|
Povzetek
?eprav velja splošno prepri?anje, da odlo?anje organizacij za uvedbo elektronske hrambe izhaja iz potreb poslovanja, praksa javnopravnih oseb v Sloveniji kaže nasprotno in aplicira potrebo po kakovostnih informacijah najrazli?nejših spoznanj sodobnih raziskav. Kriti?en pogled na vlogo, ki jo imajo predpisi, na podlagi razli?nih empiri?nih spoznanj odkriva stanje in pripravljenost Slovenije za uvedbo s predpisi usklajene elektronske hrambe dokumentov.
Rezultati kažejo, da se javnopravne osebe v Sloveniji še vedno ne odlo?ajo za uvedbo s predpisi usklajene elektronske hrambe, ?eprav je leta 2014 stopil v veljavo spremenjen zakon iz leta 2006.
Zato je namen ?lanka prispevati k razvoju s predpisi usklajene elektronske hrambe, s poudarkom na predpisih in dosedanji praksi na podro?ju elektronske hrambe.
Klju?ne besede: pripravljenost javnopravnih organizacij, razvoj, predpisi, elektronska hramba dokumentov.
Abstract:
PRESERVATION OF THE ELECTRONIC DOCUMENTS – SLOVENIA'S READINESS AND THE EXPERIENCE OF EUROPEAN COUNTRIES
Basically, organizations decide about preservation of electronic documents on their operational needs. However, the practice of public institutions in Slovenia indicate the opposite results. Therefore, there is a need for additonal information with a wide range of knowledge on different aspects of modern investigations. A critical view about the role of regulations on the basis of the empirical evidence reveals Slovenia's readiness and state about implementation of the preservation its electronic documents. The results indicate how public instituons in Slovenia still do not decide enough for implementation of the electronic preservation harmonized with legislation. Although the new legislation came into force in 2014 based on legislation from 2006.
The purpose of the article is contribution to the development of the preservation electronic documents harmonized with legislation, focusing on legislation requirements and current practice in the area of electronic preservation of the documents.
Key words: readiness public institution, development, electronic archiving, electronic preservation of the documents, regulations.
1. TEORETI?NE ZNA?ILNOSTI ELEKTRONSKE HRAMBE
Enako kot hramba dokumentov v papirni tudi v elektronski obliki narekuje potrebo po na?rtovanju, izvajanju in spremljanju vseh aktivnosti dolgoro?ne elektronske hrambe dokumentov. Za zagotavljanje verodostojnosti, varnosti in zanesljivosti hrambe dokumentov je potrebna seznanitev organizacije z bistvenimi teoreti?nimi zna?ilnostmi (pojmi, definicijami, pomenom) in predpisi, ki jih mora organizacija obvladovati pri vsakdanjem poslovanju in rokovanju z dokumenti v elektronski obliki. Pomanjkanje znanja in potrebne finan?ne investicije pa organizacije zavirajo pri hitrejšem prehodu na elektronsko hrambo (Halas, Pukl & Blaži?, 2008, str. 38–I, I–39). Zato so prispevki in konference edinstvena priložnost za pridobivanje znanja o stanju in napredku na podro?ju elektronske hrambe (Imaging.org, 2015).
Hramba dokumentov v elektronski obliki je hramba izvirnega ali zajetega dokumentarnega gradiva v digitalni obliki, ki izpolnjuje pogoje po arhivskem zakonu in zagotavlja uporabnost vsebine hranjenega gradiva (Žumer, 2008, str. 38).
Hramba elektronskih dokumentov, na primer elektronske pošte je še posebej pomembna za velike organizacije, saj varen sistem hrambe zmanjša pravna tveganja. Približno 75 % uporabniško generiranih vsebin nastane v obliki elektronske pošte, zato potrebe po hrambi naraš?ajo za 35% na leto. Izbira zunanjega izvajanja hrambe elektronske pošte je zelo privla?en model za srednje velike in male organizacije (Lamont, 2008, str. 14).
?eprav je hramba gradiva v elektronski obliki v zadnjih letih predmet obsežnih raziskav, še vedno ni dosegla zrelostnega nivoja vpeljave in je težko dostopna za mala in srednje velika podjetja, ki se soo?ajo s številnimi ovirami in hranijo dokumentarno gradivo na neustrezen na?in (Halas, Porekar, Klobu?ar & Blaži?, 2008, str. 793).
Motivi za hrambo gradiva v elektronski obliki so v organizacijah zelo razli?ni (Halas et al., 2008, str. 38–I, I–39):
• želja po u?inkovitem upravljanju dokumentov,
• optimizacija poslovanja,
• pomanjkanje ali omejenost prostora za hrambo v papirni obliki,
• vpeljano obstoje?e elektronsko poslovanje z uporabo sodobnih tehnologij (kot na primer elektronski podpis).
