Povzetek

Namen tega prispevka je prou?iti prizadevanja in izku�nje organizacij pri implementaciji elektronske hrambe dokumentov glede na zahteve predpisov.

Metodologija pristopa: v prispevku je predstavljen pristop �tudija primerov organizacij, ki je omejen na prou?evanje javnopravnih in zasebnih organizacij iz Slovenije in dr�av Evropske unije. Ugotovitve: Ta ?lanek predstavlja empiri?ne ugotovitve, katere so tiste ovire in spodbude, ki pomembno vplivajo na implementacijo elektronske hrambe dokumentov. Doprinos raziskave: prispevek predstavlja pregled osnovnih predstav o vplivu predpisov in pogledov organizacij iz Slovenije in EU na implementacijo elektronske hrambe dokumentov, katerega glavni namen je spodbujanje uvajanja elektronske hrambe dokumentov v organizacijah.

Klju?ne besede: elektronska hramba dokumentov, izku�nje organizacij, vpliv predpisov.

REQUIREMENTS FOR PRESERVATION ELECTRONIC DOCUMENTS � EFFORTS AND EXPERIENCES OF COUNTRIES

Summary

The aim of this paper is to analyse the efforts and experiences of the organizations with regard to electronic preservation of the documents based on regulation's complexity. Methodology: this paper presents an empirical case study approach, focused on public and private organizations in Slovenia and countries in European Union. Conclusion: this article presents empirical findings what are the main barriers and incentives that have a significant impact on the implementation of electronic preservation of the documents. Contribution of research: the paper presents the empirical findings about impact of regulations to implementing preservation of the electronic documents in organizations in Slovenia and European Union. The main purpose of the contribution is to promote the implementing preservation of the electronic documents in organizations.

1. UVOD

Razvoj informacijske tehnologije je bistveno spremenil na?in dela in komunikacijo v poslovnih procesih, znotraj katerih mnogo dokumentov izvorno nastane v elektronski obliki, zato organizacije postajajo vedno bolj odvisne od elektronske hrambe. Za sodobno poslovanje so elektronski dokumenti klju?nega pomena, saj olaj�ajo komunikacijo, omogo?ajo u?inkovito izmenjavo informacij in zmanj�ujejo stro�ke poslovanja (Pauline Sinclair, Bernstein, 2010, str. 2). Elektronska hramba je relativno mlada in inovativna veda (Elford et al., 2012, str. 1), zato po Halas, Pukl & Bla�i? (2008, str. 38�I, I�39) narekuje potrebo po poznavanju, na?rtovanju, izvajanju in spremljanju vseh aktivnosti dolgoro?ne elektronske hrambe dokumentov (Halas, Pukl & Bla�i?, 2008, str. 38�I, I�39). Spremembe pri zagotavljanju digitalnega okolja, usklajenega s predpisi, ki urejajo hrambo elektronskih dokumentov, imajo globok u?inek na organizacije, ki se soo?ajo z izzivi hrambe dokumentov, kjer se celotna praksa odlo?anja prena�a v nov, digitalni svet. Mnogo malih[1] in srednje velikih organizacij �e vedno posluje predvsem na lokalnih trgih na tradicionalen na?in, to je brez uporabe elektronskega poslovanja. Z uporabo slednjega pa bi imele ve?je mo�nosti za poenostavitev poslovnih procesov, zmanj�anje stro�kov poslovanja, pove?anje produktivnosti in enakopravnega sodelovanja na nacionalnem, evropskem in globalnem trgu (Nessi Slovenia, 2007, str. 7). V letu 2011 je le 32 % malih organizacij in 34 % srednje velikih organizacij[2] po�iljajo elektronske ra?une (RIS, SURS, 2012).

 [1] z 10 ali ve? zaposlenimi,

[2] med 50 -249 zaposlenih.

Na zmanj�anje stro�kov poslovanja in pove?anje produktivnosti vplivajo tudi preprosti in kakovostno oblikovani predpisi, katerih cilj je zmanj�ati administrativne ovire in stro�ke poslovanja. To narekuje Splo�no poro?ilo o dejavnostih Evropske unije (Evropska komisija, 2008, str. 19�22), kot na primer vzpostavitev, izvajanje in vzdr�evanje notranjih pravil in s predpisi usklajene elektronske hrambe. Na poslovanje malih in srednje velikih organizacij pa tak�na administrativna pravila lahko nesorazmerno vplivajo zaradi obi?ajno omejenih virov in sredstev za vzpostavitev, izvajanje in vzdr�evanje elektronske hrambe, ki izhajajo iz tak�nih pravil.

