Barbara Engelsberger: ORGANIZIRANOST IN DELOVANJE MINISTRSTVA ZA ZUNANJE ZADEVE REPUBLIKE SLOVENIJE

Povzetek

?lanek obravnava opis organiziranosti in delovanja Ministrstva za zunanje zadeve Republike Slovenije.

Zunanje zadeve dr�ave, konzularna za�?ita in mednarodne pogodbe so podro?ja, na katerih svoje naloge opravlja Ministrstvo za zunanje zadeve Republike Slovenije. Organiziranost in delovanje Ministrstva za zunanje zadeve Republike Slovenije morata omogo?ati u?inkovito, selektivno in hitro pretakanje informacij ter vzpostaviti mehanizem hitrega in pravilnega odlo?anja. Klju?no je, da se organizacijska struktura, delovanje notranje slu�be in diplomatsko konzularnih predstavni�tev ministrstva prilagajajo razmeram, v katerih se dr�ava trenutno nahaja, in prihajajo?im se izzivom.

Klju?ne besede: ministrstvo, zunanje zadeve, generalni sekretar, diplomatsko konzularno predstavni�tvo, diplomat, veleposlanik, notranja slu�ba, zunanja slu�ba.
Abstract

Country foreign affairs, consular protection and international treaties are areas, on which the Ministry of Foreign Affairs of the Republic of Slovenia performs its tasks. Organization and activities of the Ministry of Foreign Affairs of the Republic of Slovenia must allow efficient, selective and quick decanting of information and establish mechanism of quick and correct decision making. It is crucial that the organizational structure and activities of internal departments and diplomatic and consular representations of the ministry adapt to the state issues in which a certain country is currently in, as well as its upcoming challenges the country may face in the future.

Key words: ministry, foreign affairs, secretary general, diplomatic and consular representation, diplomat, ambassador, internal department, external department.

1. UVOD

Ministrstvo za zunanje zadeve Republike Slovenije je del dr�avne uprave in predstavlja izvr�ilno vejo oblasti. Ustanovljeno je bilo za izvajanje nalog s podro?ij zunanjih zadev dr�ave, konzularne za�?ite in mednarodnih pogodb, ki jih je predpisala vlada (Zakon o dr�avni upravi, 2005, 41. ?len). Ministrstvo opravlja zadeve, ki se nana�ajo na odnose Republike Slovenije z drugimi dr�avami in mednarodnimi organizacijami. Vladi, dr�avnemu zboru, predsedniku republike in drugim dr�avnim organom pripravlja strokovne podlage za sprejemanje stali�?, ocen in ukrepov na podro?ju zunanje politike (Zakon o zunanjih zadevah, 2011, 2. ?len). Ministrstvo za zunanje zadeve predstavlja Republiko Slovenijo pri drugih dr�avah in v mednarodnih organizacijah, spremlja mednarodne politi?ne in gospodarske odnose, razvija odnose Republike Slovenije z drugimi dr�avami in mednarodnimi organizacijami, vodi oziroma sodeluje pri pogajanjih z drugimi dr�avami in mednarodnimi organizacijami ter skladno z Zakonom o zunanjih zadevah sodeluje v postopku za sklenitev mednarodnih aktov, vodi njihovo evidenco, jih hrani, spodbuja in usklajuje sodelovanje s tujino na politi?nem, gospodarskem, prosvetnem, kulturnem, znanstveno-tehni?nem in na drugih podro?jih. Posebno skrb posve?a varovanju interesov Republike Slovenije in njenih dr�avljanov ter pravnih oseb v tujini, skrbi za slovenske manj�ine v sosednjih dr�avah in za Slovence po svetu (Ministrstvo za zunanje zadeve Republike Slovenije, 2013).

2. ORGANIZIRANOST MINISTRSTVA ZA ZUNANJE ZADEVE REPUBLIKE SLOVENIJE

Ministrstvo za zunanje zadeve Republike Slovenije se od drugih resornih ministrstev razlikuje po tem, da se naloge ministrstva opravljajo tako neposredno kot tudi po diplomatsko konzularnih predstavni�tvih v tujini. Kljub vsemu ima ministrstvo kompleksno zgradbo. Sama notranja organizacija in sistemizacija delovnih mest je dolo?ena s strani ministra v soglasju z Vlado Republike Slovenije.