Vpeljavo hrambe dokumentarnega gradiva v elektronski obliki opravi?ujejo naslednji razlogi:
• hitrost in u?inkovitost poslovanja (EndEx, 2015),
• prihrani ?as iskanja in posredovanja dokumenta (EndEx, 2015,
• zagotovljen dostop razli?nim odjemalcem tudi z oddaljene lokacije (Lavri?, 2009,
str. 440),
• zmanjšanje prostora za hrambo v papirni obliki in koriš?enje prostora za poslovanje (EndEx, 2015),
• prilagodljivost poslovanja in timsko delo preko elektronskega poslovanja) (EndEx, 2015),
• zmanjšana možnost izgube ali nepravilnega združevanja gradiva v vsebinske sklope (Gašperši? & Gaberc, 2008, str. III–19),
• varovanje dokumentov pred poškodbami (požar, poplava) (EndEx, 2015),
• trajnostni razvoj in okolju prijazno poslovanje (EndEx, 2015).
Pri hrambi arhivskega gradiva v elektronski obliki je v državnih in regionalnih arhivih pomembno v okviru najboljših praks upoštevati tudi:
• Varstvo: gradiva obravnavamo z vidika upravljanja arhivskega gradiva, ki ohranja tako vsebino kot tudi izgled in pomen razumevanja digitalnega gradiva (Hodge, 2000,
str. 11). Varstvo arhivskega gradiva temelji na na?elih ohranjanja gradiva in uporabnosti njegove vsebine, trajnosti, celovitosti, dostopnosti in varstva arhivskega gradiva kot kulturnega spomenika (Žumer, 2008, str. 71).
• Dostopnost do elektronsko arhiviranega gradiva, vklju?no z mehanizmi dostopa, upravljanja pravic in varnostnih zahtev (Hodge, 2000, str. 14).
Cilji, ki jih je potrebno uresni?iti z vpeljavo elektronske hrambe, so, po mnenju Gašperši?a in Gaberca (2008, III–19; Gov. UK, 2012 ), naslednji:
• nemoteno delo uporabnikov tudi med skeniranjem in drugimi fazami zajema v digitalno obliko,
• skalabilnost sistema [1] ,
• nadzor nad uporabo dokumentov– sledljivost dogodkov,
• varovanje podatkov pred vdori in nezaželenim poizvedovanjem,
• izdelava rednih varnostnih kopij,
• dostopnost v trenutku, ko dolo?en dokument potrebujemo, bodisi le kot informacijo za pripravo novega gradiva ali pa za nadaljevanje dela na posamezni zadevi, kot glavni cilj elektronsko hranjenega dokumentarnega gradiva,
• dostopnost do to?nih in ažurnih, ?itljivih, in enostavno dostopnih podatkov.
Najboljšo prakso hrambe dokumentov je potrebno vklju?iti v nacionalno pravno ureditev posamezne države (Emea Europa, 2013, str. 4).
[1] Skalabilnost oziroma nadgradljivost je prilagodljivost ra?unalniškega sistema, omrežja zahtevam uporabnika (Slovensko društvo Informatika, 2010).
2. PRAVNA UREDITEV ELEKTRONSKE HRAMBE
Slovenija je z zakonom ZVDAGA (Ur.l. RS, št. 30/2006) prvi? uredila varstvo dokumentarnega in arhivskega gradiva tako, da upošteva nove tehnologije in na?ine poslovanja v informacijski družbi ter hkrati ohranila ali še izboljšala dosedanjo ureditev varstva arhivskega gradiva in delovanje arhivske službe (zlasti glede elektronskega državnega arhiva) v skladu s priporo?ili MoReq (Žumer, 2008, str. 75). Država je predpise na podro?ju elektronske hrambe spremenila v letu 2014 z ZVDAGA-A d.(Ur. list RS, št. 51/2014).
1. ZVDAGA-A (Ur.l. RS, št. 51/2014) podro?je hrambe v elektronski obliki ureja zlasti z naslednjimi dolo?bami:
• ?lenom 4, ki dolo?a, da mora javnopravna organizacija (2) , ki bo zajemala ali hranila gradiva v digitalni obliki, slediti fazam organizacije zajema in hrambe:
? pripravi na zajem in hrambo,
? pripravi in sprejemu notranjih pravil za zajem in hrambo gradiva v digitalni obliki,
? spremljanju izvajanja notranjih pravil in ukrepanja ob odstopanjih v skladu z notranjimi pravili (notranji nadzor),
? spremembam in dopolnitvam notranjih pravil.