?eprav je hramba gradiva v elektronski obliki v zadnjih letih predmet obse�nih raziskav, �e vedno ni dosegla zrelostnega nivoja vpeljave in je te�ko dostopna za male in srednje velike organizacije, ki se soo?ajo s �tevilnimi ovirami in hranijo dokumentarno gradivo na neustrezen na?in (Halas, Porekar, Klobu?ar & Bla�i?, 2008, str. 793). Elektronska hramba dokumentov predstavlja izziv za gospodarstvo z vidika stro�kov, za?etnih in teko?ih, ter koristi, ki jih prina�a poslovanju organizacije (Atos Scientific Community, 2014, str. 6). Je edinstveni izziv za raziskovalce, ki pripomore k ohranitvi elektronskih informacij (Jerman-Bla�i?, 2004, str. 932). Po raziskavi De?mana (2007b, str. IV 14) v zasebnem sektorju je za dolgoro?no elektronsko hrambo zelo pomembno dobro urejeno upravljanje z elektronskimi dokumenti. De?man (2007a, str. 115�116) meni, da je v javni organizaciji, kot je slovenska uprava, poleg sprejetih predpisov in na tej osnovi sprejetih notranjih pravil potrebno zagotoviti tudi tehnologijo, ki bo zagotavljala avtenti?nost in nespremenljivost hranjenih dokumentov. Stanje ka�e, da so mnogi organi slovenske uprave na dobri poti k vzpostavitvi pravno veljavne dolgoro?ne elektronske hrambe, drugi pa se bodo morali �e precej potruditi, tako na podro?ju upravljanja z elektronskimi dokumenti kot na podro?ju hrambe le-teh. Raziskava stanja v slovenskem javnem sektorju ka�e, da je elektronska hramba na za?etku razvoja (De?man, 2008, str. 8). Na podlagi podatkov Ministrstva za kulturo, Arhiv RS, 2011, stanje potrjenih notranjih pravil v letu 2011 ka�e, da sta 2 od 2.846 javnih organizaciji in 14 zasebnih organizacij, potrdile notranja pravila pri Arhivu Republike Slovenije (Horjak, Kova?i?, 2012, str. 46-47). V letu 2015 (stanje Ministrstva za kulturo, Arhiv RS, do 2.8.2015) imajo 3 osebe javnega prava potrjena notranja pravila, navkljub spremembam predpisov (ZVDAGA-A, Ur. list RS, �t. 51/2014). Rezultati sekundarnih virov ka�ejo, da se javnopravne osebe v Sloveniji �e vedno ne odlo?ajo za uvedbo s predpisi usklajene elektronske hrambe in z njo povezane predpisane presoje notranjih pravil pri Arhivu RS, ?eprav je leta 2014 stopil v veljavo spremenjen zakon iz leta 2006 in elektronska hramba prina�a doprinos k u?inkovitosti in racionalizaciji poslovanja. Tako na primer ve?ina osnovnih in srednjih �ol �e vedno nima lastnih notranjih pravil (Hajtnik et al., 2015) in vzpostavljene s predpisi usklajene elektronske hrambe dokumentov.

Med glavne motive in razloge za hrambo gradiva v elektronski obliki uvr�?amo �eljo po u?inkovitem upravljanju dokumentov in optimizaciji poslovanja, pomanjkanje prostora za hrambo dokumentov v papirni obliki (Halas et al., 2008, str. 38�I, I�39), hitrost in u?inkovitosti poslovanja (EndEx, 2015), iskanju in posredovanju dokumentov (EndEx, 2015), dostopnosti razli?nim odjemalcem tudi z oddaljene lokacije (Lavri?, 2009,
str. 440), zmanj�anje prostora za hrambo v papirni obliki in kori�?enju prostora za poslovanje (EndEx, 2015), prilagodljivosti poslovanja in timskemu delu preko elektronskega poslovanja (EndEx, 2015), varovanje dokumentov pred po�kodbami (po�ar, poplava) (EndEx, 2015) ali izgubo, ki bi lahko imela resne posledice za poslovanje in konkuren?nost organizacije (Sinclair Paline, Bernstein, 2010, str. 2). Elektronska hramba predstavlja varnostni ukrep in poslovno prilo�nost za izbolj�anje poslovanja organizacije (Sinclair Paline, Bernstein, 2010, str. 2), pri ?emer je ravno pravna ureditev klju?ni dejavnik odlo?anja za vzpostavitev elektronske hrambe (Sinclair Paline, Bernstein, 2010, str. 3).

