Barbara Engelsberger: ORGANIZIRANOST IN DELOVANJE MINISTRSTVA ZA ZUNANJE ZADEVE REPUBLIKE SLOVENIJE

Povzetek

Članek obravnava opis organiziranosti in delovanja Ministrstva za zunanje zadeve Republike Slovenije.

Zunanje zadeve države, konzularna zaščita in mednarodne pogodbe so področja, na katerih svoje naloge opravlja Ministrstvo za zunanje zadeve Republike Slovenije. Organiziranost in delovanje Ministrstva za zunanje zadeve Republike Slovenije morata omogočati učinkovito, selektivno in hitro pretakanje informacij ter vzpostaviti mehanizem hitrega in pravilnega odločanja. Ključno je, da se organizacijska struktura, delovanje notranje službe in diplomatsko konzularnih predstavništev ministrstva prilagajajo razmeram, v katerih se država trenutno nahaja, in prihajajočim se izzivom.

Ključne besede: ministrstvo, zunanje zadeve, generalni sekretar, diplomatsko konzularno predstavništvo, diplomat, veleposlanik, notranja služba, zunanja služba.
Abstract

Country foreign affairs, consular protection and international treaties are areas, on which the Ministry of Foreign Affairs of the Republic of Slovenia performs its tasks. Organization and activities of the Ministry of Foreign Affairs of the Republic of Slovenia must allow efficient, selective and quick decanting of information and establish mechanism of quick and correct decision making. It is crucial that the organizational structure and activities of internal departments and diplomatic and consular representations of the ministry adapt to the state issues in which a certain country is currently in, as well as its upcoming challenges the country may face in the future.

Key words: ministry, foreign affairs, secretary general, diplomatic and consular representation, diplomat, ambassador, internal department, external department.

1. UVOD

Ministrstvo za zunanje zadeve Republike Slovenije je del državne uprave in predstavlja izvršilno vejo oblasti. Ustanovljeno je bilo za izvajanje nalog s področij zunanjih zadev države, konzularne zaščite in mednarodnih pogodb, ki jih je predpisala vlada (Zakon o državni upravi, 2005, 41. člen). Ministrstvo opravlja zadeve, ki se nanašajo na odnose Republike Slovenije z drugimi državami in mednarodnimi organizacijami. Vladi, državnemu zboru, predsedniku republike in drugim državnim organom pripravlja strokovne podlage za sprejemanje stališč, ocen in ukrepov na področju zunanje politike (Zakon o zunanjih zadevah, 2011, 2. člen). Ministrstvo za zunanje zadeve predstavlja Republiko Slovenijo pri drugih državah in v mednarodnih organizacijah, spremlja mednarodne politične in gospodarske odnose, razvija odnose Republike Slovenije z drugimi državami in mednarodnimi organizacijami, vodi oziroma sodeluje pri pogajanjih z drugimi državami in mednarodnimi organizacijami ter skladno z Zakonom o zunanjih zadevah sodeluje v postopku za sklenitev mednarodnih aktov, vodi njihovo evidenco, jih hrani, spodbuja in usklajuje sodelovanje s tujino na političnem, gospodarskem, prosvetnem, kulturnem, znanstveno-tehničnem in na drugih področjih. Posebno skrb posveča varovanju interesov Republike Slovenije in njenih državljanov ter pravnih oseb v tujini, skrbi za slovenske manjšine v sosednjih državah in za Slovence po svetu (Ministrstvo za zunanje zadeve Republike Slovenije, 2013).

2. ORGANIZIRANOST MINISTRSTVA ZA ZUNANJE ZADEVE REPUBLIKE SLOVENIJE

Ministrstvo za zunanje zadeve Republike Slovenije se od drugih resornih ministrstev razlikuje po tem, da se naloge ministrstva opravljajo tako neposredno kot tudi po diplomatsko konzularnih predstavništvih v tujini. Kljub vsemu ima ministrstvo kompleksno zgradbo. Sama notranja organizacija in sistemizacija delovnih mest je določena s strani ministra v soglasju z Vlado Republike Slovenije.