Organizacijske enote ministrstva so: kabinet ministra, direktorat, sekretariat, projektna enota, sektor, slu�ba, oddelek, diplomatsko predstavni�tvo, konzulat in urad (v tujini).
Ministrstvo za zunanje zadeve Republike Slovenije vodi minister, ki ima status funkcionarja in je imenovan ter razre�en s strani dr�avnega zbora na predlog predsednika vlade. Neposredno pod njim sta dva dr�avna sekretarja, ki sta tudi ministrova namestnika. Dr�avna sekretarja nimata pravice izdajanja predpisov in glasovanja na vladi. Imata status funkcionarja, ki ju na predlog ministra imenuje in razre�uje vlada. Funkcija jima lahko preneha z dnem, ko preneha funkcija ministru (Zakon o dr�avni upravi, 2005, 17. ?len). Sledijo generalni sekretar, pet generalnih direktorjev, politi?ni direktor, vodje sektorjev in vodje slu�b.

Javne naloge na podro?ju zunanjih zadev na Ministrstvu za zunanje zadeve opravljajo diplomati, vodje diplomatskih predstavni�tev ali konzulatov in javni uslu�benci. Spremljajo?a dela opravljajo strokovno tehni?ni javni uslu�benci. Diplomat je javni uslu�benec, ki v delovnem razmerju z ministrstvom za zunanje zadeve za nedolo?en ?as opravlja javne naloge na podro?ju zunanjih zadev. Javne naloge na podro?ju zunanjih zadev diplomati izvr�ujejo v nazivu. Status diplomata pridobi zaposleni uslu�benec ministrstva na podlagi opravljenega diplomatskega izpita, predhodno pa mora izpolnjevati tudi posebne pogoje, navedene v Zakonu o zunanjih zadevah (Zakon o zunanjih zadevah, 2011). Diplomatska delovna mesta se delijo v tri range: diplomat 1. ranga, diplomat 2. ranga in diplomat 3. ranga. Diplomatski nazivi se delijo na diplomatske in konzularne. Skladno z Uredbo o notranji organizaciji, sistemizaciji, delovnih mestih in nazivih v organih javne uprave in v pravosodnih organih so nazivi, ki se uporabljajo, naslednji: veleposlanik, poobla�?eni minister, minister svetovalec, prvi svetovalec, svetovalec, I. sekretar, II. sekretar, III. sekretar in ata�e. Konzularni nazivi so: generalni konzul, konzul I. razreda, konzul, vicekonzul in konzularni agent (Zakon o zunanjih zadevah, 2011, 39. ?len). Vsi zaposleni so varnostno preverjeni, stopnja dostopa do tajnih podatkov pa je odvisna od delovnega mesta oziroma obravnave tajnih podatkov.

