DR. IRENA MARINKO: ETIKA V POSLOVNI DOKUMENTACIJI

Povzetek

Namen raziskave je prikazati, kako pojmujejo etiko v poslovni dokumentaciji osebe, ki dnevno delajo z razli?nimi dokumenti, opisati najpogostej�e eti?ne probleme, s katerimi se sre?ujejo in na?ine, kako jih re�ujejo.

Raziskava izhaja iz smernic eti?nega komuniciranja, ki sta jih razvila Allen in Voss: po�tenost, zakonitost, zasebnost, kvaliteta, timsko delo, izogibanje konfliktu interesov, kulturna senzitivnost, dru�bena odgovornost, strokovna rast in napredovanje stroke. ?lanek ugotavlja, da ljudje razli?no pojmujejo poslovno etiko in da 60 % anketirancev bolj poudarja bonton kot pa eti?na na?ela. Iz raziskave je razvidno, da je eti?nih problemov v praksi veliko in da jih najuspe�neje re�ujejo tisti, ki sku�ajo biti pri tem po�teni, delujejo v skladu z zakonom, odgovorno in se izogibajo konfliktom.

Abstract

The research intends to show the comprehension of ethics in business documentation by people who work with different documents on a daily basis, to describe the most frequent ethical problems which they face and methods in which they solve problems. The research is based on the guidelines of ethical communication developed by Allen and Voss: honesty, legality, privacy, quality, team work, avoiding the conflict of interests, cultural sensitivity, social responsibility, professional growth and development. The article states that people have different notions of business ethics and that 60 % of those who answered the questionnaire put more emphasis on manners than ethical principles. The research describes a number of ethical problems which arise in the daily work with business documents and shows that ethical problems are best solved by those who try to be honest, work according to legal rules, are socially responsible and avoid conflicts.

Key words: busines ethics, business documentation, solving ethical problems

1 VREDNOTE IN PRINCIPI ETIKE PRI POSLOVNI DOKUMENTACIJI

Etika v poslovni dokumentaciji postaja predmet diskusije �ele v zadnjih desetletjih, ko se tudi pri pisnem poslovnem komuniciranju spra�ujemo o tem, ali pi�emo tako, da izra�amo vrednote in etiko. Pri tem se etiko na splo�no razume kot da vklju?uje ne le dolo?ene teorije, pa? pa tudi sisteme vrednot in principov (Dobrowski, 2000).

Po ugotovitvah raziskave o poslovnih kodeksih multinacionalk (Kaptein, 2004) ima kar polovica najve?jih multinacionalk kodekse etike, ki se osredoto?ajo predvsem na odgovornost podjetij glede kvalitete proizvodov in storitev, upo�tevanja zakonov in predpisov in naravnega okolja. Mnogo kodeksov navaja kot pomembna tudi na?ela transparentnosti, po�tenosti, upo�tevanje glavnih vrednot podjetij, primerno obna�anje zaposlenih, politika neustrahovanja, upo�tevanje konflikta interesov, korupcije, prevare.

V tej raziskavi ne obravnavamo etike v lu?i kodeksov, pa? pa na osnovi dejanske prakse mened�erjev in poslovnih sekretarjev v gospodarstvu in negospodarstvu, ki vsakodnevno delajo z razli?nimi poslovnimi dokumenti.

?lanek izhaja iz smernic eti?nega komuniciranja, ki sta jih razvila Allen in Voss: po�tenost, zakonitost, zasebnost, kvaliteta, timsko delo, izogibanje konfliktu interesov, kulturna senzibilnost, dru�bena odgovornost, strokovna rast in napredovanje stroke (Flammia, Voss, 2007). Empiri?na raziskava prika�e, kako pojmujejo etiko v poslovni dokumentaciji osebe, ki neposredno delajo z razli?nimi dokumenti, spregovori o najpogostej�ih eti?nih problemih, s katerimi se sre?ujejo in navede na?ine, kako jih re�ujejo.

Markel navaja, da sodijo med najpomembnej�e principe etike pri poslovnih dokumentih upo�tevanje pravnih predpisov, kodeksa etike, navajanje resni?nih podatkov, da se ne zavaja bralcev (zbujanje napa?nih vtisov, pretiravanje, uporaba polep�anih izrazov namesto obi?ajnih), jasno pisanje, izogibanje diskriminatornemu pisanju, navajanje virov (Markel, 2012).