Organizacijske enote ministrstva so: kabinet ministra, direktorat, sekretariat, projektna enota, sektor, služba, oddelek, diplomatsko predstavništvo, konzulat in urad (v tujini).
Ministrstvo za zunanje zadeve Republike Slovenije vodi minister, ki ima status funkcionarja in je imenovan ter razrešen s strani državnega zbora na predlog predsednika vlade. Neposredno pod njim sta dva državna sekretarja, ki sta tudi ministrova namestnika. Državna sekretarja nimata pravice izdajanja predpisov in glasovanja na vladi. Imata status funkcionarja, ki ju na predlog ministra imenuje in razrešuje vlada. Funkcija jima lahko preneha z dnem, ko preneha funkcija ministru (Zakon o državni upravi, 2005, 17. člen). Sledijo generalni sekretar, pet generalnih direktorjev, politični direktor, vodje sektorjev in vodje služb.

Javne naloge na področju zunanjih zadev na Ministrstvu za zunanje zadeve opravljajo diplomati, vodje diplomatskih predstavništev ali konzulatov in javni uslužbenci. Spremljajoča dela opravljajo strokovno tehnični javni uslužbenci. Diplomat je javni uslužbenec, ki v delovnem razmerju z ministrstvom za zunanje zadeve za nedoločen čas opravlja javne naloge na področju zunanjih zadev. Javne naloge na področju zunanjih zadev diplomati izvršujejo v nazivu. Status diplomata pridobi zaposleni uslužbenec ministrstva na podlagi opravljenega diplomatskega izpita, predhodno pa mora izpolnjevati tudi posebne pogoje, navedene v Zakonu o zunanjih zadevah (Zakon o zunanjih zadevah, 2011). Diplomatska delovna mesta se delijo v tri range: diplomat 1. ranga, diplomat 2. ranga in diplomat 3. ranga. Diplomatski nazivi se delijo na diplomatske in konzularne. Skladno z Uredbo o notranji organizaciji, sistemizaciji, delovnih mestih in nazivih v organih javne uprave in v pravosodnih organih so nazivi, ki se uporabljajo, naslednji: veleposlanik, pooblaščeni minister, minister svetovalec, prvi svetovalec, svetovalec, I. sekretar, II. sekretar, III. sekretar in ataše. Konzularni nazivi so: generalni konzul, konzul I. razreda, konzul, vicekonzul in konzularni agent (Zakon o zunanjih zadevah, 2011, 39. člen). Vsi zaposleni so varnostno preverjeni, stopnja dostopa do tajnih podatkov pa je odvisna od delovnega mesta oziroma obravnave tajnih podatkov.

