DR. IRENA MARINKO: ETIKA V POSLOVNI DOKUMENTACIJI
DR. IRENA MARINKO: ETIKA V POSLOVNI DOKUMENTACIJI |
|
|
Povzetek Namen raziskave je prikazati, kako pojmujejo etiko v poslovni dokumentaciji osebe, ki dnevno delajo z razli?nimi dokumenti, opisati najpogostejše eti?ne probleme, s katerimi se sre?ujejo in na?ine, kako jih rešujejo. Raziskava izhaja iz smernic eti?nega komuniciranja, ki sta jih razvila Allen in Voss: poštenost, zakonitost, zasebnost, kvaliteta, timsko delo, izogibanje konfliktu interesov, kulturna senzitivnost, družbena odgovornost, strokovna rast in napredovanje stroke. ?lanek ugotavlja, da ljudje razli?no pojmujejo poslovno etiko in da 60 % anketirancev bolj poudarja bonton kot pa eti?na na?ela. Iz raziskave je razvidno, da je eti?nih problemov v praksi veliko in da jih najuspešneje rešujejo tisti, ki skušajo biti pri tem pošteni, delujejo v skladu z zakonom, odgovorno in se izogibajo konfliktom. Abstract The research intends to show the comprehension of ethics in business documentation by people who work with different documents on a daily basis, to describe the most frequent ethical problems which they face and methods in which they solve problems. The research is based on the guidelines of ethical communication developed by Allen and Voss: honesty, legality, privacy, quality, team work, avoiding the conflict of interests, cultural sensitivity, social responsibility, professional growth and development. The article states that people have different notions of business ethics and that 60 % of those who answered the questionnaire put more emphasis on manners than ethical principles. The research describes a number of ethical problems which arise in the daily work with business documents and shows that ethical problems are best solved by those who try to be honest, work according to legal rules, are socially responsible and avoid conflicts. Key words: busines ethics, business documentation, solving ethical problems 1 VREDNOTE IN PRINCIPI ETIKE PRI POSLOVNI DOKUMENTACIJI Etika v poslovni dokumentaciji postaja predmet diskusije šele v zadnjih desetletjih, ko se tudi pri pisnem poslovnem komuniciranju sprašujemo o tem, ali pišemo tako, da izražamo vrednote in etiko. Pri tem se etiko na splošno razume kot da vklju?uje ne le dolo?ene teorije, pa? pa tudi sisteme vrednot in principov (Dobrowski, 2000). Po ugotovitvah raziskave o poslovnih kodeksih multinacionalk (Kaptein, 2004) ima kar polovica najve?jih multinacionalk kodekse etike, ki se osredoto?ajo predvsem na odgovornost podjetij glede kvalitete proizvodov in storitev, upoštevanja zakonov in predpisov in naravnega okolja. Mnogo kodeksov navaja kot pomembna tudi na?ela transparentnosti, poštenosti, upoštevanje glavnih vrednot podjetij, primerno obnašanje zaposlenih, politika neustrahovanja, upoštevanje konflikta interesov, korupcije, prevare. V tej raziskavi ne obravnavamo etike v lu?i kodeksov, pa? pa na osnovi dejanske prakse menedžerjev in poslovnih sekretarjev v gospodarstvu in negospodarstvu, ki vsakodnevno delajo z razli?nimi poslovnimi dokumenti. ?lanek izhaja iz smernic eti?nega komuniciranja, ki sta jih razvila Allen in Voss: poštenost, zakonitost, zasebnost, kvaliteta, timsko delo, izogibanje konfliktu interesov, kulturna senzibilnost, družbena odgovornost, strokovna rast in napredovanje stroke (Flammia, Voss, 