2. UREDITEV ELEKTRONSKE HRAMBE V SLOVENIJI

Slovenija je z zakonom ZVDAGA (Ur. l. RS, �t. 30/2006) prvi? uredila varstvo dokumentarnega in arhivskega gradiva tako, da upo�teva nove tehnologije in na?ine poslovanja v informacijski dru�bi ter hkrati ohranila ali �e izbolj�ala dosedanjo ureditev varstva arhivskega gradiva in delovanje arhivske slu�be (zlasti glede elektronskega dr�avnega arhiva) v skladu s priporo?ili MoReq (�umer, 2008, str. 75). Dr�ava je predpise na podro?ju elektronske hrambe spremenila v letu 2014 z ZVDAGA-A (Ur. list RS, �t. 51/2014). Obstoje?a pravna ureditev zavezuje javne organizacije[3] , ki bodo zajemale ali hranile dokumente v digitalni obliki, da morajo slediti fazam procesa organizacije zajema in hrambe: pripravi na zajem in hrambo, pripravi in sprejemu notranjih pravil za zajem in hrambo gradiva v digitalni obliki, spremljanju izvajanja notranjih pravil in ukrepanja ob odstopanjih v skladu z notranjimi pravili (notranji nadzor), ter spremembam in dopolnitvah notranjih pravil.

5. ?len ZVDAGA-A (Ur. list RS, �t. 51/2014) dolo?a, da mora javna organizacija, ki bo zajemala ali hranila gradiva v digitalni obliki, sprejeti notranja pravila v skladu s tem zakonom, na njegovi podlagi izdanimi podzakonskimi predpisi in pravilnikom o enotnih tehnolo�kih zahtevah ter pravili stroke (kot na primer arhivska stroka, informacijska varnost).
Druge organizacije, to so zasebne, sprejmejo notranja pravila po lastni presoji. 6. ?len ZVDAGA-A (Ur. list RS, �t. 51/2014) dolo?a, da javne organizacije, razen organov dr�avne uprave, obvezno po�ljejo svoja notranja pravila v potrditev dr�avnemu Arhivu RS.

Z UVDAGA (Ur. l. RS, �t. 86/2006) Slovenija podro?je elektronske hrambe ureja zlasti z naslednjimi dolo?bami: ?lenom 3, ki dolo?a, da mora vsaka organizacija, ki zajema ali hrani dokumentarno gradivo v elektronski obliki slediti fazam priprave oziroma organizacije zajema in hrambe, ?lenom 4, ki dolo?a, da se na podlagi ugotovitev predhodne raziskave opravi analiza poslovnih aktivnosti in ?lenom 5, ki dolo?a, da morajo notranja pravila vsebovati najmanj dolo?be o notranji organizaciji, upravljanju dokumentarnega gradiva, infrastrukturi, periodi?nem spremljanju in dopolnjevanju notranjih pravil, osebju in informacijskem sistemu, ki ga organizacija uporablja za elektronsko hrambo.

Dr�avni arhiv, to je Arhiv Republike Slovenije z ETZ 2.1 (Ministrstvo za kulturo RS, Arhiv Republike Slovenije, 2013) operacionalizira ZVDAGA in UVDAGA in v skladu s predpisi, mednarodnimi standardi[4] in priporo?ilom MoReq ter zahtevami informacijske in arhivske stroke dolo?a postopke in opravila, povezana z elektronsko hrambo (�umer, 2008, str. 334) za organizacije. Po Hajtnik (2008, str. 34) je bistvo ETZ-jev je predvsem v poenotenju praks in tehnolo�kih postopkov za upravljanje dokumentarnega in arhivskega gradiva in njegovo hrambo v elektronski obliki .

ZVDAGA-A (Ur. l. RS, �t. 51/2014) priznavanje pravne veljavnosti elektronsko hranjenih dokumentov v skladu z 31. ?lenom ve�e na obstoj in izvajanje potrjenih notranjih pravil. V 32. ?lenu dolo?a enakost izvirnemu gradivu na podlagi zakona, tako, da se vsaka enota varno hranjenega gradiva v digitalni obliki �teje za enako posamezni enoti izvirnega gradiva (kadar oseba nima notranjih pravil), ?e izpolnjuje pogoje varne hrambe v enaki meri kot enota izvirnega gradiva. To velja tudi v primeru, ?e ima organizacija potrjena notranja pravila, vendar v konkretnem primeru ni postopka elektronske hrambe izvajala skladno z potrjenimi notranjimi pravili. v 93. ZVDAGA-A (Ur.l. RS, �t. 51/2014) v 93.a ?lenu dolo?a, da se z globo od 2.000 do 5.000 eurov kaznuje za prekr�ek javnopravna oseba, ki bo zajemala ali hranila gradivo v digitalni obliki, ?e ne sprejme notranjih pravil ali ?e pri zajemu in hrambi dokumentarnega ali arhivskega gradiva ne ravna v skladu s svojimi notranjimi pravili oziroma ne izpolnjuje predpisanih enotnih tehnolo�kih zahtev.

