajo samo z organizacijo delovanja, bodo imeli težave zaradi zaostajanja za konkurenco in posledično bodo nezadovoljni tudi s komercialnimi dejavnostmi, ki pripomorejo k normalnemu delovanju podjetja. Če pa se v podjetju preveč ukvarjajo samo s strokovnim razvijanjem, imajo težave s slabim izkoristkom resursov, ki jih imajo in so stroškovno neuspešni, kar negativno vpliva na poslovni izid podjetja.

Ko se razmerje med tema dvema področjema poruši, morajo v podjetju ukrepati, tako da največkrat najamejo zunanjo pomoč.

2. NEORGANIZIRANOST

Neorganiziranost v podjetju povzroča dodatne stroške zaradi podvajanja opravil, predolgega čakanja na naslednje opravilo, zaradi ozkih grl, ki jih ne odpravljajo in neusklajenosti nalog. Velikokrat se poslovodja ali lastnik podjetja noče odreči določenih opravil oziroma pooblastil, ker se boji, da bo zaradi tega izgubil nadzor nad delovanjem podjetja.

Menedžment je obvladovanje organizacije, da učinkovito in uspešno dosega zastavljene cilje. Organizacija je za ustanovitelje, za deležnike (vlagatelje, lastnike) uspešna tedaj, če ustreza namenu, za katerega so jo ustanovili – v pridobitnih organizacijah  je to povečanje premoženja lastnikov (Tavčar, str. 79).

Za podjetje je pomembno, da se določi cilje boljše organiziranosti, ki se morajo manifestirati predvsem v:
- boljši učinkovitosti (storilnosti),
- krajšem času realizacije opravil,
- krajših čakalnih časih,
- zmanjšanju števila nepotrebnih opravil.

Z namenom boljšega zagotavljanja organiziranosti mora podjetnik zagotoviti, da so pravi kadri na pravem mestu, in sicer tako, da ima sposobnost kadra prednost pred všečnostjo.

3. ORGANIZACIJA – KLJUČ DO STROŠKOVNE UČINKOVITOSTI

Organizacija je veda, ki pomaga ljudem in organizacijam, da naredijo nekaj lažje, hitreje in pa seveda tudi ceneje. Stroškovna učinkovitost je obveza vsakega podjetja, če želi preživeti na globalnem trgu. Rast ali konstanten dobiček v podjetju sta zagotovilo, da se lahko podjetje razvija z vlaganjem v tehnologijo in znanje. Da bi organizacija delovala, jo je treba obvladovati, načrtovati, ko bo delovala, ji postaviti cilje in strategije za doseganje ciljev, jo urediti za složno delovanje sodelavcev, poslovoditi organizacijo in voditi sodelavce k izidom, meriti izide delovanja organizacije in presojati delovanje sodelavcev (Tavčar, str. 79).

Vsako podjetje ima lasten niz procesov, ki ustvarja vrednost in dosega finančne rezultate (Kaplan, Norton, str. 105).

V praksi se majhno podjetje (podjetje z enim zaposlenim) postopoma začne razvijati in postaja čedalje večje. Poslovodja in lastnik morata med drugim slediti tudi razvoju svoje organizirati, drugače se zgodi, da podjetje še preden doživi razcvet, postane neučinkovito kar lahko vodi v lastni propad.

4. MERJENJE

Kako lahko v podjetju drugače ugotavljajo svojo učinkovitost kot z merjenjem? Da bi se v podjetju lahko naredilo nekaj bolje, hitreje ali ceneje, se mora najprej izvesti ocena trenutnega stanja. Ocena trenutnega stanja v podjetju se lahko opravi z razgovori z zaposlenimi in anketami izvedenimi med zaposlenimi ter z opazovanjem določenih poslovnih procesov. Za izpeljavo razgovorov v podjetju je potrebno vzpostaviti sproščeno vzdušje, da bodo zaposleni opisali situacijo takšno kot je v resnici. Po zbranih informacijah v podjetju analizirajo stanje in vsem predstavijo trenutno stanje ter predlagajo ustrezne ukrepe za izboljšavo trenutnega stanja.

Ukrepi so lahko usmerjeni v:
- prenovo procesov,
- zbiranje podatkov in informacij,
- v boljšo komunikacijo.

Največkrat je že v začetni fazi ocene trenutnega stanja problem sama baza podatkov oziroma zbiranje le-teh. Zapisovanje, beleženje in zbiranje določenih podatkov imajo nekateri v podjetju za nepotrebno birokratsko opravilo. Dejstvo je, da brez zapisov in ustreznih podatkov v podjetju ne morejo izdelati analiz in iz njih pripraviti ustreznih ukrepov. Vsako podjetje mora najprej začeti urejati podatke in beležiti informacije. Podatki morajo biti prikazani kot kvantitativni (koliko, koliko časa, kolikokrat,…) in kvalitativni (ali je opravilo bilo dobro opravljeno, razlogi za odstopanja, …). Poleg tega je potrebno v podjetju beležiti tudi problematiko ob aktivnostih, nove ideje za izboljšanje, ki se porajajo ob opravilih drugače se bodo kasneje pozabile, če jih takoj ne zapišejo.