2007). Empiri?na raziskava prikaže, kako pojmujejo etiko v poslovni dokumentaciji osebe, ki neposredno delajo z razli?nimi dokumenti, spregovori o najpogostejših eti?nih problemih, s katerimi se sre?ujejo in navede na?ine, kako jih rešujejo. Markel navaja, da sodijo med najpomembnejše principe etike pri poslovnih dokumentih upoštevanje pravnih predpisov, kodeksa etike, navajanje resni?nih podatkov, da se ne zavaja bralcev (zbujanje napa?nih vtisov, pretiravanje, uporaba polepšanih izrazov namesto obi?ajnih), jasno pisanje, izogibanje diskriminatornemu pisanju, navajanje virov (Markel, 2012). Podobno tudi Dobrin in drugi (Dobrin et al, 2010): etika predstavlja pomemben temelj poslovne dokumentacije, saj je eden od pokazateljev dobrega in poštenega poslovanja. Da bi bili poslovni dokumenti eti?ni, ni dovolj le, da podjetje upošteva pravila bontona. Predvsem je pomembno, da se pri sporo?anju spoštuje resnico, da se poudarja klju?ne zadeve, da se ne skriva zadev, se ne izogiba resnici, da se ne predstavlja zadev v napa?ni lu?i, da se ne prikazuje problemov preve? poenostavljeno ali preve? komplicirano in da se uporablja pravi ton. Niso pa vsi avtorji takšnega mišljenja. Anderson (2010) na primer navaja, da so najpomembnejše eti?ne vrednote pri pisanju upoštevanje stališ?a bralcev, prepri?ljivost in kreativnost (govori o reader centered approach). Pri poslovni dokumentaciji imajo pomembno vlogo naslovnikom prijazna sporo?ila, zato je treba razmisliti, ali se uporabi papirnato ali e-sporo?anje, kako se sestavi sporo?ilo, kdaj se piše formalno in kdaj neformalno itd. (Schroevers, 2010). E-sporo?ila se pošilja, ?e je treba hitro poslati ali pridobiti informacijo, ?e je e-sporo?anje v dolo?enem primeru v navadi, ?e je potreben pisni dokaz o poslani informaciji, ali ?e se pošilja sporo?ila ve? naslovnikom naenkrat. Nekaterim ljudem na zelo visokih položajih se ne more poslati e-sporo?ila, saj etiketa zahteva skrbno sestavljen dopis. Na marsikaterem podro?ju, predvsem pa v medicini in socialnem delu je zelo pomembna zaš?ita podatkov (Reamer, 2013; Cumming et al., 2007). E-pošto, ?e ni posebej zaš?itena, si lahko ogleduje vsak, zato se na ta na?in ne sporo?a tajnih podatkov, na primer poslovnih skrivnosti ali informacij o odpuš?anju ali zaposlovanju delavcev. 2 METODOLOGIJA RAZISKAVE Namen raziskave je bil prikazati, kako pojmujejo etiko v poslovni dokumentaciji osebe, ki dnevno delajo z razli?nimi dokumenti, opisati najpogostejše eti?ne probleme, s katerimi se sre?ujejo in navesti na?ine, kako jih rešujejo. V raziskavi je sodelovalo 50 oseb, ki se ukvarjajo predvsem s poslovno dokumentacijo, zaposlene pa so kot menedžerji, poslovni sekretarji in referenti v gospodarskem in javnem sektorju - v zavarovalnicah, prodaji knjig, v bankah, trgovskih podjetjih, veleprodaji, maloprodaji, izvozu, v proizvodnih podjetjih, družinskih podjetjih, turisti?nih podjetjih, gradbenih podjetjih, v medijskih hišah, v ministrstvih, ob?inski upravi, vladnem uradu, sodstvu, osnovnih, srednjih in visokih šolah, v avtošolah, knjižnicah, na zavodu za zaposlovanje, zavodu za zdravstveno zavarovanje, centru za socialno delo, sindikatu, društvu, obrtni zadrugi, športnem klubu. Osebe imajo dnevno opraviti s številnimi dokumenti tako v papirnati kot v elektronski obliki. Med najpomembnejšimi so: Vsa vprašanja v anketi so bila odprtega tipa. Pri nekaterih vprašanjih je bilo možno navesti kvantitativne podatke, pri drugih pa kvalitativne. 