[3]Javnopravne osebe� so za potrebe tega zakona dr�avni organi, samoupravne lokalne skupnosti ter pravne osebe javnega prava in zasebnega prava ter fizi?ne osebe, ki so nosilci javnih pooblastil ali izvajalci javnih slu�b (Ur. list RS, �t. 51/2014).
[4]ISO 15489:2005 Information and documentation � Record management (Informatika in dokumentacija � Upravljanje zapisov � 1. del: Splo�no, 2. Del: Smernice); ISO 23081:2006, Information and documentation � Record management processes � Metadata for records; ISO/IEC 27001, Information Security management systems; ISO/IEC 17799:2005, Information technology � Security techniques � Code of practice for Information Security management.

Razvoj in vzdr�evanje postopkov hrambe sta povezana z izpolnjevanjem zahtev predpisov. Zahteve predpisov o elektronski hrambi dokumentov in njihova kakovost se med dr�avami ?lanicami EU razlikujejo, saj EU sprejme predpise le za tista podro?ja, ki zaradi razli?ne urejenosti v posameznih dr�avah ?lanicah povzro?ajo motnje pri prostem pretoku blaga, oseb ter storitev in kapitala (Ur. l. Evropske unije C 83/47, 2010). Zahteve predpisov v posameznih dr�avah ?lanicah EU so lahko kompleksne in vplivajo na odlo?anje za uvedbo s predpisi usklajene elektronske hrambe. Na stro�ke elektronske hrambe dokumentov lahko pomembno vpliva kakovost predpisov, ki izhaja iz zahtev, kot so preprostost, kompleksnost, nujnost in sorazmernost (Kova?i?, Horjak, 2011, str. 43). Zato je vpliv vedno ve?jega �tevila predpisov, ki je v zadnjem ?asu prisoten v proizvodnji in storitveni dejavnosti lahko problem pri uvedbi elektronske hrambe (Kaur, 2009, str. 21).

3. MOTIVI IN OVIRE ZA IMPLEMENTACIJO

Z vidika prou?evanja implementacije elektronske hrambe nas zanima, katere organizacije javnega in zasebnega sektorja (majhne, srednje, velike) bodo vlagale v vzpostavitev s predpisi usklajene elektronske hrambe in katere so ovire in spodbude, ki pomembno vplivajo na implementacijo elektronske hrambe dokumentov.

Slika 1 ka�e strukturo intervjuvancev glede na na?in hrambe. V vzorec �tudije primerov je vklju?enih �estindvajset organizacij in skupno enaintrideset intervjuvancev, od tega enaindvajset iz Sloveniji in deset iz EU[5] (ustvarjalci dokumentov in ponudniki).

Raziskava je pokazala, da hrani dokumente prete�no v papirni obliki 62 % (trinajst) slovenskih intervjuvancev, od katerih je 38 % javnih (pet) in 62 % zasebnih organizacij (osem). V obravnavanih dr�avah EU samo ena organizacija hrani dokumente samo v papirni obliki, intervjuvanec je prihajal iz zasebne organizacije.

Na slovenskem trgu je slaba tretjina (29 %) intervjuvancev, ki hranijo dokumente deloma v elektronski in deloma v papirni obliki (od tega 83 % iz zasebnih organizacij in 17 % iz javnih), medtem ko v EU 40 % hrani dokumente deloma v papirni in deloma v elektronski obliki.

[5] Belgija in Italija.

Slika 1: Struktura intervjuvancev glede na na?in hrambe

Legenda: e-oblika ? elektronska oblika, MF oblika ? mikrofilmska oblika.
Vir: lastna raziskava, 2011

V tabeli 1 so prikazani rezultati analize in identificirane specifi?ne zahteve slovenskih predpisov ZVDAGA, UVDGA in ETZ s podro?ja hrambe v elektronski obliki. V tem delu raziskave smo organizacijam iz EU specifi?ne zahteve slovenskih predpisov predstavili na intervjujih in jih vpra�ali, katere izmed na�tetih zahtev veljajo v njihovi dr�avi.

Analiza odgovorov intervjuvancev iz Slovenije poka�e, da kot specifi?ne prepoznajo �tevilne zahteve:
? vseh enaindvajset intervjuvancev pozna zahtevo predpisov po izdelavi notranjih pravil;
? 95 % intervjuvancev pozna zahtevo po potrditvi notranjih pravil pri dr�avnem Arhivu RS in zahtevo po pripravi dokumentacije za akreditacijo;
? 57 % jih prepozna zahtevo po akreditaciji strojne in programske opreme;
? zahtevo po izdelavi aktov in podatkov notranjih pravil prepozna 48 % intervjuvancev;
? zahtevo po zagotavljanju avtenti?nosti in nespremenljivosti (?asovno �igosanje dokumentov, drugo) prepozna 19 % intervjuvancev;
? osem intervjuvancev je seznanjenih, da hrambo za javne organizacije lahko izvaja le akreditiran ponudnik (72. ?len ZVDAGA);
? 14 % intervjuvancev prepozna zahtevo po zagotavljanju hrambe arhivskega gradiva na glavni lokaciji in dveh geografsko oddaljenih lokacijah (zra?ne razdalje 50 km).