3. DIPLOMATSKO KONZULARNA PREDSTAVNI�TVA REPUBLIKE SLOVENIJE

Republika Slovenija ima 54 diplomatsko konzularnih predstavni�tev v tujini, ki opravljajo dejavnosti, ki so navedene v Dunajski konvenciji o diplomatskih odnosih oziroma Dunajski konvenciji o predstavljanju dr�av v njihovih odnosih z mednarodnimi organizacijami. Preko predstavni�tev v tujini ministrstvo sodeluje pri navezovanju stikov s tujino. V tako imenovani zunanji slu�bi ministrstva lo?imo veleposlani�tva, predstavni�tva pri mednarodnih organizacijah, generalne konzulate, konzulate, vicekonzulate in konzularne urade (Zakon o zunanjih zadevah, 2011, 13. ?len). Diplomatska konzularna predstavni�tva Republike Slovenije so razli?no velika, to pa je odvisno predvsem od prioritet zunanje politike in od finan?nih zmo�nosti.
Diplomatsko predstavni�tvo opravlja dejavnosti, navedene v dunajski konvenciji o diplomatskih odnosih oziroma dunajski konvenciji o predstavljanju dr�av v njihovih odnosih z mednarodnimi organizacijami univerzalnega zna?aja. Diplomatsko predstavni�tvo razvija svojo dejavnost predvsem na politi?nem, gospodarskem, obrambnem, kulturnem, znanstveno-tehni?nem in informacijskem podro?ju. Posebno pozornost posve?a sodelovanju s slovensko narodno manj�ino, slovenskimi izseljenci in zdomci. Diplomatsko predstavni�tvo opravlja v sprejemni dr�avi tudi konzularne naloge (Zakon o zunanjih zadevah, 2011, 20. ?len). Diplomatsko predstavni�tvo se odpre ali zapre z ukazom predsednika republike. Predlog pripravi minister za zunanje zadeve, dolo?i ga vlada po predhodnem mnenju delovnega telesa dr�avnega zbora, pristojnega za zunanjo politiko. Konzulat se odpre ali zapre s sklepom vlade, izdanim na predlog ministra za zunanje zadeve. Pri odlo?anju o odprtju ali zaprtju predstavni�tva se upo�tevajo intenzivnost bilateralnih odnosov, gospodarsko sodelovanje, prisotnost slovenske narodne manj�ine, slovenskih izseljencev in zdomcev. Ukaz oziroma sklep o odprtju ali zaprtju predstavni�tva v tujini se objavi v Uradnem listu Republike Slovenije. Diplomatsko predstavni�tvo vodi veleposlanik oziroma veleposlanica (v nadaljevanju: veleposlanik). Predlog za postavitev veleposlanika pripravi minister za zunanje zadeve. Vlada dolo?i predlog za postavitev veleposlanika po posvetovanju s predsednikom republike. Po dolo?itvi predloga vlade se kandidat za veleposlanika predstavi delovnemu telesu dr�avnega zbora, pristojnemu za zunanjo politiko, ki o predstavitvi poda mnenje. Po predstavitvi na delovnem telesu dr�avnega zbora, pristojnega za zunanjo politiko, ministrstvo za zunanje zadeve zaprosi za agreman dr�avo sprejemnico. Po prejemu agremana vlada po�lje predlog za postavitev predsedniku republike (Zakon o zunanjih zadevah, 2011, 17.a ?len). Veleposlanika postavi in odpokli?e predsednik republike z ukazom, ki se objavi v Uradnem listu Republike Slovenije. ?e ukaz o postavitvi ne bo izdan, predsednik republike o tem obvesti vlado. Predsednik republike izda veleposlaniku poverilna pisma. Minister za zunanje zadeve lahko vodenje diplomatskega predstavni�tva zaupa odpravniku poslov. Poverilna pisma v tem primeru izda minister. Kadar je mesto vodje diplomatskega predstavni�tva izpraznjeno, opravlja njegovo funkcijo za?asni odpravnik poslov, ki ga imenuje minister za zunanje zadeve. ?e je vodja diplomatskega predstavni�tva odsoten ali ne more opravljati svoje funkcije, opravlja njegovo funkcijo za?asni odpravnik poslov, ki ga imenuje vodja diplomatskega predstavni�tva v soglasju z ministrom (Zakon o zunanjih zadevah, 2011, 21. ?len). ?e razmere narekujejo, se lahko postavi nereziden?ni veleposlanik, ki je akreditiran v eni ali ve? dr�avah oziroma mednarodnih organizacijah. Veleposlanik lahko zaporedoma slu�buje najve? v dveh diplomatskih predstavni�tvih, pri ?emer skupna doba vodenja diplomatskih predstavni�tev ne sme prese?i osmih let. Veleposlanik, ki je vodil diplomatsko predstavni�tvo na podlagi postavitve za skupno dobo, dalj�o od �estih let, ne more biti postavljen na polo�aj veleposlanika pred potekom dveh let od odpoklica s tega polo�aja.