• ?lenom 5, ki dolo?a, da mora javnopravna organizacija, ki bo zajemala ali hranila gradiva v digitalni obliki, sprejeti notranja pravila v skladu s tem zakonom, na njegovi podlagi izdanimi podzakonskimi predpisi in pravilnikom o enotnih tehnoloških zahtevah ter pravili stroke (kot na primer arhivska stroka, informacijska varnost).
Druge organizacije, to so zasebne, sprejmejo notranja pravila po lastni presoji.
• ?lenom 6, ki dolo?a, da javne organizacije, razen organov državne uprave, obvezno pošljejo svoja notranja pravila v potrditev državnemu Arhivu RS.
[2] Javnopravne osebe« so za potrebe tega zakona državni organi, samoupravne lokalne skupnosti ter pravne osebe javnega prava in zasebnega prava ter fizi?ne osebe, ki so nosilci javnih pooblastil ali izvajalci javnih služb (Ur. list RS, št. 51/2014).
2. UVDAGA (Ur.l. RS, št. 86/2006) podro?je elektronske hrambe ureja zlasti z naslednjimi dolo?bami:
• ?lenom 3, ki dolo?a, da mora vsaka organizacija, ki zajema ali hrani dokumentarno gradivo v elektronski obliki, slediti fazam priprave oziroma organizacije zajema in hrambe:
? pripravi na zajem in hrambo, ki zajema: predhodno raziskavo, analizo poslovnih aktivnosti (popis virov gradiva, priprava študije upravi?enosti, priprava študije izvedljivosti), dolo?itev zahtev za hrambo, oceno obstoje?ih sistemov (priprava analize tveganj in ukrepov za njihovo zmanjševanje), na?rtovanje hrambe in vzpostavitev informacijskega sistema za hrambo;
? pripravi in sprejetju notranjih pravil za zajem in hrambo gradiva v elektronski obliki;
? izvedbi hrambe ter spremljanje izvajanja notranjih pravil in ukrepanje ob odstopanju v skladu z notranjim pravili (notranji nadzor);
? spremembam in dopolnitvam notranjih pravil zaradi spremembe veljavnih predpisov ali internih aktov, tehnološkega napredka, spoznanj stroke ali ugotovitev pomanjkljivosti pri internem nadzoru, reorganizacije.
• ?lenom 4, ki dolo?a, da se na podlagi ugotovitev predhodne raziskave opravi analiza poslovnih aktivnosti, ki obsega popis posameznih poslovnih aktivnosti ter potrebnih virov dokumentarnega gradiva. Pri analizi poslovnih aktivnosti se glede ve?jega obsega gradiva, glede posebej pomembnega gradiva ali na podlagi strokovnega navodila pristojnega arhiva pripravi tudi študija upravi?enosti in študija izvedljivosti elektronske hrambe.
• ?lenom 5, ki dolo?a, da morajo notranja pravila vsebovati najmanj dolo?be o:
? notranji organizaciji, vlogah in pooblastilih ter številu, sestavi in usposobljenosti osebja;
? upravljanju dokumentarnega gradiva, ki obsega dolo?be o sprejemanju, razvrš?anju, dodeljevanju, evidentiranju tudi posebnih vrst gradiva, odpravi, zajemu in pretvorbi dokumentarnega gradiva, kratkoro?ni hrambi, odbiranju, pretvorbi in dolgoro?ni hrambi dokumentarnega gradiva, in dolo?be o izlo?anju ter uni?evanju in zagotavljanju varstva gradiva, vodenju dnevnikov in sestavi zapisnikov, notranjem in zunanjem nadzoru, o vzpostavitvi ter morebitnem masovnem zajemu in pretvorbi;
? infrastrukturi informacijskega sistema za hrambo, ki obsega osnovne tehni?ne in postopkovne lastnosti ter podatke o ravni varnosti in zanesljivosti infrastrukture, kar obsega najmanj: dolo?be o prostorih in lokacijah, osebju in njihovih pristojnostih in nalogah, fizi?nem varovanju infrastrukture in povezanem dostopu v prostore kakor tudi ravnanju s strojno opremo in njenim vnosom ali iznosom, razvrstitvi informacijskih virov in njihovem upravljanju, preizkušanju ustreznosti infrastrukture, elektronskem oziroma programskem varovanju, notranjem nadzoru, ukrepih ob nepredvidenih dogodkih, neprekinjenem poslovanju;
? periodi?nem spremljanju in dopolnjevanju notranjih pravil ter njihovi veljavnosti;
? notranjih pravilih glede hrambe arhivskega gradiva, ki morajo poleg navedenega vsebovati še dodatne dolo?be o osebju in informacijskem sistemu za hrambo arhivskega gradiva, o zajemu in pretvorbi arhivskega gradiva, o zagotavljanju neprekinjenega poslovanja oziroma varstva arhivskega gradiva in njegovi izro?itvi pristojnim arhivom. Notranja pravila organov, ki poslujejo v skladu s predpisi o upravnem poslovanju ali drugimi istovrstnimi predpisi, ne vsebujejo dolo?b o vprašanjih, ki so urejena že s temi predpisi.