Analiza podatkov iz �tudij primerov v izbranih dr�avah EU ka�e:

? da 80 % intervjuvancev meni, da pogoji za vzpostavitev in vzdr�evanje elektronske hrambe, ki veljajo v Sloveniji, ne veljajo v dr�avi intervjuvanca;
? zahteva po izdelavi notranjih pravil iz slovenskih predpisov prepoznata dva intervjuvanca;
? zahtevo po zagotavljanju mehanizma za zagotavljanje avtenti?nosti in nespremenljivosti (?asovno �igosanje dokumentov, elektronsko podpisovanje dokumentov) in izdelavo aktov in podatkov notranjih pravil je zaznal en intervjuvanec.

Tabela 1: Zahteve slovenskih predpisov s podro?ja hrambe

Legenda: V - velika organizacija, SV - srednje velika organizacija, M - mala organizacija.
Vir: lastni, 2011

Intervjuvanci iz Slovenije ocenjujejo, da se vrednost investicij v elektronsko hrambo, ki je usklajena s slovenskimi predpisi (vklju?no s specifi?nimi zahtevami) v primerjavi z investicijami v drugih dr�avah EU pove?a (kot osnovo za raziskavo dolo?ili v vi�ini 221.610 EUR), in sicer:

? 52 % intervjuvancev ocenjuje za ve? kot 40 % pove?anje,
? za 21 � 40 % pove?anje investicij se je opredelilo 29 % intervjuvanih,
? 10 � 20 % pove?anje investicij predvideva eden intervjuvanec,
? 14 % intervjuvancev pove?anja investicij v elektronsko hrambo ni znalo oceniti oziroma ni imelo podatka.

Eden od intervjuvancev iz Slovenije je poudaril, da je pri izra?unu investicij potrebno upo�tevati tudi dele� (%) investicij iz naslova spreminjanja kulture zaposlenih, ki je te�je merljiva.

Intervjuvanci iz EU so ravno tako ocenili vrednost investicij v vzpostavitev, izvajanje in vzdr�evanje elektronske hrambe z upo�tevanjem specifi?nih zahtev slovenskih predpisov. Ocenjujejo, da so investicije v Sloveniji v primerjavi z dr�avo, iz katere prihajajo, za:

? 20 � 40 % ve?je (50 % intervjuvancev),
? ve? kot 40 % ve?je (20 % intervjuvancev),
? 10 � 20 % ve?je (20 % intervjuvancev),
? 1 intervjuvanec pove?anja investicij ni znal oceniti oziroma ni imel ustreznih podatkov.

Rezultati ka�ejo, da so v Sloveniji v primerjavi z ostalimi EU dr�avami, ki ostajajo na ravni dobrih praks in priporo?il, potrebne ve?je investicije v vzpostavitev, izvajanje in vzdr�evanje elektronske hrambe, ?e jo organizacije uvedejo v skladu s slovenskimi predpisi, vklju?no z vsemi specifi?nimi zahtevami, ki jih ti prina�ajo.

Tabela 2: : Investicije v elektronsko hrambo

Legenda: V - velika organizacija, SV - srednje velika organizacija, M - mala organizacija.
Vir: lastni, 2011

Z analizo odgovorov, predstavljenih v tabeli 3, predstavljamo ovire, zaradi katerih s predpisi usklajena elektronska hramba po mnenju intervjuvancev v Sloveniji ni za�ivela, so naslednji:

? najve?jo oviro pri vzpostavitvi s predpisi usklajene elektronske hrambe za 71 % intervjuvancev predstavljajo finan?ne investicije v elektronsko hrambo, usklajeno s predpisi;
? za 67 % intervjuvancev je ovira pri vzpostavitvi s predpisi usklajene elektronske hrambe pomanjkanje znanja in ?love�kih virov;
? 52 % intervjuvancev identificira pomanjkljivo sodno prakso kot pomembno oviro pri uvedbi s predpisi usklajene elektronske hrambe;
? 48 % intervjuvancev meni, da so ovire jasni, vendar kompleksni, s predpisi determinirani pogoji izdelave notranjih pravil;
? za 24 % intervjuvancev je ovira akreditacija strojne in programske opreme (od tega
80 % iz javnih organizacij, za katere je uporaba akreditirane opreme obvezna);
? 10 % intervjuvancev je kot oviro prepoznalo premajhno podporo dr�avnega Arhiva RS, (potrjevalca notranjih pravil), 10 % intervjuvancev identificira kot oviro tveganje pri zagotavljanju trajnosti in zanesljivosti hranjenih elektronskih dokumentov.