Na podlagi internega razpisa ministrstva, ki ga objavi Kadrovska slu�ba Ministrstva za zunanje zadeve, se uslu�benci lahko prijavijo na prosto delovno mesto v tujini. Kadrovska komisija skladno z Aktom o notranji organizaciji in sistemizaciji v Ministrstvu za zunanje zadeve predlaga ministru v potrditev najustreznej�ega kandidata, ki izpolnjuje pogoje za zasedbo delovnega mesta v tujini (Ministrstvo za zunanje zadeve Republike Slovenije, 2013). Kadrovska komisija deluje kot posvetovalni organ, ?lane imenuje minister (generalni direktorji, vodja kabineta ministra, politi?ni direktor, generalni sekretar, vodja kadrovske slu�be in predstavnik reprezentativnega sindikata ministrstva). Pred odhodom v tujino mora izbrani kandidat opraviti obvezne priprave, ki za tiste, ki so na delo v tujino razporejeni prvi?, potekajo tri mesece. Na podlagi Navodila o izobra�evanju, usposabljanju in izpopolnjevanju na Ministrstvu za zunanje zadeve so za vse ostale uslu�bence predvidene priprave v trajanju dveh mesecev (Ministrstvo za zunanje zadeve Republike Slovenije, 2013). Najkasneje osem dni pred odhodom na delo v tujino mora uslu�benec izdelati smernice, ki jih mora zagovarjati v jeziku, ki je pogoj za zasedbo delovnega mesta, na katerega bo razporejen. Zagovor ocenjuje tri?lanska komisija. Klju?nega pomena za uspe�no delovanje v tujini je primerna usposobljenost uslu�bencev za delovno mesto, ki ga bodo zasedali (Ministrstvo za zunanje zadeve Republike Slovenije, 2013). Razporeditev diplomata oziroma strokovno tehni?nega osebja v zunanjo slu�bo traja praviloma �tiri leta. Po vrnitvi oziroma pred novo napotitvijo uslu�benca v tujino morata miniti vsaj dve leti.

V predstavni�tvu v tujini se lahko po potrebi in na podlagi soglasja ministrstva zaposli tudi lokalno osebje, ?esar se ministrstvo pogosto poslu�uje, predvsem zaradi stro�kov in pomanjkanja kadra v notranji slu�bi. Prednost lokalnega osebja je v poznavanju jezika in kulture dr�ave. Lokalno osebje predstavljajo tuji dr�avljani ali dr�avljani Republike Slovenije, ki �ivijo v sprejemni dr�avi (Zakon o zunanjih zadevah, 2011, 16.a ?len). Enako kot vse uslu�bence ministrstva se tudi lokalno osebje pred za?etkom dela na predstavni�tvu varnostno preveri. Varnostno preverjanje opravi ministrstvo za zunanje zadeve tako, da preveri resni?nost podatkov verodostojne listine, ki jo izda pristojni dr�avni organ dr�ave, katere dr�avljan je preverjana oseba ali dr�ave, v kateri preverjana oseba prebiva (Zakon o zunanjih zadevah, 2011, 16a. ?len).

Minister lahko predlaga v neki dr�avi ?astnega konzularnega predstavnika Republike Slovenije, ki opravlja konzularne naloge, vendar ta funkcija ni pla?ana niti je ne opravlja poklicno. Minister za zunanje zadeve lahko predlaga ?astnega konzularnega funkcionarja izmed oseb, ki �ivijo v sprejemni dr�avi ter u�ivajo ugled in zaupanje, da bodo lahko primerno opravljale konzularne naloge. ?astni konzularni funkcionar vodi konzulat ter opravlja naloge, dolo?ene v 24. ?lenu Zakona o zunanjih zadevah. ?astni konzularni funkcionar deluje v skladu z navodili in pod nadzorom pristojnega diplomatskega predstavni�tva. ?astni konzularni funkcionar krije stro�ke za delovanje konzulata, razen po�tnih stro�kov in denarnih podpor dr�avljanom Republike Slovenije. Ministrstvo za zunanje zadeve priskrbi zastavo, grb, tablo z uradnim nazivom konzulata, pe?ate, koleke in tiskovine. Ministrstvo lahko izjemoma krije tudi del drugih stro�kov za delovanje konzularnega predstavni�tva, ?e to zahteva velik obseg konzularnih opravil (Zakon o zunanjih zadevah, 2011, 28. ?len).

Ministrstvo za zunanje zadeve skrbi za urejeno, u?inkovito in gospodarno delovanje predstavni�tev v tujini ter zagotavlja ugledu dr�ave primerne in v posameznih dr�avah primerljive personalne, materialne in prostorske pogoje za delovanje predstavni�tev, vklju?no z rezidencami vodij predstavni�tev (Zakon o zunanjih zadevah, 2011, 8. ?len). Za izvajanje nadzora nad delovanjem in izvajanjem nalog predstavni�tev Republike Slovenije v tujini minister za zunanje zadeve dolo?i diplomata, ki je najmanj dvakrat opravljal naloge vodje diplomatskega predstavni�tva v tujini (v nadaljnjem besedilu: glavni diplomatski nadzornik). Glavni diplomatski nadzornik pri opravljanju svojega dela v okviru pristojnosti deluje neodvisno in nepristransko. ?e odkrije nepravilnosti, mora o njih obvestiti ministra za zunanje zadeve, ki sprejme ukrepe v skladu z zakonom.