Če v podjetju ne vedo koliko časa in koliko resursov (ljudi) bodo potrebovali za izdelavo določene količine izdelkov ali storitev, potem ne morejo ekonomizirati svojih aktivnosti. Šele ko v podjetju vedo, kakšne izdelke in s kom lahko naredijo, bodo lahko v prihodnosti bolj učinkoviti, ko bodo iskali rezerve v celotni fazi procesa.

Za nadaljnjo organizacijo in optimizacijo stroškov v podjetju je zelo pomembno, da bodo pridobivali natančne podatke za nadaljnje ukrepanje. Površni in netočni podatki tvorijo napačne informacije in povzročajo nepravilne odločitve v podjetju.

5. VPELJAVA IN UKREPANJE

Ko v podjetju pridobijo podatke o obstoječem stanju svoje organizacije in poslovnih procesov ter predloge za izboljšave, jih morajo čimprej pričeti uvajati. Največkrat bodo pri začetku uvajanja naleteli na:
- odpor zaposlenih proti spremembam,
- ažurno beleženje podatkov,
- točnost oziroma zanesljivost podatkov.

V primeru, da v podjetju naletijo na vse te težave, morajo vztrajati na vpeljavi novih ukrepov za delovanje podjetja. Še posebej morajo vztrajati, če je prisoten močan odpor zaposlenih. Zaposleni se v podjetju upirajo spremembam zaradi negotovosti, ki jih čakajo v prihodnosti. Zaposlene je potrebno seznaniti s cilji in namenom preden se začnejo uvajati spremembe. Zaposlene je potrebno prepričati, da bodo zaradi sprememb v podjetju njihove službe bolj varne, da bo podjetje kljubovalo vsem izzivom in bo zaradi tega stroškovno bolj učinkovito, kar se bo rezultiralo v večjem dobičku. Dobiček pa je zagotovilo za večje vlaganje v nove tehnologije, znanja in tudi veščine in kar je še najpomembneje, v dolgoročni obstoj podjetja. Uvajanje sprememb v podjetje je pomembno zaradi vzpostavljanja boljšega sistema oziroma organizacije. Problemi, ki jih je potrebno v podjetju rešiti in ideje, ki se pojavljajo, se morajo beležiti sproti. Skozi dobljene rezultate lahko v podjetju tudi malenkostno korigirajo zastavljene spremembe.

6. KAJ SPREMENITI?

Načrtovano ali željeno spremembo je torej mogoče doseči z majhnimi (postopnimi) koraki ali z velikimi (revolucijskimi) koraki, pri čemer slednji pogostokrat sledijo prvim, če so ti bili neuspešni in prvi slednjim, če so ti bili uspešni (Dubrovski, str. 196).

Kot vsak premišljen proces ima tudi proces uvajanja sprememb v podjetju tri osnovne oziroma splošne faze:
- načrtovanje (diagnoza in določitev željenega prihodnjega stanja),
- izvajanje in
- nadziranje (ovrednotenje rezultatov in postavitev stalnega nadzora). (Dubrovski, 205)

Včasih bodo morali v podjetju ukrepati tudi na kadrovskem področju. Na pravih mestih morajo biti ljudje, ki imajo prave veščine, znanja in tudi voljo, da naredijo najbolje kar lahko. V ta namen jih morajo usposobiti ali pa tudi zamenjati.

Na finančnem področju je včasih potrebno vpeljati korenite spremembe. Odvisno od situacije v podjetju se je potrebno razdolžiti (odprodati nepotrebno premoženje), zadolžiti (nabava novejše tehnologije, ki omogoča večjo produkcijo) ter refinancirati obstoječe dolgove. Zavedati se morajo tudi, da to vedno ni mogoče narediti, ker so v večji meri odvisni od bank in ostalih finančnih inštitucij. Druga možnost izpeljave teh ukrepov pa je zadolžitev s strani lastnikov (seveda, če imajo na razpolago prosta finančna sredstva).

Na organizacijskem področju se morajo na novo definirati procesi in odgovornosti za njih. V samih procesih se lahko predelijo tudi bolj podrobna opravila. Na podlagi novih izkušenj se v podjetju dopolnjuje in popravljajo novi procesi z namenom, da bi podjetje v prihodnosti delovalo bolj učinkovito.