Podobno tudi Dobrin in drugi (Dobrin et al, 2010): etika predstavlja pomemben temelj poslovne dokumentacije, saj je eden od pokazateljev dobrega in po�tenega poslovanja. Da bi bili poslovni dokumenti eti?ni, ni dovolj le, da podjetje upo�teva pravila bontona. Predvsem je pomembno, da se pri sporo?anju spo�tuje resnico, da se poudarja klju?ne zadeve, da se ne skriva zadev, se ne izogiba resnici, da se ne predstavlja zadev v napa?ni lu?i, da se ne prikazuje problemov preve? poenostavljeno ali preve? komplicirano in da se uporablja pravi ton.

Niso pa vsi avtorji tak�nega mi�ljenja. Anderson (2010) na primer navaja, da so najpomembnej�e eti?ne vrednote pri pisanju upo�tevanje stali�?a bralcev, prepri?ljivost in kreativnost (govori o reader centered approach).

Pri poslovni dokumentaciji imajo pomembno vlogo naslovnikom prijazna sporo?ila, zato je treba razmisliti, ali se uporabi papirnato ali e-sporo?anje, kako se sestavi sporo?ilo, kdaj se pi�e formalno in kdaj neformalno itd. (Schroevers, 2010). E-sporo?ila se po�ilja, ?e je treba hitro poslati ali pridobiti informacijo, ?e je e-sporo?anje v dolo?enem primeru v navadi, ?e je potreben pisni dokaz o poslani informaciji, ali ?e se po�ilja sporo?ila ve? naslovnikom naenkrat. Nekaterim ljudem na zelo visokih polo�ajih se ne more poslati e-sporo?ila, saj etiketa zahteva skrbno sestavljen dopis.

Na marsikaterem podro?ju, predvsem pa v medicini in socialnem delu je zelo pomembna za�?ita podatkov (Reamer, 2013; Cumming et al., 2007). E-po�to, ?e ni posebej za�?itena, si lahko ogleduje vsak, zato se na ta na?in ne sporo?a tajnih podatkov, na primer poslovnih skrivnosti ali informacij o odpu�?anju ali zaposlovanju delavcev.

2 METODOLOGIJA RAZISKAVE

Namen raziskave je bil prikazati, kako pojmujejo etiko v poslovni dokumentaciji osebe, ki dnevno delajo z razli?nimi dokumenti, opisati najpogostej�e eti?ne probleme, s katerimi se sre?ujejo in navesti na?ine, kako jih re�ujejo.

V raziskavi je sodelovalo 50 oseb, ki se ukvarjajo predvsem s poslovno dokumentacijo, zaposlene pa so kot mened�erji, poslovni sekretarji in referenti v gospodarskem in javnem sektorju - v zavarovalnicah, prodaji knjig, v bankah, trgovskih podjetjih, veleprodaji, maloprodaji, izvozu, v proizvodnih podjetjih, dru�inskih podjetjih, turisti?nih podjetjih, gradbenih podjetjih, v medijskih hi�ah, v ministrstvih, ob?inski upravi, vladnem uradu, sodstvu, osnovnih, srednjih in visokih �olah, v avto�olah, knji�nicah, na zavodu za zaposlovanje, zavodu za zdravstveno zavarovanje, centru za socialno delo, sindikatu, dru�tvu, obrtni zadrugi, �portnem klubu.

Osebe imajo dnevno opraviti s �tevilnimi dokumenti tako v papirnati kot v elektronski obliki. Med najpomembnej�imi so:
- razli?na poro?ila
- reklamacije
- pogodbe
- zapisniki
- izterjave
- zahtevki
- pro�nje
- vabila
- potrdila
- predra?uni
- naro?ilnice
- pooblastila
- nalogi
- prijave
- vra?ilo listin
- preverjanje verodostojnosti dokazila o izobrazbi
- vloga za pridobitev licenc
- zdravstveno zavarovanje
- obrazci za povrnitev �kode
- ra?uni
- predstavitev dejavnosti
- program dogodka
- na?rt dela
- popis dela
- predlog za nabavo
- obvestila
- zahvale
- navodila za poslovanje
- posredovanje osnovnih informacij
- finan?ni na?rt.

Vsa vpra�anja v anketi so bila odprtega tipa. Pri nekaterih vpra�anjih je bilo mo�no navesti kvantitativne podatke, pri drugih pa kvalitativne.