3 KAJ ZAPOSLENIM POMENI ETIKA V POSLOVNIH DOPISIH 40 % anketiranih je izrazilo mnenje, da jim etika v poslovnih dopisih pomeni, da sledijo na?elom poštenja, enakopravnosti in nepristranskosti, pri argumentaciji uporabljajo dokaze, upoštevajo in spoštujejo stališ?a drugih, nesoglasja skušajo reševati konstruktivno, so resnicoljubni in vljudni, pišejo optimisti?no, moralno, skušajo pokazati zagnanost in angažiranost, prijaznost, spoštovanje, kulturno obnašanje, pomagati ljudem, dajati pravo?asne odgovore, pokazati razumevanje, strpnost, strokovnost, sodelovanje, dajati kakovostne povratne informacije, upoštevajo zaupnost, vestnost, enako obravnavanje vseh strank, pazijo, da niso žaljivi, za napake se opravi?ijo, dajejo to?ne podatke, pišejo jasne, razumljive, pregledne dopise, so odprti za nove ideje. 60 % anketirancev meni, da predstavlja etiko v poslovni dokumentaciji uporaba vljudnostnih slovni?nih oblik, dobra obliko dopisa, vikanje, uporaba nazivov, pravilno izražanje v slovenskem (oziroma tujem) jeziku, uporaba oblike dopisa mora biti v skladu s predpisi organizacije, v e-sporo?ilih ne sme biti velikih tiskanih ?rk. Iz tega lahko sklepamo, da le 40 % anketirancev gleda na etiko v smislu vrednot in principov, ki jih navajajo Allen, Voss, Flammia, Markel, Kaptein, Dobrin in drugi, ki poudarjajo resnico, odkritost, poštenost; spoštovanje, prijaznost, pozitivnost, strpnost, kakovost, odprtost itd. Ve? kot polovica anketiranih pa je izjavilo, da pod etiko razume zgolj zunanje veš?ine kot vljudnost, oblika dopisa, uporaba pravilne slovnice, nazivov itd. 4 NAJPOGOSTEJŠI ETI?NI PROBLEMI V POSLOVNI DOKUMENTACIJI Skoraj vsak anketiranec se je že kdaj sre?al z eti?nimi problemi v zvezi s poslovno dokumentacijo. V anketah so opisali predvsem naslednje probleme: Anketiranka, ki dela z ugovori, pritožbami ali dopisi, s katerimi želijo stranke nekaj sporo?iti, naleti na številne dopise, v katerih je veliko negativnosti in žaljivih izrazov. Zaposlena na fakulteti se najve?krat sre?uje z eti?nimi problemi v dokumentih, ki obravnavajo odnos fakultete do zasebnosti, nagrajevanje delavcev, dodeljevanje nalog in ocenjevanje uspešnosti. Anketiranec, katerega delo je kontrola dobavnic, se pogosto sprašuje, ali naj posreduje informacijo, ki jo nekdo potrebuje, kako naj izrazi svoje nestrinjanje, kako naj opozori na napako sodelavca ali nadrejenega. Zaposlena na šoli pravi, da se od nje na splošno pri?akuje objektivno in nepristransko delovanje v interesu šole. Vendar je že morala upoštevati navodila nadrejenega in napisati dopis, s katerim se ni strinjala. Eni od anketirank se zdi neeti?no, ker ljudje ne spoštujejo dela, ki ga opravijo drugi, ne pohvalijo opravljenega dela, ne pišejo spodbudno in že vnaprej negativno vplivajo na bralca, ne spoštujejo ?asovnih rokov, dajejo direktive, za katere niso pristojni. Anketiranka se je sre?ala z eti?nim problemom, ko je morala napisati odpoved zunanjim sodelavcem in opomin pred prekinitvijo delovnega razmerja sodelavcu. Eti?ni problemi nastajajo pri pošiljanju zaupnih podatkov po elektronski pošti ter prejemanju elektronskih sporo?il, ki niso bila povezana s službenimi zadevami. Ena od anketiranih je morala izra?unati pla?e za zaposlene na podlagi