3. DIPLOMATSKO KONZULARNA PREDSTAVNIŠTVA REPUBLIKE SLOVENIJE

Republika Slovenija ima 54 diplomatsko konzularnih predstavništev v tujini, ki opravljajo dejavnosti, ki so navedene v Dunajski konvenciji o diplomatskih odnosih oziroma Dunajski konvenciji o predstavljanju držav v njihovih odnosih z mednarodnimi organizacijami. Preko predstavništev v tujini ministrstvo sodeluje pri navezovanju stikov s tujino. V tako imenovani zunanji službi ministrstva ločimo veleposlaništva, predstavništva pri mednarodnih organizacijah, generalne konzulate, konzulate, vicekonzulate in konzularne urade (Zakon o zunanjih zadevah, 2011, 13. člen). Diplomatska konzularna predstavništva Republike Slovenije so različno velika, to pa je odvisno predvsem od prioritet zunanje politike in od finančnih zmožnosti.
Diplomatsko predstavništvo opravlja dejavnosti, navedene v dunajski konvenciji o diplomatskih odnosih oziroma dunajski konvenciji o predstavljanju držav v njihovih odnosih z mednarodnimi organizacijami univerzalnega značaja. Diplomatsko predstavništvo razvija svojo dejavnost predvsem na političnem, gospodarskem, obrambnem, kulturnem, znanstveno-tehničnem in informacijskem področju. Posebno pozornost posveča sodelovanju s slovensko narodno manjšino, slovenskimi izseljenci in zdomci. Diplomatsko predstavništvo opravlja v sprejemni državi tudi konzularne naloge (Zakon o zunanjih zadevah, 2011, 20. člen). Diplomatsko predstavništvo se odpre ali zapre z ukazom predsednika republike. Predlog pripravi minister za zunanje zadeve, določi ga vlada po predhodnem mnenju delovnega telesa državnega zbora, pristojnega za zunanjo politiko. Konzulat se odpre ali zapre s sklepom vlade, izdanim na predlog ministra za zunanje zadeve. Pri odločanju o odprtju ali zaprtju predstavništva se upoštevajo intenzivnost bilateralnih odnosov, gospodarsko sodelovanje, prisotnost slovenske narodne manjšine, slovenskih izseljencev in zdomcev. Ukaz oziroma sklep o odprtju ali zaprtju predstavništva v tujini se objavi v Uradnem listu Republike Slovenije. Diplomatsko predstavništvo vodi veleposlanik oziroma veleposlanica (v nadaljevanju: veleposlanik). Predlog za postavitev veleposlanika pripravi minister za zunanje zadeve. Vlada določi predlog za postavitev veleposlanika po posvetovanju s predsednikom republike. Po določitvi predloga vlade se kandidat za veleposlanika predstavi delovnemu telesu državnega zbora, pristojnemu za zunanjo politiko, ki o predstavitvi poda mnenje. Po predstavitvi na delovnem telesu državnega zbora, pristojnega za zunanjo politiko, ministrstvo za zunanje zadeve zaprosi za agreman državo sprejemnico. Po prejemu agremana vlada pošlje predlog za postavitev predsedniku republike (Zakon o zunanjih zadevah, 2011, 17.a člen). Veleposlanika postavi in odpokliče predsednik republike z ukazom, ki se objavi v Uradnem listu Republike Slovenije. Če ukaz o postavitvi ne bo izdan, predsednik republike o tem obvesti vlado. Predsednik republike izda veleposlaniku poverilna pisma. Minister za zunanje zadeve lahko vodenje diplomatskega predstavništva zaupa odpravniku poslov. Poverilna pisma v tem primeru izda minister. Kadar je mesto vodje diplomatskega predstavništva izpraznjeno, opravlja njegovo funkcijo začasni odpravnik poslov, ki ga imenuje minister za zunanje zadeve. Če je vodja diplomatskega predstavništva odsoten ali ne more opravljati svoje funkcije, opravlja njegovo funkcijo začasni odpravnik poslov, ki ga imenuje vodja diplomatskega predstavništva v soglasju z ministrom (Zakon o zunanjih zadevah, 2011, 21. člen). Če razmere narekujejo, se lahko postavi nerezidenčni veleposlanik, ki je akreditiran v eni ali več državah oziroma mednarodnih organizacijah. Veleposlanik lahko zaporedoma službuje največ v dveh diplomatskih predstavništvih, pri čemer skupna doba vodenja diplomatskih predstavništev ne sme preseči osmih let. Veleposlanik, ki je vodil diplomatsko predstavništvo na podlagi postavitve za skupno dobo, daljšo od šestih let, ne more biti postavljen na položaj veleposlanika pred potekom dveh let od odpoklica s tega položaja.

Na podlagi internega razpisa ministrstva, ki ga objavi Kadrovska služba Ministrstva za zunanje zadeve, se uslužbenci lahko prijavijo na prosto delovno mesto v tujini. Kadrovska komisija skladno z Aktom o notranji organizaciji in sistemizaciji v Ministrstvu za zunanje zadeve predlaga ministru v potrditev najustreznejšega kandidata, ki izpolnjuje pogoje za zasedbo delovnega mesta v tujini (Ministrstvo za zunanje zadeve Republike Slovenije, 2013). Kadrovska komisija deluje kot posvetovalni organ, člane imenuje minister (generalni direktorji, vodja kabineta ministra, politični direktor, generalni sekretar, vodja kadrovske službe in predstavnik reprezentativnega sindikata ministrstva). Pred odhodom v tujino mora izbrani kandidat opraviti obvezne priprave, ki za tiste, ki so na delo v tujino razporejeni prvič, potekajo tri mesece. Na podlagi Navodila o izobraževanju, usposabljanju in izpopolnjevanju na Ministrstvu za zunanje zadeve so za vse ostale uslužbence predvidene priprave v trajanju dveh mesecev (Ministrstvo za zunanje zadeve Republike Slovenije, 2013). Najkasneje osem dni pred odhodom na delo v tujino mora uslužbenec izdelati smernice, ki jih mora zagovarjati v jeziku, ki je pogoj za zasedbo delovnega mesta, na katerega bo razporejen. Zagovor ocenjuje tričlanska komisija. Ključnega pomena za uspešno delovanje v tujini je primerna usposobljenost uslužbencev za delovno mesto, ki ga bodo zasedali (Ministrstvo za zunanje zadeve Republike Slovenije, 2013). Razporeditev diplomata oziroma strokovno tehničnega osebja v zunanjo službo traja praviloma štiri leta. Po vrnitvi oziroma pred novo napotitvijo uslužbenca v tujino morata miniti vsaj dve leti.