3 KAJ ZAPOSLENIM POMENI ETIKA V POSLOVNIH DOPISIH

40 % anketiranih je izrazilo mnenje, da jim etika v poslovnih dopisih pomeni, da sledijo na?elom po�tenja, enakopravnosti in nepristranskosti, pri argumentaciji uporabljajo dokaze, upo�tevajo in spo�tujejo stali�?a drugih, nesoglasja sku�ajo re�evati konstruktivno, so resnicoljubni in vljudni, pi�ejo optimisti?no, moralno, sku�ajo pokazati zagnanost in anga�iranost, prijaznost, spo�tovanje, kulturno obna�anje, pomagati ljudem, dajati pravo?asne odgovore, pokazati razumevanje, strpnost, strokovnost, sodelovanje, dajati kakovostne povratne informacije, upo�tevajo zaupnost, vestnost, enako obravnavanje vseh strank, pazijo, da niso �aljivi, za napake se opravi?ijo, dajejo to?ne podatke, pi�ejo jasne, razumljive, pregledne dopise, so odprti za nove ideje.

60 % anketirancev meni, da predstavlja etiko v poslovni dokumentaciji uporaba vljudnostnih slovni?nih oblik, dobra obliko dopisa, vikanje, uporaba nazivov, pravilno izra�anje v slovenskem (oziroma tujem) jeziku, uporaba oblike dopisa mora biti v skladu s predpisi organizacije, v e-sporo?ilih ne sme biti velikih tiskanih ?rk.

Iz tega lahko sklepamo, da le 40 % anketirancev gleda na etiko v smislu vrednot in principov, ki jih navajajo Allen, Voss, Flammia, Markel, Kaptein, Dobrin in drugi, ki poudarjajo resnico, odkritost, po�tenost; spo�tovanje, prijaznost, pozitivnost, strpnost, kakovost, odprtost itd. Ve? kot polovica anketiranih pa je izjavilo, da pod etiko razume zgolj zunanje ve�?ine kot vljudnost, oblika dopisa, uporaba pravilne slovnice, nazivov itd.

4 NAJPOGOSTEJ�I ETI?NI PROBLEMI V POSLOVNI DOKUMENTACIJI

Skoraj vsak anketiranec se je �e kdaj sre?al z eti?nimi problemi v zvezi s poslovno dokumentacijo. V anketah so opisali predvsem naslednje probleme:

Anketiranka, ki dela z ugovori, prito�bami ali dopisi, s katerimi �elijo stranke nekaj sporo?iti, naleti na �tevilne dopise, v katerih je veliko negativnosti in �aljivih izrazov.

Zaposlena na fakulteti se najve?krat sre?uje z eti?nimi problemi v dokumentih, ki obravnavajo odnos fakultete do zasebnosti, nagrajevanje delavcev, dodeljevanje nalog in ocenjevanje uspe�nosti.

Anketiranec, katerega delo je kontrola dobavnic, se pogosto spra�uje, ali naj posreduje informacijo, ki jo nekdo potrebuje, kako naj izrazi svoje nestrinjanje, kako naj opozori na napako sodelavca ali nadrejenega.

Zaposlena na �oli pravi, da se od nje na splo�no pri?akuje objektivno in nepristransko delovanje v interesu �ole. Vendar je �e morala upo�tevati navodila nadrejenega in napisati dopis, s katerim se ni strinjala.

Eni od anketirank se zdi neeti?no, ker ljudje ne spo�tujejo dela, ki ga opravijo drugi, ne pohvalijo opravljenega dela, ne pi�ejo spodbudno in �e vnaprej negativno vplivajo na bralca, ne spo�tujejo ?asovnih rokov, dajejo direktive, za katere niso pristojni.

Anketiranka se je sre?ala z eti?nim problemom, ko je morala napisati odpoved zunanjim sodelavcem in opomin pred prekinitvijo delovnega razmerja sodelavcu.

Eti?ni problemi nastajajo pri po�iljanju zaupnih podatkov po elektronski po�ti ter prejemanju elektronskih sporo?il, ki niso bila povezana s slu�benimi zadevami.

Ena od anketiranih je morala izra?unati pla?e za zaposlene na podlagi povr�nih ocen dela. Nadrejeni so od nje zahtevali, da utemeljuje stro�ke, za katere ni vedela, ali so bili upravi?eni. Neeti?na je bila tudi zahteva nadrejenega, naj ponaredi njegov podpis, ker ni bil prisoten.