površnih ocen dela. Nadrejeni so od nje zahtevali, da utemeljuje stroške, za katere ni vedela, ali so bili upravi?eni. Neeti?na je bila tudi zahteva nadrejenega, naj ponaredi njegov podpis, ker ni bil prisoten. Zaposleni v gradbeništvu navaja, da eti?ni problemi nastajajo zaradi preverjanja lojalnosti podjetju (nekdo ponudi zaposlenemu delo na ?rno v ?asu, ko je delavec na delovnem mestu), nastajajo tudi nacionalni problemi (pripadniki dolo?ene nacionalnosti držijo skupaj). V eni od organizacij se pojavljajo eti?ni problemi pri dopisih in poro?ilih, ki jih sestavijo sodelavci in sicer predvsem v zvezi z odgovornostjo za delovne obveznosti, ?as in organiziranost pri delu ter ponarejanje dokumentov. V enem od podjetij se je anketirani sre?al s situacijo, ko je nadrejeni podrejenemu nekaj naro?il, nato pa se je sprenevedal, da o zadevi ni? ne ve. Na delovnem mestu v javni upravi se delavka soo?a z dokumenti, v katerih pošiljatelj nagovarja prejemnika k neeti?nemu ravnanju, ga žali in obtožuje, izvaja politi?ni pritisk, lobiranje itd. V gospodarski organizaciji je neeti?no ravnanje vidno predvsem v neupoštevanju dogovorjenih rokov dobave in reševanju reklamacij za uporabnike. Ena od anketirank vidi eti?ne probleme predvsem v tem, ali naj o napaki sodelavca opozori nadrejenega, sodelavca, ali naj prizna svojo napako, ali naj izrazi svoje mnenje, komu in kako naj posreduje informacijo. Eti?ni problem predstavlja nerazumljiva vsebina dokumenta, uporaba neprimernih izrazov (grobih), neprimerna oblika dokumenta. V podjetjih prihaja do eti?nih problemov pri izpolnjevanju poslovne dokumentacije pri na primer prevzemu blaga, zaradi neopravljenih obveznosti ob dolo?enih rokih. Anketiranka navaja, da je naletela na ponarejanje dokumentov po navodilu nadrejene, neupravi?eno pisanje e-sporo?il nadrejene podrejeni, pri ?emer je šlo za vmešavanje v privatno življenje, obtoževanje za nedokazana dejanja, neutemeljeno ocenjevanje podrejenih, grožnje podrejeni, nepravilno obra?unavanje študentskega dela in dela po podjemnih in avtorskih pogodbah. Podrejena je morala odgovoriti na dopis oziroma dokument v lastnem imenu po navodilu nadrejenih, kljub temu, da se z vsebino ni strinjala. V podjetju nastajajo problemi, ko se stranka pritoži na storitev ali izdelek in zahteva v zameno dolo?ene ugodnosti, pa ?eprav je stranka sama ravnala napa?no in poškodovala blago. V eni od delovnih organizacij se odgovorna za poslovno dokumentacijo sre?uje z eti?nimi problemi zaradi neusposobljenosti za dolo?ene odgovore, pa tudi pri delu s strankami, ki bi jim bilo treba sporo?iti, da bodo naslednji dan popusti, ali se jim opravi?iti zaradi napake. V podjetju spada med najve?je eti?ne probleme laž pri ponudbi in prevara pri izstavljanju ra?unov za opravljene storitve. Enemu od anketirancev se zdijo neeti?ne okrajšave, ki jih mora potem iskati z dodatnim iskanjem podatkov. Prav tako so neeti?ne reklamacije strank z žaljivo vsebino ali povratne informacije, ki so nerazumljivo dolge. Neeti?na so verižna pisma, ki nimajo povezave s poslom, žaljiva vsebina, pošiljanje zaupnih podatkov po e-pošti, predolgo ?akanje na odgovor. Enega od anketirancev motijo dopisi brez pozdrava in zahvale, nepravilno naslovnega pisma, nejasno in v neustreznem tonu napisani dokumenti ter dokumenti, napisanimi s tipkarskimi, pravopisnimi in slovni?nimi