3. ETZ 2.1 (Ministrstvo za kulturo RS, Arhiv Republike Slovenije, 2013), ki jih je na podlagi ZVDAGA in UVDAGA sprejel in objavil državni arhiv, to je Arhiv Republike Slovenije, pa v skladu s predpisi [3] , mednarodnimi standardi [4] in priporo?ilom MoReq ter zahtevami informacijske in arhivske stroke dolo?ajo postopke in opravila, povezana z elektronsko hrambo (Žumer, 2008, str. 334) in predstavljajo operacionalizacijo dolo?b navedenega zakona in uredbe, zlasti z dolo?ili, ki se nanašajo na:
- infrastrukturo, njeno varnost in zanesljivost. Kot navaja Žumer (2008, str. 346, 347), mora biti strojna in programska oprema skladna z dolo?bami ZVDAGA, UVDAGA, ETZ in ugotovljenimi potrebami ter zahtevami za posamezne razrede zmogljivosti, ki jih je z enotnimi tehnološkimi zahtevami dolo?il državni arhiv, Arhiv Republike Slovenije, (kot na primer v ETZ 2.1 zahteva 2.5.1.1. dolo?a, da mora organizacija zagotoviti in z notranjimi pravili opredeliti ustrezna osnovna tehnološka sredstva za vzdrževanje celovitosti in avtenti?nosti gradiva za celotno obdobje hrambe gradiva v digitalni obliki (to so na primer elektronski podpis, ?asovni žig)).
- prostore in osebje, predvsem pa pristojnosti in naloge posameznih ?lanov osebja in morebitnih zunanjih sodelavcev;
- fizi?no varovanje infrastrukture, predvsem glede dostopa v prostore (vstopne pravice, avtentikacijski sistem);
- postopke ravnanja s strojno in programsko opremo;
- elektronsko oziroma programsko varovanje (varnostne nastavitve strežnikov, uporaba telekomunikacijskih sredstev in opreme ter prijave v sistem, varnostne kopije in podobno);
- notranji nadzor (operativna izvedba in spremljanje dogodkov: kontrola fizi?nega dostopa, kontrola pooblastil, poro?anje o varnostnih problemih (kot na primer zahteva ETZ 2.1 v to?ki 5.7.1.3., mora imeti organizacija vzpostavljen in dokumentiran notranji nadzor nad izvajanjem ukrepov za zagotavljanje informacijske varnosti, ki mora vklju?evati na?rt periodi?nega izvajanja (dinamika in na?in izvedbe), odgovorno osebo za izvedbo ter spremljanje izvedenih ukrepov).
- ukrepe po nepredvidenih dogodkih ter vodenje dnevnikov in zapisnikov;
- aktivnosti v zvezi s tehnološkim staranjem strojne in programske opreme, propadanjem za dolgoro?no hrambo elektronskega gradiva uporabljenih nosilcev zapisa in zastarevanjem oblik zapisov (Ministrstvo za kulturo RS, Arhiv Republike Slovenije, 2006, str. 10), in sicer s pravo?asno pretvorbo gradiva iz ene oblike zapisa v drugo pred zastaranjem oblike, v kateri je hranjeno (Ministrstvo za kulturo RS, Arhiv Republike Slovenije, 2011, str. 47)
Bistvo ETZ-jev je predvsem v poenotenju praks in tehnoloških postopkov za upravljanje dokumentarnega in arhivskega gradiva in njegovo hrambo v elektronski obliki (Hajtnik, 2008, str. 34).
ZVDAGA-A (Ur.l. RS, št. 51/2014) priznavanje pravne veljavnosti elektronsko hranjenih dokumentov v skladu z 31. ?lenom veže na obstoj in izvajanje potrjenih notranjih pravil. V 32. ?lenu dolo?a enakost izvirnemu gradivu na podlagi zakona, tako da se vsaka enota varno hranjenega gradiva v digitalni obliki šteje za enako posamezni enoti izvirnega gradiva (kadar oseba nima notranjih pravil), ?e izpolnjuje pogoje varne hrambe v enaki meri kot enota izvirnega gradiva. To velja tudi v primeru, ?e ima organizacija potrjena notranja pravila, vendar v konkretnem primeru ni postopka elektronske hrambe izvajala skladno z potrjenimi notranjimi pravili. Medtem ko v 93.a ?lenu ZVDAGA-A (Ur.l. RS, št. 51/2014) dolo?a, da se z globo od 2.000 do 5.000 eurov kaznuje za prekršek javnopravna oseba, ki bo zajemala ali hranila gradivo v digitalni obliki, ?e ne sprejme notranjih pravil ali ?e pri zajemu in hrambi dokumentarnega ali arhivskega gradiva ne ravna v skladu s svojimi notranjimi pravili oziroma ne izpolnjuje predpisanih enotnih tehnoloških zahtev.