Intervjuvanci iz dr�av EU so identificirani ovire, zaradi katerih po njihovem mnenju s predpisi usklajena elektronska hramba v Sloveniji ni za�ivela, in sicer:

? 70 % intervjuvancev meni, da je ovira v jasnih, vendar kompleksnih, s predpisi determiniranih pogojih izdelave notranjih pravil, ravno tako 70 % intervjuvancev meni, da so ovire finan?ne investicije v s predpisi usklajeno elektronsko hrambo;
? 50 % intervjuvancev vidi oviro v pomanjkanju akreditirane strojne in programske opreme;
? 30 % identificira kot oviro pomanjkljivo sodno prakso in pomanjkanje znanja in ?love�kih virov;
? 20 % zazna premajhno podporo dr�avnega Arhiva RS;
? en intervjuvanec je kot oviro prepoznal tveganje pri zagotavljanju trajnosti in zanesljivosti hranjenih elektronskih dokumentov.

Tabela 3: Ovire pri vpeljavi elektronske hrambe

Legenda: V - velika organizacija, SV - srednje velika organizacija, M - mala organizacija.
Vir: lastni, 2011

Odgovori v zvezi z dejavniki, ki so/bodo organizacije spodbudili k uvedbi s predpisi usklajene elektronske hrambe, so podrobno prikazani v tabeli 16, analiza odgovorov intervjuvancev iz Slovenije pa ka�e, da:

? 57 % intervjuvancev identificira spodbude v finan?no-razvojnih spodbudah dr�ave, zlasti intervjuvanci iz majhnih in srednje velikih organizacij (75 %);
? 38 % intervjuvancev v odstranitvi administrativnih ovir predpisov (izdelavi in potrjevanju notranjih pravil), kar 75 % intervjuvancev, ki menijo, da je odstranitev administrativnih ovir klju?na, prihaja iz majhnih in srednje velikih organizacij.
? 43 % v objavljeni sodni praksi;
? 33 % intervjuvancev v prilagoditvi slovenskih predpisov predpisom drugih dr�av EU;
? 24 % intervjuvancev vidi spodbude za vzpostavitev s predpisi usklajene elektronske hrambe v drugih dejavnikih, in sicer: ekonomskih u?inkih in hitrej�ih poslovnih procesih, ogromnih koli?inah neobvladljivo hranjenih dokumentov v papirni obliki, prisilah dr�ave, pogodbenih zahtevah bank;
? 14 % intervjuvancev v odstranitvi zahtev predpisov po vezanosti poslovanja po standardih oziroma pridobitvi certifikatov ISO 9001[6] in ISO 27001[7] in 14 % v spodbudah regulatorja � dr�avnega Arhiva RS;
? 9 % intervjuvancev v odstranitvi zahtev predpisov za vpeljavo akreditirane/akreditacijo strojne in programske opreme;
? 4 % intervjuvancev v odstranitvi zahtev predpisov po ?asovnem �igosanju elektronskih dokumentov.

[6] Standard ISO 9001 je mednarodno priznan standard za vodenje kakovosti organizacij (Isoqar, 2011).
[7] Standard ISO 27001 je specifikacija za upravljanje informacijske varnosti. Obravnava varnost informacij (Isoqar, 2011).

Na podlagi odgovorov intervjuvancev iz izbranih dr�av EU smo kot potrebne zaznali razli?ne spodbude za uvedbo s predpisi usklajene elektronske hrambe v Sloveniji, analiza odgovorov pa ka�e:

? 50 % intervjuvancev meni, da je potrebna spodbuda odstranitev administrativnih ovir in odstranitev zahteve za uvedbo akreditirane oziroma po akreditaciji strojne in programske opreme in objava sodne prakse;
? 40 % intervjuvancev meni, da so potrebne finan?no � razvojne spodbude dr�ave;
? 30 % izpostavi odstranitev zahtev po vezanosti poslovanja standardom oziroma pridobitvi certifikatov ISO 9001 in ISO 27001;
? 20 % bi odstranilo zahtevo po ?asovnem �igosanju, za 20 % pa je pomembna spodbuda prilagoditev slovenskih predpisov predpisom drugih dr�av EU.

Tabela 4: Spodbude elektronske hrambe

Legenda: V  - velika organizacija, SV - srednje velika organizacija, M - mala organizacija.
Vir: lastni, 2011

V organizacijah EU menijo, da mora biti regulativa enostavna, negativno izpostavljajo smotrnost predpisov za organizacijo, zlasti ko predpisi determinirajo tehni?ni in tehnolo�ki pogoji za zajem in elektronsko hrambo. Po drugi strani pa organizacije v Sloveniji zaznavajo, da v predpisih pomembni tehni?no-tehnolo�ki pogoji niso predpisani, kot na primer za ?asovno �igosanje avdio�video zapisov (vodni �ig). Prav tako ni predpisan postopek za zagotavljanje pravnoformalne veljavnosti elektronskih dokumentov po ZVDAGA, ki jih organizacija ima, vendar niso bili zajeti (izvorno ali s pretvorbo) skladno z ZVDAGA, ker so bili na primer zajeti pred sprejetjem ZVDAGA. Intervjuvanci poudarjajo, da je pri pripravi predpisov potrebno upo�tevati kakovost predpisov z vidika enostavnosti.