V predstavništvu v tujini se lahko po potrebi in na podlagi soglasja ministrstva zaposli tudi lokalno osebje, česar se ministrstvo pogosto poslužuje, predvsem zaradi stroškov in pomanjkanja kadra v notranji službi. Prednost lokalnega osebja je v poznavanju jezika in kulture države. Lokalno osebje predstavljajo tuji državljani ali državljani Republike Slovenije, ki živijo v sprejemni državi (Zakon o zunanjih zadevah, 2011, 16.a člen). Enako kot vse uslužbence ministrstva se tudi lokalno osebje pred začetkom dela na predstavništvu varnostno preveri. Varnostno preverjanje opravi ministrstvo za zunanje zadeve tako, da preveri resničnost podatkov verodostojne listine, ki jo izda pristojni državni organ države, katere državljan je preverjana oseba ali države, v kateri preverjana oseba prebiva (Zakon o zunanjih zadevah, 2011, 16a. člen).

Minister lahko predlaga v neki državi častnega konzularnega predstavnika Republike Slovenije, ki opravlja konzularne naloge, vendar ta funkcija ni plačana niti je ne opravlja poklicno. Minister za zunanje zadeve lahko predlaga častnega konzularnega funkcionarja izmed oseb, ki živijo v sprejemni državi ter uživajo ugled in zaupanje, da bodo lahko primerno opravljale konzularne naloge. Častni konzularni funkcionar vodi konzulat ter opravlja naloge, določene v 24. členu Zakona o zunanjih zadevah. Častni konzularni funkcionar deluje v skladu z navodili in pod nadzorom pristojnega diplomatskega predstavništva. Častni konzularni funkcionar krije stroške za delovanje konzulata, razen poštnih stroškov in denarnih podpor državljanom Republike Slovenije. Ministrstvo za zunanje zadeve priskrbi zastavo, grb, tablo z uradnim nazivom konzulata, pečate, koleke in tiskovine. Ministrstvo lahko izjemoma krije tudi del drugih stroškov za delovanje konzularnega predstavništva, če to zahteva velik obseg konzularnih opravil (Zakon o zunanjih zadevah, 2011, 28. člen).

Ministrstvo za zunanje zadeve skrbi za urejeno, učinkovito in gospodarno delovanje predstavništev v tujini ter zagotavlja ugledu države primerne in v posameznih državah primerljive personalne, materialne in prostorske pogoje za delovanje predstavništev, vključno z rezidencami vodij predstavništev (Zakon o zunanjih zadevah, 2011, 8. člen). Za izvajanje nadzora nad delovanjem in izvajanjem nalog predstavništev Republike Slovenije v tujini minister za zunanje zadeve določi diplomata, ki je najmanj dvakrat opravljal naloge vodje diplomatskega predstavništva v tujini (v nadaljnjem besedilu: glavni diplomatski nadzornik). Glavni diplomatski nadzornik pri opravljanju svojega dela v okviru pristojnosti deluje neodvisno in nepristransko. Če odkrije nepravilnosti, mora o njih obvestiti ministra za zunanje zadeve, ki sprejme ukrepe v skladu z zakonom.