5. ZAKLJU?EK

Veliko ljudi je mnenja, da diplomacija veliko stane in malo da, da je delo v diplomaciji presti�, ki zajema obilico udele�b na slavnostnih ve?erjah in potovanj.
Diplomacija je trdo delo, ki v prvi vrsti uveljavlja in �?iti interese slovenske dr�ave, slovenskega gospodarstva in vseh njenih dr�avljanov.

Da Slovenija na mednarodnem politi?nem parketu ni neznanka, gre zasluga vsem uslu�bencem Ministrstva za zunanje zadeve tako doma kot tudi v tujini. Vsi skupaj dokazujemo, da je klju?ni pomen uspeha v uspe�nem delovanju, organiziranosti in komunikaciji v organizaciji.

Preurejanju diplomatsko konzularne mre�e je botrovala kriza. Slovenija mora slediti globalnim spremembam in izzivom. Gospodarski krizi se prilagaja tudi organizacijska struktura notranje slu�be ministrstva, ki pa se prilagaja tudi vsem mednarodnim politi?nim dogajanjem in spremembam v okolju.
6. LITERATURA

Akt o notranji organizaciji in sistemizaciji v Ministrstvu za zunanje zadeve. Ljubljana: Ministrstvo za zunanje zadeve Republike Slovenije, 2012.

Akt o spremembah in dopolnitvah Akta o notranji organizaciji in sistemizaciji v Ministrstvu za zunanje zadeve. Ljubljana: Ministrstvo za zunanje zadeve Republike Slovenije, 2013.
Interni pravilniki in navodila Ministrstva za zunanje zadeve Republike Slovenije. Ljubljana: Ministrstvo za zunanje zadeve Republike Slovenije, 2013.

Ministrstvo za zunanje zadeve Republike Slovenije, Akt o notranji organizaciji in sistemizaciji v Ministrstvu za zunanje zadeve Republike Slovenije (online). 2013. (citirano 23. 9. 2013). Dostopno na naslovu:
http://www.mzz.gov.si/fileadmin/pageuploads/Zakonodaja_in_dokumenti/Notranji_akti/Akt_o_sistemizaciji__NPB_V.pdf.

Ministrstvo za zunanje zadeve Republike Slovenije, Letna poro?ila � 2005-2012 (online). 2013. (citirano 15. 9. 2013). Dostopno na naslovu:
http://www.mzz.gov.si/si/zakonodaja_in_dokumenti/letna_porocila/.

Ministrstvo za zunanje zadeve Republike Slovenije, Notranji akti (online). 2013. (citirano 20. 9. 2013). Dostopno na naslovu:
http://www.mzz.gov.si/si/zakonodaja_in_dokumenti/notranji_akti/.

Ministrstvo za zunanje zadeve Republike Slovenije, Organigram (online). 2013. (citirano 10. 9. 2013). Dostopno na naslovu:
http://www.mzz.gov.si/fileadmin/pageuploads/foto/1308/Sistemizacija_MZZ__avgust_2013__z_imeni__-_delovno_gradivo.pdf.

Ministrstvo za zunanje zadeve Republike Slovenije, Organiziranost (online). 2013. (citirano 22. 9. 2013). Dostopno na naslovu:
http://www.mzz.gov.si/si/o_ministrstvu/organiziranost/.

Ministrstvo za zunanje zadeve Republike Slovenije, Pristojnosti ministrstva (online). 2013. (citirano 22. 9. 2013). Dostopno na naslovu:
http://www.mzz.gov.si/si/o_ministrstvu/.

Ministrstvo za zunanje zadeve Republike Slovenije, Zakoni (online). 2013. (citirano 20. 9. 2013). Dostopno na naslovu:
http://www.mzz.gov.si/si/zakonodaja_in_dokumenti/zakoni/.
Poro?ilo ministrstva za zunanje zadeve Republike Slovenije za leto 2012. Ljubljana: Ministrstvo za zunanje zadeve Republike Slovenije, Slu�ba za strate�ke �tudije in analize, 2013.

Zakon o dr�avni upravi (ZDU-1-UPB4): Uradni list Republike Slovenije, 113 (2005).

Zakon o zunanjih zadevah (ZZZ-1-NPB4): Uradni list Republike Slovenije, 007-01/11 (2011).