Primerjava predpisov Slovenije z državami EU (Nem?ijo, Italijo) z vidika pogojev za vzpostavitev in vzdrževanje elektronske hrambe kaže na to, da predpisi v obravnavanih državah EU javnim organizacijam, ki zajemajo ali hranijo dokumente v elektronski obliki, ne nalagajo naslednjih zahtev, katerim morajo slediti javnopravne osebe, ki urejajo elektronsko hrambo v skladu s slovenskimi predpisi:
• zavezujo?a priprava na zajem in hrambo gradiva (popis virov gradiva, študija upravi?enosti, študija izvedljivosti, priprava analize tveganj in ukrepov za njihovo zmanjševanje);
• zavezujo?a priprava, izvajanje in sprejem notranjih pravil za zajem in hrambo v elektronski obliki;
• zavezujo?e spremljanje izvajanja notranjih pravil in ukrepanje ob odstopanjih v skladu z notranjimi pravili (notranji nadzor);
• zavezujo?e spremembe in dopolnitve notranjih pravil zaradi spremembe veljavnosti predpisov, tehnološkega napredka, spoznanj stroke ali ugotovitev pomanjkljivosti pri internem nadzoru zasebne in javnopravne osebe;
• zavezujo?e potrjevanje notranjih pravil v skladu z zahtevami zakona, podzakonskimi predpisi in tehnološkimi pravili državnega arhiva za javne organizacije;
• globa za javnopravno osebo, ki bo zajemala ali hranila gradivo v digitalni obliki, ?e ne sprejme notranjih pravil.
[3] Predpisi, navedeni v sprotni opombi 2.
[4] ISO 15489:2005 Information and documentation – Record management (Informatika in dokumentacija – Upravljanje zapisov – 1. del: Splošno, 2. Del: Smernice); ISO 23081:2006, Information and documentation – Record management processes – Metadata for records; ISO/IEC 27001, Information Security management systems; ISO/IEC 17799:2005, Information technology – Security techniques – Code of practice for Information Security management.
3. PRAKSA ORGANIZACIJ NA PODRO?JU HRAMBE
Podro?je elektronske hrambe in elektronskega arhiviranja predstavlja edinstveni raziskovalni izziv, ki pripomore k ohranitvi elektronskih informacij (Jerman-Blaži?, 2004, str. 932).
De?man (2007b, str. IV 14) je izvedel raziskavo o pripravljenosti zasebnega sektorja za elektronsko hrambo, ki kaže, da je za dolgoro?no elektronsko hrambo zelo pomembno dobro urejeno upravljanje z elektronskimi dokumenti.
Rezultati raziskave pokažejo na razlike med razli?no velikimi organizacijami. Najpomembnejša ugotovitev je, da manjše organizacije izražajo manjšo potrebo po elektronski hrambi. Z ve?anjem števila zaposlenih in ve?anjem organizacij raste tudi odstotek tistih organizacij, ki imajo z dodatnimi pravili urejeno upravljanje z dokumenti, s katerimi dolo?ajo roke hrambe, vodijo elektronsko evidenco, uporabljajo digitalizacijo, potrebujejo elektronsko hrambo. V teh organizacijah menijo, da je izvajanje elektronske hrambe v lastni izvedbi dražje od hrambe v papirni obliki, in so pripravljeni storitve elektronske hrambe oddati zunanjemu izvajalcu. Nadalje je omenjena raziskava pokazala, da si vsaka organizacija elektronsko hrambo predstavlja malce druga?e, ?eprav so »pravila za hrambo« opredeljena v ustreznih pravnih aktih, kakor tudi, da Slovenija potrebuje pobudo, ki bo ustrezno znanje in izkušnje od strokovnjakov prenesla v prakso, k tistim organizacijam, ki bi za svojo in splošno korist z elektronsko hrambo pridobili najve? (De?man, 2007b,
str. IV 14).
De?man (2007a, str. 115–116) ravno tako navaja, da v javni organizaciji, kot je slovenska uprava, ne smemo ra?unati na to, da bodo sprejeti predpisi in notranja pravila organov za dolgoro?no elektronsko hrambo dovolj za verodostojno hrambo, temve? je potrebno zagotoviti tehnologijo, ki bo skozi celoten cikel hrambe dokumentov zagotavljala avtenti?nost in nespremenljivost hranjenih dokumentov. Stanje kaže, da so mnogi organi slovenske uprave na dobri poti k vzpostavitvi pravnoveljavne dolgoro?ne elektronske hrambe, drugi pa se bodo morali še precej potruditi, tako na podro?ju upravljanja z elektronskimi dokumenti kot na podro?ju hrambe le-teh. Raziskava stanja v slovenskem javnem sektorju kaže, da je elektronska hramba na za?etku razvoja (De?man, 2008, str. 8).