Zaposleni v gradbeni�tvu navaja, da eti?ni problemi nastajajo zaradi preverjanja lojalnosti podjetju (nekdo ponudi zaposlenemu delo na ?rno v ?asu, ko je delavec na delovnem mestu), nastajajo tudi nacionalni problemi (pripadniki dolo?ene nacionalnosti dr�ijo skupaj).

V eni od organizacij se pojavljajo eti?ni problemi pri dopisih in poro?ilih, ki jih sestavijo sodelavci in sicer predvsem v zvezi z odgovornostjo za delovne obveznosti, ?as in organiziranost pri delu ter ponarejanje dokumentov.

V enem od podjetij se je anketirani sre?al s situacijo, ko je nadrejeni podrejenemu nekaj naro?il, nato pa se je sprenevedal, da o zadevi ni? ne ve.

Na delovnem mestu v javni upravi se delavka soo?a z dokumenti, v katerih po�iljatelj nagovarja prejemnika k neeti?nemu ravnanju, ga �ali in obto�uje, izvaja politi?ni pritisk, lobiranje itd.

V gospodarski organizaciji je neeti?no ravnanje vidno predvsem v neupo�tevanju dogovorjenih rokov dobave in re�evanju reklamacij za uporabnike.

Ena od anketirank vidi eti?ne probleme predvsem v tem, ali naj o napaki sodelavca opozori nadrejenega, sodelavca, ali naj prizna svojo napako, ali naj izrazi svoje mnenje, komu in kako naj posreduje informacijo.

Eti?ni problem predstavlja nerazumljiva vsebina dokumenta, uporaba neprimernih izrazov (grobih), neprimerna oblika dokumenta.

V podjetjih prihaja do eti?nih problemov pri izpolnjevanju poslovne dokumentacije pri na primer prevzemu blaga, zaradi neopravljenih obveznosti ob dolo?enih rokih.

Anketiranka navaja, da je naletela na ponarejanje dokumentov po navodilu nadrejene, neupravi?eno pisanje e-sporo?il nadrejene podrejeni, pri ?emer je �lo za vme�avanje v privatno �ivljenje, obto�evanje za nedokazana dejanja, neutemeljeno ocenjevanje podrejenih, gro�nje podrejeni, nepravilno obra?unavanje �tudentskega dela in dela po podjemnih in avtorskih pogodbah.

Podrejena je morala odgovoriti na dopis oziroma dokument v lastnem imenu po navodilu nadrejenih, kljub temu, da se z vsebino ni strinjala.

V podjetju nastajajo problemi, ko se stranka prito�i na storitev ali izdelek in zahteva v zameno dolo?ene ugodnosti, pa ?eprav je stranka sama ravnala napa?no in po�kodovala blago.

V eni od delovnih organizacij se odgovorna za poslovno dokumentacijo sre?uje z eti?nimi problemi zaradi neusposobljenosti za dolo?ene odgovore, pa tudi pri delu s strankami, ki bi jim bilo treba sporo?iti, da bodo naslednji dan popusti, ali se jim opravi?iti zaradi napake.

V podjetju spada med najve?je eti?ne probleme la� pri ponudbi in prevara pri izstavljanju ra?unov za opravljene storitve.

Enemu od anketirancev se zdijo neeti?ne okraj�ave, ki jih mora potem iskati z dodatnim iskanjem podatkov. Prav tako so neeti?ne reklamacije strank z �aljivo vsebino ali povratne informacije, ki so nerazumljivo dolge.

Neeti?na so veri�na pisma, ki nimajo povezave s poslom, �aljiva vsebina, po�iljanje zaupnih podatkov po e-po�ti, predolgo ?akanje na odgovor.

Enega od anketirancev motijo dopisi brez pozdrava in zahvale, nepravilno naslovnega pisma, nejasno in v neustreznem tonu napisani dokumenti ter dokumenti, napisanimi s tipkarskimi, pravopisnimi in slovni?nimi napakami ter napisani v neknji�ni sloven�?ini.

Anketiranec navaja, da je neeti?no, ker se pi�e v preve? uradni�kem namesto v pogovornem jeziku, saj prvega nih?e ne razume.

Iz teh primerov je razvidno, da zaposleni, ki delajo s poslovno dokumentacijo, ve?inoma opisujejo kot eti?no problemati?ne dokumente, ki nastajajo zaradi neeti?nih odnosov, �alitev, neeti?nega ravnanja nadrejenih ali strank, nespo�tovanja dela, rokov, zaupnih podatkov, negativnosti, konfliktov, nelojalnosti, ponarejanja, pritiskov k neeti?nemu ravnanju, prevar. Samo �tirje odgovori se nana�ajo na oblikovno in slovni?no stran poslovne dokumentacije.