7. PRIMERJAVA

Ko v podjetju lahko primerjajo podatke s preteklim obdobjem, lahko začnejo ugotavljati, ali so njihovi izvedeni ukrepi pravilni. Po določenemu obdobju lahko podatke primerjajo in analizirajo novo stanje ter ugotavljajo pravilnost svojih ukrepov. Če ukrepi dajejo boljše rezultate, potem lahko pustijo, da se stvari odvijajo naprej, drugače pa se posvetijo problematičnim okoliščinam (tam, kjer rezultati niso takšni kot so jih načrtovali). Predvsem morajo ugotoviti vzrok zakaj ni pravih rezultatov. Mogoče so ukrepi razumljeni nepravilno, mogoče se ne izvajajo v skladu z navodili ali pa so bila navodila napačna.

Primerjavo izvajajo v več fazah ali pa na več različnih področjih. Za vsako primerjavo morajo preveriti, ali so bili podatki pridobljeni na enak način. Ko v podjetju pridejo do ustreznih rezultatov, morajo ponovno zabeležiti postopke ali procese, da jih bodo lahko v prihodnosti izvajali na enak način. Primerjava naj omogoča jasen prikaz sprememb rezultatov, ko vpeljujejo spremembe.

8. STROŠKOVNA UČINKOVITOST

Če podjetje želi preživeti na dolgi rok, mora izboljševati svojo stroškovno učinkovitost. Stroškovna učinkovitost nam pove, da lahko z enakimi resursi naredimo več, ali pa da z manjšimi resursi naredimo enako kot prej. Z resursi je potrebno vedno skrbno ravnati in jih uporabljati ekonomično in rentabilno. Ekonomično pomeni predvsem, da ob primerni uporabi daje dobre oziroma ustrezne učinke. Resursi, ki jih imajo v podjetju na razpolago, se morajo uporabljati na ustrezen način. Stroji se uporabljajo drugače kot zaposleni. Stroji oziroma delovna sredstva se uporabljajo v skladu z navodili proizvajalca in se morajo tudi redno servisirati in vzdrževati. Zaposlene pa je potrebno ob obremenitvah tudi primerno spočiti, jih nagrajevati in tudi motivirati. Zaposlene je potrebno tudi nadgrajevati z usposabljanji in izobraževanji, da bodo pridobili določene specifična znanja, veščine in kompetence. Samo takšni bodo dovolj učinkoviti.

V večini organizacij lahko finančne usmeritve povečevanje prihodkov, zmanjševanje stroškov in povečevanja produktivnosti, večje izrabe sredstev ter zmanjšanja tveganja zagotavljajo potrebne povezave vseh vidikov sistema (Kaplan, Norton, str. 57).

Rentabilno pomeni, da prinaša dobiček oziroma, da so prihodki večji kot so nastali stroški. Pri strojih oziroma delovnih sredstvih je potrebno predvsem poskrbeti, da ni preveč zastojev zaradi slabe organizacije proizvodnje (ozkih grl, pomanjkanje materiala, zastoji zaradi okvar). Pri zaposlenih pa je potrebno poskrbeti, da so primerno angažirani ob pravem času in na pravem mestu. Še posebej pri zaposlenih velja, da so strošek tudi takrat, ko ne delajo. Če je to zaradi slabe organizacije, je to slab in nepotreben strošek. V podjetju morajo ustvarjati dobre stroške, ti pa so samo tisti, ki povzročijo, da je prihodek večji od nastalega stroška.

9. ZAKLJUČEK

S problemom organizacije se spopadajo vsa podjetja, tista boljša se spopadajo uspešneje kot tista, ki so na robu preživetja ali pa celo propada. Če želiš preživeti in razvijati podjetje moraš, ustvarjati dobiček na dolgi rok. Dobiček je pogojen tudi s stroškovno učinkovitostjo in dobro organizacijo poslovanja podjetja. Če startaš v podjetju sam, lahko dodobra spoznaš vsa opravila, ki jih moraš opravljati in dobiš občutek, kje nisi dovolj dober, da bi bilo poslovanje podjetja vrhunsko. S širjenjem poslovanja moraš zaposlovati ljudi, ki določene šibke točke obvladujejo veliko bolje kot jih lahko sam. V času razvoja podjetja je potrebno razvijati procese in organizacijo podjetja, da bi lahko podjetje poslovalo učinkovito, ekonomično in rentabilno. Le takšno podjetje lahko preživi na dolgi rok.

10. LITERATURA

1. Dubrovski, D. 2004. Krizni management in prenova podjetja. Koper: Fakulteta za management Koper.
2. Kaplan, R. S., Norton, D.P. 2000. Uravnoteženi sistem kazalnikov: preoblikovanje strategije v dejanja. Ljubljana: Gospodarski vestnik.
3. Tavčar, I. M. Management in organizacija. 2006. Koper: Fakulteta za management Koper.