Po raziskavi Horjak in Kova?i? (2012, str. 46-47), na podlagi podatkov Ministrstva za kulturo, Arhiv RS, 2011, stanje potrjenih notranjih pravil v letu 2011 kaže 2 osebi javnega prava od 2.846 javnih organizaciji in 14 zasebnih organizacij, ki so potrdile notranja pravila pri Arhivu Republike Slovenije. (Horjak, Kova?i?, 2012, str. 46-47).
Medtem ko so v letu 2015 (stanje Ministrstva za kulturo, Arhiv RS, do 2.8.2015) 3 osebe javnega prava s potrjenimi notranjimi pravili, navkljub spremembam predpisov (ZVDAGA-A, Ur. list RS, št. 51/2014).
Po Ber?i? se z novo zakonodajo o elektronski hrambi zaradi kompleksnosti zakona, podzakonskih predpisov in standardov lahko zgodi, da se bo razvijala po?asneje, kot bi se sicer (Ber?i?, 2007). Rezultati kažejo, da se javnopravne osebe v Sloveniji še vedno ne odlo?ajo za uvedbo s predpisi usklajene elektronske hrambe in z njo povezane predpisane presoje notranjih pravil pri Arhivu RS, ?eprav je leta 2014 stopil v veljavo spremenjen zakon iz leta 2006 in elektronska hramba prinaša doprinos k u?inkovitosti in racionalizaciji poslovanja. Tako na primer ve?ina osnovnih in srednjih šol še vedno nima lastnih notranjih pravil (Hajtnik et al., 2015) in vzpostavljene s predpisi usklajene elektronske hrambe dokumentov.
4. STROŠKOVNA U?INKOVITOST HRAMBE
Na stroške vzpostavitve elektronske hrambe lahko pomembno vpliva kakovost predpisov, ki izhaja iz zahtev, kot so preprostost, kompleksnost, nujnost in sorazmernost (Kova?i?, Horjak, 2011, str. 43).
Vzpostavitev, izvajanje in vzdrževanje rešitev za podporo elektronskemu pisarniškemu poslovanju in elektronski hrambi ima lahko velike u?inke, ki se s stroškovnega vidika odražajo predvsem v (Gerdej, 2008, str. III–26):
• porabi sredstev (denarnih, tehnoloških),
• ažurnosti in uspešnosti organizacije (ustvarjalca dokumentarnega gradiva).
Skupni stroški elektronskega arhiviranja in elektronske hrambe dokumentov so stroški, ki vklju?ujejo administrativne stroške za razvoj in vzdrževanje postopkov hrambe in njihovega zagotavljanja v daljšem ?asovnem obdobju, in stroški zagotavljanja prostorov in opreme, ki so pri tem potrebni (Hoorens, Rothenberg, Orange, Mandele & Levitt, 2007,
str. 44).
Razvoj in vzdrževanje postopkov hrambe je povezan z izpolnjevanjem zahtev predpisov. Zato na stroške elektronske hrambe dokumentov lahko pomembno vpliva kakovost predpisov, ki izhaja iz zahtev, kot so preprostost, kompleksnost, nujnost in sorazmernost. Zahteve predpisov o elektronski hrambi dokumentov in njihova kakovost se med državami ?lanicami EU razlikujejo, saj EU sprejme predpise le za tista podro?ja, ki zaradi razli?ne urejenosti v posameznih državah ?lanicah povzro?ajo motnje pri prostem pretoku blaga, oseb ter storitev in kapitala (Ur. l. Evropske unije C 83/47, 2010). Zahteve predpisov v posameznih državah ?lanicah EU so lahko kompleksne in vplivajo na odlo?anje za uvedbo s predpisi usklajene elektronske hrambe. Zato usklajenost z zahtevami narekuje ve?jo odgovornost pri odlo?anju (Logan & Buytendijyk, 2003; Mathew, 2003). Kot odziv na navedeno problematiko so številne organizacije za izboljšanje svojega poslovanja uvedle ra?unalniško podporo odlo?anju z ve?kriterijskimi modeli.
Odlo?anje za uvedbo hrambe dokumentov mora biti sestavni del za?etnega na?rtovanja sistemov in projektov (Ross, 2000, str. 13). Elektronska hramba je odlo?itev o naložbi, kjer stroški v teko?em obdobju nastanejo v prepri?anju, da bodo koristili v prihodnjem obdobju, zato je ocena koristi glede na stroške in tveganje klju?nega pomena. Odlo?itveni modeli morajo odgovoriti ne samo na vprašanje, koliko elektronska hramba stane, ampak tudi zakaj – razlogi za stroške, ki bi s hrambo nastali (Currall & McKinney, 2006, str. 3, 8).