5 RE�EVANJE ETI?NIH PROBLEMOV PRI POSLOVNI DOKUMENTACIJI

Anketiranka, ki dela z ugovori, prito�bami ali dopisi, s katerimi �elijo stranke nekaj sporo?iti, naleti na �tevilne dopise, v katerih je veliko negativnosti in �aljivih izrazov. Tak�ne dopise najprej odstopi nadrejenim, s katerimi se pogovori, kak�en na?in bi bil primeren, da se stranko pomiri in se ji sporo?i, zakaj je pri�lo do vpisa, kot ga navaja, predvsem pa, kak�en je na?in re�evaja problema. Strankam odgovorijo na vsak dopis, saj jim s tem sporo?ijo, da je bil dokument obravnavan.

Ena od anketiranih je napisala odgovor tako, kot ji je svetoval nadrejeni, ?eprav se s tem ni strinjala. Stranka z odgovorom ni bila zadovoljna in se je prito�ila ?ez osebo, ki je odgovor napisala. Po posredovanju sodelavcev je tako krivdo za neprimeren odgovor kot tudi stranko prevzel vodja.

Naslednja anketirana je bila sprejeta na delovno mesto tajnice v izobra�evalni ustanovi in je kmalu ugotovila, da je arhiv slabo urejen. Problem je bil predvsem pri dosjejih udele�encev izobra�evanja, ki niso vsebovali vseh listov in zapisnikov, zato je bilo te�ko preverjati verodostojnost ocen za izdajo spri?eva. To je dobronamerno povedala tako dotedanji zaposleni kot tudi nadrejenemu. Dotedanja zaposlena je bila u�aljena in ji je jezno zabrusila, naj uredi arhiv tako, da ji bo v�e?. Kljub napetemu odnosu so na �oli poiskali ve?ji in bolj primeren prostor za arhiv, ga opremili z arhivskimi ognjevarnimi omarami, ovoje z osebnimi listi posameznih udele�encev izobra�evanja so odslej dajali v registratorje, te pa uredili po razredih in �olskih letih izobra�evanja. S tem se je zadeva po organizacijski strani uredila. Anketirana ni navedla, ?e je bil re�en tudi problem medsebojnega odnosa.

Ena od anketiranih je pri pregledu dokumentacije ugotovila, da stranki manjka potrdilo o zdravstvenih te�avah, vendar pa ji vloge niso enostavno zavrnili, pa? pa so jo poklicali na razgovor, ji pojasnili zadevo in ji natan?no povedali, kaj naj prinese. Tako so si iz nezadovoljne stranke ustvarili zadovoljno.

V neki organizaciji je delavec, ki je imel nalogo, da po�lje dopise nekaterim slovenskim klubom v zvezi s skupnim sodelovanjem pri poletni �portni prireditvi, napravil veliko napako pri sporo?ilu. Namesto, da bi razlo�il, kak�ni so postopki prijave in kako pristopiti k sodelovanju, je naslovnikom napa?no sporo?il, da je pri tem njegova organizacija glavna in jim ukazovalno navedel, kaj morajo narediti. Vodja organizacije je prejel veliko �tevilo klicev in se je tudi moral opravi?iti za neprofesionalen na?in posredovanja dokumentacije. Sestavil je opravi?ilno pismo in ponovno zaprosil za sodelovanje. Delavec, ki je naredil napako, je bil preme�?en na drugo delovno mesto, ki ni zajemalo pisanja dopisov.

Neka ban?na delavka je dobila dopis jezne stranke, da �e vedno ni prejela prepla?ila za kredit. Preverila je, zakaj je do tega pri�lo in ugotovila, da so bila sredstva nakazana drugam, zato je naredila preknji�bo in prepla?ilo vrnila stranki, hkrati pa v dopisu navedla vzrok za te�avo in se ji opravi?ila. Stranka jo je naslednji dan poklicala po telefonu in se ji zahvalila za a�urnost in prijaznost.