napakami ter napisani v neknjižni slovenš?ini. Anketiranec navaja, da je neeti?no, ker se piše v preve? uradniškem namesto v pogovornem jeziku, saj prvega nih?e ne razume. Iz teh primerov je razvidno, da zaposleni, ki delajo s poslovno dokumentacijo, ve?inoma opisujejo kot eti?no problemati?ne dokumente, ki nastajajo zaradi neeti?nih odnosov, žalitev, neeti?nega ravnanja nadrejenih ali strank, nespoštovanja dela, rokov, zaupnih podatkov, negativnosti, konfliktov, nelojalnosti, ponarejanja, pritiskov k neeti?nemu ravnanju, prevar. Samo štirje odgovori se nanašajo na oblikovno in slovni?no stran poslovne dokumentacije. 5 REŠEVANJE ETI?NIH PROBLEMOV PRI POSLOVNI DOKUMENTACIJI Anketiranka, ki dela z ugovori, pritožbami ali dopisi, s katerimi želijo stranke nekaj sporo?iti, naleti na številne dopise, v katerih je veliko negativnosti in žaljivih izrazov. Takšne dopise najprej odstopi nadrejenim, s katerimi se pogovori, kakšen na?in bi bil primeren, da se stranko pomiri in se ji sporo?i, zakaj je prišlo do vpisa, kot ga navaja, predvsem pa, kakšen je na?in reševaja problema. Strankam odgovorijo na vsak dopis, saj jim s tem sporo?ijo, da je bil dokument obravnavan. Ena od anketiranih je napisala odgovor tako, kot ji je svetoval nadrejeni, ?eprav se s tem ni strinjala. Stranka z odgovorom ni bila zadovoljna in se je pritožila ?ez osebo, ki je odgovor napisala. Po posredovanju sodelavcev je tako krivdo za neprimeren odgovor kot tudi stranko prevzel vodja. Naslednja anketirana je bila sprejeta na delovno mesto tajnice v izobraževalni ustanovi in je kmalu ugotovila, da je arhiv slabo urejen. Problem je bil predvsem pri dosjejih udeležencev izobraževanja, ki niso vsebovali vseh listov in zapisnikov, zato je bilo težko preverjati verodostojnost ocen za izdajo spri?eva. To je dobronamerno povedala tako dotedanji zaposleni kot tudi nadrejenemu. Dotedanja zaposlena je bila užaljena in ji je jezno zabrusila, naj uredi arhiv tako, da ji bo vše?. Kljub napetemu odnosu so na šoli poiskali ve?ji in bolj primeren prostor za arhiv, ga opremili z arhivskimi ognjevarnimi omarami, ovoje z osebnimi listi posameznih udeležencev izobraževanja so odslej dajali v registratorje, te pa uredili po razredih in šolskih letih izobraževanja. S tem se je zadeva po organizacijski strani uredila. Anketirana ni navedla, ?e je bil rešen tudi problem medsebojnega odnosa. Ena od anketiranih je pri pregledu dokumentacije ugotovila, da stranki manjka potrdilo o zdravstvenih težavah, vendar pa ji vloge niso enostavno zavrnili, pa? pa so jo poklicali na razgovor, ji pojasnili zadevo in ji natan?no povedali, kaj naj prinese. Tako so si iz nezadovoljne stranke ustvarili zadovoljno. V neki organizaciji je delavec, ki je imel nalogo, da pošlje dopise nekaterim slovenskim klubom v zvezi s skupnim sodelovanjem pri poletni športni prireditvi, napravil veliko napako pri sporo?ilu. Namesto, da bi razložil, kakšni so postopki prijave in kako pristopiti k sodelovanju, je naslovnikom napa?no sporo?il, da je pri tem njegova organizacija glavna in jim ukazovalno navedel, kaj morajo narediti. Vodja organizacije je prejel veliko število klicev in se je tudi moral opravi?iti za neprofesionalen na?in posredovanja dokumentacije. Sestavil je opravi?ilno pismo in ponovno zaprosil za sodelovanje. Delavec, ki je naredil napako, je bil premeš?en na drugo