4. ZAKLJU?EK

Na osnovi rezultatov �tudija primerov organizacij, javnih in zasebnih, iz Slovenije in EU, ve?ina, 97 % (trideset od enaintrideset intervjuvancev), ocenjuje predpise za vzpostavitev in vzdr�evanje s predpisi usklajene elektronske hrambe kot zelo kompleksne ali kompleksne.

Vzpostavitev, izvajanje in vzdr�evanje notranjih pravil in elektronske hrambe dokumentov v Sloveniji zahteva ve?je investicije v primerjavi z ostalimi evropskimi dr�avami, ki ostajajo na ravni dobrih praks in priporo?il. (podlaga za primerjavo v �tudiji primerov je investicija v informacijsko tehnologijo, ki smo jo kot osnovo za raziskavo dolo?ili v vi�ini 221.610 EUR). V Sloveniji so v primerjavi z ostalimi EU dr�avami, ki ostajajo na ravni dobrih praks in priporo?il, potrebne ve?je investicije v vzpostavitev, izvajanje in vzdr�evanje elektronske hrambe, ?e jo organizacije uvedejo v skladu s slovenskimi predpisi, vklju?no z vsemi specifi?nimi zahtevami, ki jih ti prina�ajo.

Analiza �tudije primerov s signifikantnimi rezultati ka�e vpliv predpisov na razvoj in vzpostavitev s predpisi usklajene elektronske hrambe, in sicer izstopajo ovire zaradi finan?nih investicij, pomanjkanja znanja in ?love�kih virov ter pomanjkanja ustreznih akreditiranih strojnih in programskih re�itev.

Kar 43 % intervjuvancev iz Slovenije in 50 % intervjuvancev iz dr�av EU, bi k uvedbi s predpisi usklajene elektronske hrambe spodbudila objava sodne prakse. Spodbudno bi na uvedbo s predpisi usklajene elektronske hrambe v organizacijah gotovo vplivali podatki iz javnopravnih evidenc o trendu rasti vzpostavitve s predpisi usklajene elektronske hrambe v organizacijah, in z zgledi zagotovili dobro prakso javnim in zasebnim organizacijam.

Vsekakor je utemeljeno nadaljnje raziskovanje spodbud in ovir organizacij, javnih in zasebnih, pri uvedbi elektronske hrambe dokumentov, �e posebej z vidika prou?evanja vpliva leta 2014 spremenjenega zakona ZVDAGA-A (Ur. list RS, 1 �t.51/2014).