V oddelku dr�avne uprave so uradne ure za blagajno druga?ne kot za stranke na vlo�i�?u, ki prina�ajo vloge. Ker stranke vratarju navadno povedo, da morajo nekaj oddati v vlo�i�?u, jih ta spusti noter, stranka pa nato poka�e nalog, ki ga mora pla?ati. ?eprav stranka pride izven uradnih ur, se javna uslu�benka zaveda, da ljudje pa? vsega ne vedo in ji sku�a pomagati. Vzame pla?ilni nalog, ga napi�e v blagajni�ki prejemek, ?e je blagajna �e zaklju?ena, stranki da potrdilo o pla?ilu, sama pa naslednji dan vnese podatke v ra?unalnik. Stranke so zadovoljne, da so uspele zadevo urediti, uslu�benka pa tudi pridobi, saj se ji naslednji dan ni treba ve? ukvarjati s tem delom.

Ena od anketiranih je morala izra?unati pla?e za zaposlene na podlagi grobih ocen dela. Na tej osnovi naj bi izra?unala procente zaposlitve in razdelila ure po mesecih. Ker delavka vsebinsko ni poznala dela in ni vedela, kako je vsebinsko in koli?insko razdeljeno na delavce, je pripravila le okviren izra?un, nato pa prosila predstojnika, da za vsakega zaposlenega skupaj preverita, ?e procent ustreza dejanskemu delu. Postopek sta morala ponoviti vsaj trikrat, preden sta natan?no razporedila vsako uro posebej vsakemu zaposlenemu. Vendar pa so ljudje pri pla?ilih ob?utljivi in je bila natan?nost v tem primeru zelo na mestu.

Eden od anketiranih je dal ponudbo v podjetje, kjer mu je tisti, ki je izbiral ponudnika, jasno povedal, da bo izbran samo v primeru, ?e bo imel tudi sam kaj od tega. Ponudnik je predlog zavrnil, naslednji dan poklical nadrejenega v podjetju in mu opisal, kaj se je zgodilo. Nadrejeni je bil presene?en in je prosil za natan?en opis. Anketirani ni povedal, ali je to naredil, pa? pa je le omenil, da je to odvisno od vsakega posameznika.

V za?etku leta v banki poteka ocenjevanje zaposlenih, njihovega dela in odnosa tako do dela kot zaposlenih. Nikoli se ne zgodi, da bi bila dodeljena ocena v�e? vsem, zato je nekateri ne podpi�ejo oziroma potrdijo. Sledi sestanek pri nadrejenem direktorju, kjer zaposleni utemeljuje svoje dose�ke za dvig ocene. Ve?inoma se ocena kljub sestanku ne spremeni, saj je dodeljena na podlagi preteklega dela, ki je razvidno iz poro?il. Kdaj pa kdaj pa se tudi zgodi, da se ocena spremeni, saj mogo?e vodja pri ocenjevanju ni upo�teval zgolj rezultatov, ampak je vklju?il tudi osebno mnenje o zaposlenem, kar pa ni eti?no. Glede na to, da so nadrejeni postavljeni na vodstveno funkcijo, bi morali pri tako ko?ljivi zadevi blokirati svoja ?ustva in se osredoto?iti zgolj na dejstva.

Delavec na ministrstvu se je s podobnim eti?nim problemom sre?al pri letnem ocenjevanju svojih podrejenih. Ocenjevanje se izvaja na podlagi zakona, ki ureja sistem pla? v javnem sektorju. Kot nadrejeni je moral oceniti delo uslu�benca za preteklo leto. Omenjeni je bil v preteklem letu v obdobju osmih mesecev odsoten zaradi zdravstvenih te�av. Ocenil ga je z oceno �prav dobro�, ?eprav bi si delavec za �tiri mesece dela morda zaslu�il vi�jo oceno. Podrejeni se je na oceno prito�il z argumentom, da njegova bolni�ka odsotnost na oceno ne bi smela imeti vpliva in da si za svoje delo zaslu�i oceno �odli?no�. Mnenje nadrejenega, katerega je komisija kasneje tudi upo�tevala, je bilo, da so morali drugi sodelavci v ?asu, ko je bil uslu�benec zdravstveno odsoten, vlo�iti bistveno ve? truda in ?asa, da so si �njegovo� delo med seboj razdelili in ga v predpisanih rokih tudi pravo?asno opravili. Navedeni nadrejeni s podrejenim zaradi ocenjevanja �e vedno nima takih odnosov, kot bi si jih �elel.