delovno mesto, ki ni zajemalo pisanja dopisov. Neka ban?na delavka je dobila dopis jezne stranke, da še vedno ni prejela prepla?ila za kredit. Preverila je, zakaj je do tega prišlo in ugotovila, da so bila sredstva nakazana drugam, zato je naredila preknjižbo in prepla?ilo vrnila stranki, hkrati pa v dopisu navedla vzrok za težavo in se ji opravi?ila. Stranka jo je naslednji dan poklicala po telefonu in se ji zahvalila za ažurnost in prijaznost. V oddelku državne uprave so uradne ure za blagajno druga?ne kot za stranke na vložiš?u, ki prinašajo vloge. Ker stranke vratarju navadno povedo, da morajo nekaj oddati v vložiš?u, jih ta spusti noter, stranka pa nato pokaže nalog, ki ga mora pla?ati. ?eprav stranka pride izven uradnih ur, se javna uslužbenka zaveda, da ljudje pa? vsega ne vedo in ji skuša pomagati. Vzame pla?ilni nalog, ga napiše v blagajniški prejemek, ?e je blagajna že zaklju?ena, stranki da potrdilo o pla?ilu, sama pa naslednji dan vnese podatke v ra?unalnik. Stranke so zadovoljne, da so uspele zadevo urediti, uslužbenka pa tudi pridobi, saj se ji naslednji dan ni treba ve? ukvarjati s tem delom. Ena od anketiranih je morala izra?unati pla?e za zaposlene na podlagi grobih ocen dela. Na tej osnovi naj bi izra?unala procente zaposlitve in razdelila ure po mesecih. Ker delavka vsebinsko ni poznala dela in ni vedela, kako je vsebinsko in koli?insko razdeljeno na delavce, je pripravila le okviren izra?un, nato pa prosila predstojnika, da za vsakega zaposlenega skupaj preverita, ?e procent ustreza dejanskemu delu. Postopek sta morala ponoviti vsaj trikrat, preden sta natan?no razporedila vsako uro posebej vsakemu zaposlenemu. Vendar pa so ljudje pri pla?ilih ob?utljivi in je bila natan?nost v tem primeru zelo na mestu. Eden od anketiranih je dal ponudbo v podjetje, kjer mu je tisti, ki je izbiral ponudnika, jasno povedal, da bo izbran samo v primeru, ?e bo imel tudi sam kaj od tega. Ponudnik je predlog zavrnil, naslednji dan poklical nadrejenega v podjetju in mu opisal, kaj se je zgodilo. Nadrejeni je bil presene?en in je prosil za natan?en opis. Anketirani ni povedal, ali je to naredil, pa? pa je le omenil, da je to odvisno od vsakega posameznika. V za?etku leta v banki poteka ocenjevanje zaposlenih, njihovega dela in odnosa tako do dela kot zaposlenih. Nikoli se ne zgodi, da bi bila dodeljena ocena vše? vsem, zato je nekateri ne podpišejo oziroma potrdijo. Sledi sestanek pri nadrejenem direktorju, kjer zaposleni utemeljuje svoje dosežke za dvig ocene. Ve?inoma se ocena kljub sestanku ne spremeni, saj je dodeljena na podlagi preteklega dela, ki je razvidno iz poro?il. Kdaj pa kdaj pa se tudi zgodi, da se ocena spremeni, saj mogo?e vodja pri ocenjevanju ni upošteval zgolj rezultatov, ampak je vklju?il tudi osebno mnenje o zaposlenem, kar pa ni eti?no. Glede na to, da so nadrejeni postavljeni na vodstveno funkcijo, bi morali pri tako ko?ljivi zadevi blokirati svoja ?ustva in se osredoto?iti zgolj na dejstva. Delavec na ministrstvu se je s podobnim eti?nim problemom sre?al pri letnem ocenjevanju svojih podrejenih. Ocenjevanje se izvaja na podlagi zakona, ki ureja sistem pla? v javnem sektorju. Kot nadrejeni je moral oceniti delo uslužbenca za preteklo leto. Omenjeni je bil v preteklem letu v obdobju osmih mesecev odsoten zaradi zdravstvenih težav. Ocenil ga je z oceno »prav dobro«, ?eprav