5. ZAKLJU?EK
Elektronska hramba prinaša številne prednosti v poslovanju organizacije. Predpisi predstavljajo podlago za vzpostavitev elektronske hrambe in z njimi povezanih notranjih pravil, kot obvezen element za vzpostavitev s predpisi usklajene elektronske hrambe dokumentov pri osebah javnega prava.
V Sloveniji se po 8 letih od uvedbe predpisov postavlja vprašanje, ali predpisi pozitivno vplivajo na osebe javnega prava, da se odlo?ajo na elektronsko hrambo dokumentov.
Javnopravne osebe se v Sloveniji še vedno ne odlo?ajo za uvedbo s predpisi usklajene elektronske hrambe in z njo povezane predpisane presoje notranjih pravil pri Arhivu RS, ?eprav je leta 2014 stopil v veljavo spremenjen zakon iz leta 2006 in elektronska hramba prinaša doprinos k u?inkovitosti in racionalizaciji poslovanja. Tako na primer ve?ina javnopravnih oseb - osnovnih in srednjih šol še vedno nima lastnih notranjih pravil (Hajtnik et al., 2015), potrjenih pri Arhivu Republike Slovenije in vzpostavljene s predpisi usklajene elektronske hrambe dokumentov, prav tako velja za zdravstvene ustanove.
Pristop pri oblikovanju predpisov za vzpostavitev s predpisi usklajene elektronske hrambe v Sloveniji kaže na pozitivno posebnost predpisov glede na urejanje podro?ja elektronske hrambe v ostalih dveh prou?evanih državah EU (Italija, Belgija), za katerega lahko re?emo, da ima vpliv na stroške elektronske hrambe, ki izhaja iz zahtev predpisov. Stanje na obravnavanem podro?ju kaže na potrebo po nadaljnjih raziskavah o razvoju elektronske hrambe in z njim povezano poenostavitvijo predpisov o uvedbi elektronske hrambe v Sloveniji, tako pri javnih kot zasebnih organizacijah. To pa predstavlja izziv za Slovenijo.
6. LITERATURA IN VIRI
1. Ber?i?, B. (2007). Elektronski arhiv po ?rki zakona. http://www.monitorpro.si/40924/trendi/elektronski-arhiv-po-crki-zakona/.
2. Currall, J., & McKinney, P. (2006). Investing in Value. A Perspective on Digital Preservation. D-Lib Magazine, 12(4), str. 1–14.
3. De?man, M. (2007a). Za?etek dolgoro?ne elektronske hrambe v slovenski upravi: trenutno stanje in scenarij prihodnosti. Uprava, letnik V, 3/2007. Najdeno 1. februarja 2015 na http://www.fu.uni-lj.si/uprava/V3.asp#5
4. De?man, M. (2007b). Slovenski zasebni sektor na za?etku dolgoro?ne digitalne hrambe. Zbornik Posvetovanja DOK_SIS 2007: Sistemi za upravljanje z dokumenti (str. IV 7–16). Kranjska Gora: Media.doc – Društvo informatikov, dokumentalistov in mikrofilmarjev.
5. De?man, M. (2008). E-uprava v slovenskih ob?inah: vidik dolgoro?ne hrambe. Zbornik XV. dnevi slovenske uprave 2008: Uprava in državljani – partnerji? (str. 1–9). Portorož: Fakulteta za upravo v sodelovanju z Ministrstvom za javno upravo Republike Slovenije.
6. Gov.UK. (2015). Archiving your trade documents. Najdeno 1. marca 2015 na https://www.gov.uk/archiving-your-trade-documents
7. Emea Europa. (2013). Best Archiving Practice Guidance. Najdeno 22. maja 2015 na http://esubmission.ema.europa.eu/tiges/BAP/BAP_Guidance_v1%200_June%202013.pdf
8. EndEx.2015. 5 Reasons Your Business Needs To Start Digital Archiving Now. Najdeno 22. maja 2015 na http://www.endex.co.uk/blog/5-reasons-your-business-needs-start-digital-archiving-now
9. Gašperši?, R., & Gaberc, B. (2008). E-arhiviranje v Merkur zavarovalnici z uporabo arhivskega sistema Easy Software. Zbornik Posvetovanja DOK_SIS 2008: Sistemi za upravljanje z dokumenti (str. III 16–24). Kranjska Gora: Media.doc ? Društvo informatikov, dokumentalistov in mikrofilmarjev.