Zaposlena v javni upravi je prejela dokumentacijo nezadovoljnega dr�avljana, ki je �elel v Dr�avnem svetu lobirati za posredovanje pri Komisiji za prepre?evanje korupcije. Po�iljatelju se je korektno, prijazno in kratko zahvalila za posredovano dokumentacijo in ga obvestila, da Dr�avni svet za obravnavanje tovrstnih zadev ni pristojen. Dokumentacijo je poslala Komisiji za prepre?evanje korupcije.

Ena od anketiranih ima vpogled v bazo podatkov zavarovanih oseb. K njej je pri�la sodelavka in jo prosila, da pogleda v osebne podatke njenega soseda. Takoj ji je prijazno razlo�ila, da tega ne more narediti, ker nima zakonske podlage in tudi Zakon o varovanju osebnih podatkov tega ne dopu�?a.

Nadrejena je po e-po�ti pisno odredila podrejeni, naj ponaredi njen podpisa na uradni dokument. Podrejena je zaradi strahu pred izgubo slu�be sicer ponaredila podpis, vendar jo je to obremenjevalo in je kasneje zahtevala, da se dokument s ponarejenim podpisom opredeli kot neveljaven. Dokument so nato ponovno izpisali, podpisala pa ga je nadrejena.

V nekem primeru je nevestni sodelavec zanemaril pisne odgovore na veliko �tevilo dopisov. Nekateri dopisi so bili zaupne narave, drugi pa nosili oznako urgentno. Sankcije, ki so sledile, so bile tako finan?ne kot delovne narave: v obliki ukinitve dodatka pri pla?i, kot tudi pri pomembnosti re�evanja delovnih nalog. Sodelavec je po tem postal vesten in vzoren delavec.

Star�i zaposlene na �oli so �eleli, da se zaradi poznanstva sprejme v �olo njihovega otroka mimo vseh zakonskih predpisov. Vljudno jim je odgovorila, da to ni mogo?e in utemeljila z vsebino ?lenov v zakonu, ki govorijo o postopkih za vpis.
Zaposleni v podjetju imajo pravilnik o pisanju e-po�te. Eden izmed ?lenov navaja, da morajo zaposleni komunicirati z naro?niki izklju?no preko poslovnega e-po�tnega naslova. Ena izmed zaposlenih je dolo?ene naro?nike kontaktirala preko svojega doma?ega e-po�tnega naslova in na ta na?in nekaj slu�benih projektov in s tem naro?nikov preusmerila nase in komunicirala z njimi zgolj preko svoje doma?e e-po�te; kasneje pa jim je ponujala svoje storitve za isto delo preko mo�evega podjetja. O tem so bili obve�?eni s strani naro?nika, kr�iteljica pa je bila kaznovana.

V banki so kreditojemalcu odobrili kredit. Po kon?anem sestanku so stranki izro?ili mapo z vso dokumentacijo, ki ji pripada (kreditna pogodba, potrdilo o nakazilu in potrdilo o stanju na ra?unu). Stranka je zapustila poslovalnico in od�la na po�to. Tam je mapo pomotoma pozabila na odlagalni polici, kjer jo je na�la obiskovalka po�te. Ta je mapo prinesla v banko, pred tem pa pregledala podatke v mapi. Banka je kreditojemalca obvestila o pozabljeni mapi in ga povabila, naj jo prevzame. Oglasil se je naslednji dan, zatrdil, da mape v poslovalnici sploh ni prevzel in da ga je znanec povpra�al, zakaj potrebuje tako velik znesek kredita. Zahteval je pojasnila, kako so podatki pri�li do njegovega znanca, saj on ni nikomur povedal, da bo najel kredit. Banka je potrebovala veliko ?asa, da je razjasnila situacijo, vklju?iti so morali tudi osebo, ki je na�la mapo.

Eno od anketiranih je sodelavec obto�il, da mu ni izro?ila odlo?be o dopustu in obvestil tudi direktorico in kolektiv, da ni dobro opravila svoje naloge. Dokazala mu je, da je prejem odlo?be podpisal in mu obenem vljudno pojasnila, da v kolikor dokumenta ne bo na�el, mu bo uredila kopijo zahtevanega dokumenta. Tudi direktorici in ostalim sodelavcem bo na nevsiljiv na?in ob priliki pojasnila, kako se je zadeva razre�ila.

Uslu�benka javne uprave je stranki poslala opomin za nepla?ano terjatev. Stranka je predlo�ila dokazilo o pla?ilu, zato so se ji ustno in pisno opravi?ili.