LITERATURA IN VIRI

1. Atos Scientific Community. 2014. Digital Preservation in the Age of Cloud and Big Data. Najdeno 1. januarja 2016 na https://atos.net/content/dam/global/ascent-whitepapers/ascent-whitepaper-digital-preservation-in-the-age-of-cloud-and-big-data.pdf.
2. De?man, M. (2007a). Za?etek dolgoro?ne elektronske hrambe v slovenski upravi: trenutno stanje in scenarij prihodnosti. Uprava, letnik V, 3/2007. Najdeno 1. februarja 2015 na http://www.fu.uni-lj.si/uprava/V3.asp#5.
3. De?man, M. (2007b). Slovenski zasebni sektor na za?etku dolgoro?ne digitalne hrambe. Zbornik Posvetovanja DOK_SIS 2007: Sistemi za upravljanje z dokumenti (str. IV 7�16). Kranjska Gora: Media.doc � Dru�tvo informatikov, dokumentalistov in mikrofilmarjev.
4. De?man, M. (2008). E-uprava v slovenskih ob?inah: vidik dolgoro?ne hrambe. Zbornik XV. dnevi slovenske uprave 2008: Uprava in dr�avljani � partnerji? (str. 1�9). Portoro�: Fakulteta za upravo v sodelovanju z Ministrstvom za javno upravo Republike Slovenije.
5. Elford, D., Reuss Jeong, L., Langley, S., Wilkinson, M. 2012. Finding a common language between digital preservation and conservation. www.nla.gov.au/openpublish/index.php/nlasp/.../2922.
6. EndEx.2015. 5 Reasons Your Business Needs To Start Digital Archiving Now. Najdeno 22. maja 2015 na http://www.endex.co.uk/blog/5-reasons-your-business-needs-start-digital-archiving-now.
7. Evropska komisija. (2008). Splo�no poro?ilo o dejavnostih Evropske unije 2007. Najdeno 1. februarja 2009 na spletnem naslovu http://europa.eu/generalreport/sl/ rg2007sl.pdf.
8. Hajtnik, T., Domajnko, B., �kofljanec, J. 2015. Elektronsko poslovanje in notranja pravila. Najdeno 3. junija 3015 na spletnem naslovu http://www.pokarh-mb.si/uploaded/datoteke/arhiv_republike_slovenije_e_arhiv_domajnko.pdf.
9. Hajtnik, T. (2008). Kje smo dve leti po sprejmu ZVDAGA Tehni?ni in vsebinski problemi klasi?nega in elektronskega arhiviranja: zbornik referatov dopolnilnega izobra�evanja s podro?ij arhivistike, dokumentalistike in informatike (str. 33�40). Radenci: Pokrajinski arhiv Maribor.
10. Halas, H., Pukl, T., & Bla�i?, A. J. (2008). Do optimizacije poslovanja z lastno infrastrukturo � primer Si.mobil e-Arhiv. Zbornik Posvetovanja DOK_SIS 2008: Sistemi za upravljanje z dokumenti (str. 38 I�I 45). Kranjska Gora: Media.doc ? Dru�tvo informatikov, dokumentalistov in mikrofilmarjev.
11. Halas, H., Porekar, J., Klobu?ar, T., & Bla�i?, A. J. (2008). Towards secure legally valid long-term electronic archive using pattern approach. Advances on Applied Computer and Applied Computational Science. Proceeding of the 7th WSEAS International Conference on Applied Computer & Applied Computational Science (ACACOS '08), 793�800.
12. Horjak, M. in Kova?i?, A. (2011). Razvoj Modela Kriterijev za odlo?anje o uvedbi
elektronske hrambe dokumentov. Economic and Business Review, 13, str. 41-63.
13. Isoqar. (b.l.). Quality Standards from Approachable Auditors. Isoqar. Najdeno 15. januarja 2011 na spletnem naslovu http://www.isoqar.com/iso9001/qualintro.htm.
14. Jerman-Bla�i?, A. (2004). Approach for preservation the authenticity of digital objects � the eKeeper service. Proceedings of the IADIS International Conference, 2, 932�936.
15. Kaur, G. (2009). Analyzing Email Archives to Better Understand Legal Requirements. Second International Workshop on Requirements Engineering and Law (RELAW), 2009, 21�26.
16. Lavri?, T. (2009). Prednosti klasi?nega in elektronskega arhiviranja. Tehni?ni in vsebinski problemi klasi?nega in elektronskega arhiviranja: zbornik referatov dopolnilnega izobra�evanja s podro?ij arhivistike, dokumentalistike in informatike (str. 437�455). Radenci: Pokrajinski arhiv Maribor.
17. Logan, D., & Buytendijk, F. (2003). The Sarbanes-Oxley Act Will Impact Your Enterprise. Gartner. Najdeno 1. februarja 2009 na spletnem naslovu http://www.gartner.com/ DisplayDocument?doc_cd=113823.
18. Ministrstvo za kulturo RS, Arhiv Republike Slovenije. (2013). ETZ 2.1. Najdeno 22. maja na spletnem naslovu http://www.arhiv.gov.si/fileadmin/arhiv.gov.si/pageuploads/E-ARHIVI/ETZ_2_1/ETZ_-_II._del_razlicica_2.1_-_koncna.doc.pdf.
19. Ministrstvo za kulturo RS, Arhiv Republike Slovenije. (2011). Javne evidence. Najdeno 2. avgusta 2015 na spletnem naslovu http://www.arhiv.gov.si/si/ javne_evidence/.
20. Nessi Slovenia, tehnolo�ke platforme (2007). Akcijski na?rt za pospe�evanje uvajanja e-
poslovanja v mala in srednja podjetja �eMSP Slovenija 2007� (b.l.). Nessi. Najdeno 8.
februarja 2009 na spletnem naslovu http://www.nessi-slovenia.com.
21. Sinclair Paline, T., Bernstein, A. 2010. An Emerging Msarketing: Establishing Demand
for Digital Preservation Tools and Services. Najdeno 13. decembra 2015 na spletnem
naslovu http://www.planets-project.eu/docs/reports/Planets-VENDOR-White-
Paperv4.pdf.
22. Pogodba o delovanju Evropske unije. (2010). Ur. l. Evropske unije C 83/47. Najdeno 15. februarja 2010 na spletnem naslovu http://eur-lex.europa.eu/.
23. RIS., SURS. E-poslovanje. Najdeno 31.12.2015 na spletnem naslovu
http://www.ris.org/c/1358/eposlovanje/?preid=1358.
24. Uredba o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva. (2006). Uradni list RS �t. 86/2006.
25. Zakon o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih � ZVDAGA. Uradni list RS �t. 30/2006.
26. Zakon o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih � ZVDAGA-A. Uradni list RS �t. 51/2014..
27. �umer, V. (2008). Poslovanje z zapisi. Ljubljana: Planet GV.