10. Gerdej, M. (2008). Nekatere aplikacije digitalnega ustvarjanja dokumentov na pisarniško poslovanje in na ustvarjanje klasi?nega in digitalnega arhivskega in dokumentarnega gradiva. Zbornik Posvetovanja DOK_SIS 2008: Sistemi za upravljanje z dokumenti (str. III 25–29). Kranjska Gora: Media.doc – Društvo informatikov, dokumentalistov in mikrofilmarjev.
11. Hajtnik, T., Domajnko, B., Škofljanec, J. (2015). Elektronsko poslovanje in notranja pravila. http://www.pokarh-mb.si/uploaded/datoteke/arhiv_republike_slovenije_e_arhiv_domajnko.pdf
12. Halas, H., Pukl, T., & Blaži?, A. J. (2008). Do optimizacije poslovanja z lastno infrastrukturo – primer Si.mobil e-Arhiv. Zbornik Posvetovanja DOK_SIS 2008: Sistemi za upravljanje z dokumenti (str. 38 I–I 45). Kranjska Gora: Media.doc ? Društvo informatikov, dokumentalistov in mikrofilmarjev
13. Halas, H., Porekar, J., Klobu?ar, T., & Blaži?, A. J. (2008). Towards secure legally valid long-term electronic archive using pattern approach. Advances on Applied Computer and Applied Computational Science. Proceeding of the 7th WSEAS International Conference on Applied Computer & Applied Computational Science (ACACOS '08), 793–800.
14. Hodge, G. M. (2000). Best practice for digital archiving. An information life cycle approach. D-Lib Magazine, 6(1).
15. Hajtnik, T. (2008). Kje smo dve leti po sprejmu ZVDAGA Tehni?ni in vsebinski problemi klasi?nega in elektronskega arhiviranja: zbornik referatov dopolnilnega izobraževanja s podro?ij arhivistike, dokumentalistike in informatike (str. 33–40). Radenci: Pokrajinski arhiv Maribor.
16. Horjak, M. in Kova?i?, A. (2011). Razvoj Modela Kriterijev za odlo?anje o uvedbi elektronske hrambe dokumentov. Economic and Business Review, 13, str. 41-63.
17. Hoorens, S., Rothenberg, J., Orange, C., Mandele, M., & Levit, R. (2007). Addressing the uncertain future of preserving the past. Towards a robust strategy of digital archiving and preservation. Rand Europe. Najdeno na 1. februarja 2009 na spletnem naslovu http://www.rand.org/pubs/technical_reports/2007/RAND_TR510.pdf
18. Imaging. Org. (2015). Archiving2016. Najdeno 22. maja 2015 na http://www.imaging.org/ist/conferences/archiving/committee.cfm
19. Jerman-Blaži?, A. (2004). Approach for preservation the authenticity of digital objects – the eKeeper service. Proceedings of the IADIS International Conference, 2, 932–936.
20. Lamont, J. (2008). E-mail archiving: Options for SMBs. KM World, 17(4), 14–15.
21. Lavri?, T. (2009). Prednosti klasi?nega in elektronskega arhiviranja. Tehni?ni in vsebinski problemi klasi?nega in elektronskega arhiviranja: zbornik referatov dopolnilnega izobraževanja s podro?ij arhivistike, dokumentalistike in informatike (str. 437–455). Radenci: Pokrajinski arhiv Maribor.
22. Logan, D., & Buytendijk, F. (2003). The Sarbanes-Oxley Act Will Impact Your Enterprise. Gartner. Najdeno 1. februarja 2009 na spletnem naslovu http://www.gartner.com/ DisplayDocument?doc_cd=113823
23. Ministrstvo za kulturo RS, Arhiv Republike Slovenije. (2013). ETZ 2.1. Najdeno 22. maja na spletnem naslovu http://www.arhiv.gov.si/fileadmin/arhiv.gov.si/pageuploads/E-ARHIVI/ETZ_2_1/ETZ_-_II._del_razlicica_2.1_-_koncna.doc.pdf
24. Ministrstvo za kulturo RS, Arhiv Republike Slovenije. (2011). Javne evidence. Najdeno 2. avgusta 2015 na spletnem naslovu http://www.arhiv.gov.si/si/ javne_evidence/
25. Pogodba o delovanju Evropske unije. (2010). Ur. l. Evropske unije C 83/47. Najdeno 15. februarja 2010 na spletnem naslovu http://eur-lex.europa.eu/
26. Uredba o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva. (2006). Uradni list RS št. 86/2006.
27. Zakon o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih – ZVDAGA. Uradni list RS št. 30/2006.
28. Zakon o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih – ZVDAGA-A. Uradni list RS št. 51/2014..
29. Žumer, V. (2008). Poslovanje z zapisi. Ljubljana: Planet GV. |