Ena od anketiranih mora po zaposlitvenih razgovorih, ki jih opravi s kandidati, neizbrane kandidate pisno obvestiti, da niso bili izbrani. Velikokrat naleti na koga (obi?ajno je to po elektronski po�ti), ki v afektu napi�e �aljivo in nesramno pismo. Sku�a se postaviti v njihovo ko�o in jih razumeti, zato v odgovoru obrazlo�i, zakaj niso bili izbrani. Odgovor ve?inoma po�lje z zamikom, saj s tem pridobi na ?asu, ko se naval jeze umiri. Do sedaj je bila uspe�na pri re�evanju tovrstnih zadev.

Anketirana je po elektronski po�ti prejela reklamno sporo?ilo sodelavke, s pro�njo, da ga po�lje vsem poslovnim partnerjem, s katerimi je v zadnjem mesecu sodelovala. V sporo?ilu je bilo ogla�evanje dejavnosti, s katero se ukvarja njen mo�. Problem je re�ila tako, da jo je opozorila na to, da gre za kr�itev temeljnega na?ela kodeksa eti?nosti.

Anketiranci torej re�ujejo eti?ne probleme v zvezi s poslovno dokumentacijo predvsem na dva na?ina: nekateri, redkej�i, se sprijaznijo z neeti?nim ravnanjem; ve?ina pa sku�a ravnati tako, kot jim narekujejo na?ela etike in morale. Iz �tevilnih zgornjih opisov je razvidno, da se zaposleni v gospodarstvu in v dr�avni upravi poglobijo v dopise, ?eprav so sogovorniki �aljivi in sku�ajo strankam razlo�iti situacijo. ?e to naredijo na dovolj spreten in obziren na?in, velikokrat (ne pa vedno) sploh ne pride do zaostritve odnosov.

6 ZAKLJU?EK

Etiko se velikokrat presoja po eti?nih kodeksih, ki jih je sprejelo veliko podjetij, na�a raziskava pa je posku�ala na problematiko pogledati v lu?i vsakdanjega dela s poslovnimi dokumenti. Raziskava izhaja iz smernic eti?nega komuniciranja, ki sta jih razvila Allen in Voss: po�tenost, zakonitost, zasebnost, kvaliteta, timsko delo, izogibanje konfliktu interesov, kulturna senzibilnost, dru�bena odgovornost, strokovna rast in napredovanje stroke oziroma navaja �e nekatere druge avtorje, ki razmi�ljajo podobno. Iz raziskave pojmovanja poslovne etike med mened�erji in poslovnimi sekretarji je razvidno, da jih v teoriji precej omejuje poslovno etiko na bonton, slovni?no pravilno izra�anje itd., v praksi - pri opisu dejanskih primerov eti?nih problemov pa se poka�e, da gre bolj za vrednote in principe. Vrsta anketirancev prika�e, da je eti?ne probleme mo�no re�evati na primeren na?in, ?e so ljudje pripravljeni slediti na?elom in vrednotam kot so po�tenost, zakonitost, kvaliteta, dru�bena odgovornost.

LITERATURA

Anderson, P. V. 2010. Technical communication. Wadsworth: Cengage Learning.

Cumming, S., Fitzpatrick, E., McAuliffe, D., McKain, S., Martin, C., Tonge, A. 2007. Raising the Titanic: Rescuing social work documentation from the sea of ethical risk, Australian Social Work, vol. 60, no. 2, 239 � 257.

Dobrin, S. I., Keller, C. J., Weisser, C. R. 2010. Technical communication in the twenty-first century. Upper Saddle River: Prentice Hall.

Dombrowski, P. M. 2000. Ethics and technical communication: the past quarter century. Journal of Technical Writing and Communication, vol. 30, no. 1, pp 3-29.

Flammia, M., Voss, D. 2007. Ethics in technical communication. Technical communication, vol. 54, no.1, pp. 72 � 87.

Markel, M. 2012. Technical communication. Boston, New York: Bedford/St. Martin's.

Kaptein, M. 2004. Business Codes of multinational firms: what do they say. Journal of business ethics, vol. 50, issue 1, pp 13-31.

Reamer, F. G. 2013. Social work in digital age: Ethical and risk management challenges, Social Work, vol. 58, no. 2, 163 � 172.

Reamer, F. G. 2005. Documentation in social work: evolving ethical and risk-management standards, Social Work, vol. 50, no. 4.

Schroevers, S. M. 2010. E-mails in English. Freiburg: Haufe-Lexware.