5. ZAKLJUČEK

Veliko ljudi je mnenja, da diplomacija veliko stane in malo da, da je delo v diplomaciji prestiž, ki zajema obilico udeležb na slavnostnih večerjah in potovanj.
Diplomacija je trdo delo, ki v prvi vrsti uveljavlja in ščiti interese slovenske države, slovenskega gospodarstva in vseh njenih državljanov.

Da Slovenija na mednarodnem političnem parketu ni neznanka, gre zasluga vsem uslužbencem Ministrstva za zunanje zadeve tako doma kot tudi v tujini. Vsi skupaj dokazujemo, da je ključni pomen uspeha v uspešnem delovanju, organiziranosti in komunikaciji v organizaciji.

Preurejanju diplomatsko konzularne mreže je botrovala kriza. Slovenija mora slediti globalnim spremembam in izzivom. Gospodarski krizi se prilagaja tudi organizacijska struktura notranje službe ministrstva, ki pa se prilagaja tudi vsem mednarodnim političnim dogajanjem in spremembam v okolju.
6. LITERATURA

Akt o notranji organizaciji in sistemizaciji v Ministrstvu za zunanje zadeve. Ljubljana: Ministrstvo za zunanje zadeve Republike Slovenije, 2012.

Akt o spremembah in dopolnitvah Akta o notranji organizaciji in sistemizaciji v Ministrstvu za zunanje zadeve. Ljubljana: Ministrstvo za zunanje zadeve Republike Slovenije, 2013.
Interni pravilniki in navodila Ministrstva za zunanje zadeve Republike Slovenije. Ljubljana: Ministrstvo za zunanje zadeve Republike Slovenije, 2013.

Ministrstvo za zunanje zadeve Republike Slovenije, Akt o notranji organizaciji in sistemizaciji v Ministrstvu za zunanje zadeve Republike Slovenije (online). 2013. (citirano 23. 9. 2013). Dostopno na naslovu:
http://www.mzz.gov.si/fileadmin/pageuploads/Zakonodaja_in_dokumenti/Notranji_akti/Akt_o_sistemizaciji__NPB_V.pdf.

Ministrstvo za zunanje zadeve Republike Slovenije, Letna poročila – 2005-2012 (online). 2013. (citirano 15. 9. 2013). Dostopno na naslovu:
http://www.mzz.gov.si/si/zakonodaja_in_dokumenti/letna_porocila/.

Ministrstvo za zunanje zadeve Republike Slovenije, Notranji akti (online). 2013. (citirano 20. 9. 2013). Dostopno na naslovu:
http://www.mzz.gov.si/si/zakonodaja_in_dokumenti/notranji_akti/.

Ministrstvo za zunanje zadeve Republike Slovenije, Organigram (online). 2013. (citirano 10. 9. 2013). Dostopno na naslovu:
http://www.mzz.gov.si/fileadmin/pageuploads/foto/1308/Sistemizacija_MZZ__avgust_2013__z_imeni__-_delovno_gradivo.pdf.

Ministrstvo za zunanje zadeve Republike Slovenije, Organiziranost (online). 2013. (citirano 22. 9. 2013). Dostopno na naslovu:
http://www.mzz.gov.si/si/o_ministrstvu/organiziranost/.

Ministrstvo za zunanje zadeve Republike Slovenije, Pristojnosti ministrstva (online). 2013. (citirano 22. 9. 2013). Dostopno na naslovu:
http://www.mzz.gov.si/si/o_ministrstvu/.

Ministrstvo za zunanje zadeve Republike Slovenije, Zakoni (online). 2013. (citirano 20. 9. 2013). Dostopno na naslovu:
http://www.mzz.gov.si/si/zakonodaja_in_dokumenti/zakoni/.
Poročilo ministrstva za zunanje zadeve Republike Slovenije za leto 2012. Ljubljana: Ministrstvo za zunanje zadeve Republike Slovenije, Služba za strateške študije in analize, 2013.

Zakon o državni upravi (ZDU-1-UPB4): Uradni list Republike Slovenije, 113 (2005).

Zakon o zunanjih zadevah (ZZZ-1-NPB4): Uradni list Republike Slovenije, 007-01/11 (2011).