bi si delavec za štiri mesece dela morda zaslužil višjo oceno. Podrejeni se je na oceno pritožil z argumentom, da njegova bolniška odsotnost na oceno ne bi smela imeti vpliva in da si za svoje delo zasluži oceno »odli?no«. Mnenje nadrejenega, katerega je komisija kasneje tudi upoštevala, je bilo, da so morali drugi sodelavci v ?asu, ko je bil uslužbenec zdravstveno odsoten, vložiti bistveno ve? truda in ?asa, da so si »njegovo« delo med seboj razdelili in ga v predpisanih rokih tudi pravo?asno opravili. Navedeni nadrejeni s podrejenim zaradi ocenjevanja še vedno nima takih odnosov, kot bi si jih želel. Zaposlena v javni upravi je prejela dokumentacijo nezadovoljnega državljana, ki je želel v Državnem svetu lobirati za posredovanje pri Komisiji za prepre?evanje korupcije. Pošiljatelju se je korektno, prijazno in kratko zahvalila za posredovano dokumentacijo in ga obvestila, da Državni svet za obravnavanje tovrstnih zadev ni pristojen. Dokumentacijo je poslala Komisiji za prepre?evanje korupcije. Ena od anketiranih ima vpogled v bazo podatkov zavarovanih oseb. K njej je prišla sodelavka in jo prosila, da pogleda v osebne podatke njenega soseda. Takoj ji je prijazno razložila, da tega ne more narediti, ker nima zakonske podlage in tudi Zakon o varovanju osebnih podatkov tega ne dopuš?a. Nadrejena je po e-pošti pisno odredila podrejeni, naj ponaredi njen podpisa na uradni dokument. Podrejena je zaradi strahu pred izgubo službe sicer ponaredila podpis, vendar jo je to obremenjevalo in je kasneje zahtevala, da se dokument s ponarejenim podpisom opredeli kot neveljaven. Dokument so nato ponovno izpisali, podpisala pa ga je nadrejena. V nekem primeru je nevestni sodelavec zanemaril pisne odgovore na veliko število dopisov. Nekateri dopisi so bili zaupne narave, drugi pa nosili oznako urgentno. Sankcije, ki so sledile, so bile tako finan?ne kot delovne narave: v obliki ukinitve dodatka pri pla?i, kot tudi pri pomembnosti reševanja delovnih nalog. Sodelavec je po tem postal vesten in vzoren delavec. Starši zaposlene na šoli so želeli, da se zaradi poznanstva sprejme v šolo njihovega otroka mimo vseh zakonskih predpisov. Vljudno jim je odgovorila, da to ni mogo?e in utemeljila z vsebino ?lenov v zakonu, ki govorijo o postopkih za vpis. V banki so kreditojemalcu odobrili kredit. Po kon?anem sestanku so stranki izro?ili mapo z vso dokumentacijo, ki ji pripada (kreditna pogodba, potrdilo o nakazilu in potrdilo o stanju na ra?unu). Stranka je zapustila poslovalnico in odšla na pošto. Tam je mapo pomotoma pozabila na odlagalni polici, kjer jo je našla obiskovalka pošte. Ta je mapo prinesla v banko, pred tem pa pregledala podatke v mapi. Banka je kreditojemalca obvestila o pozabljeni mapi in ga povabila, naj jo prevzame. Oglasil se je naslednji dan, zatrdil, da mape v poslovalnici sploh ni prevzel in da ga je znanec povprašal, zakaj potrebuje tako velik znesek kredita. Zahteval je pojasnila, kako so podatki prišli do njegovega znanca, saj on ni nikomur povedal, da bo najel kredit. Banka je potrebovala veliko ?asa, da je razjasnila situacijo, vklju?iti so morali tudi osebo, ki je našla mapo. Eno od anketiranih je sodelavec obtožil, da mu ni izro?ila odlo?be o dopustu in obvestil tudi direktorico in kolektiv, da ni dobro opravila svoje naloge. Dokazala mu je, da je prejem odlo?be podpisal in mu obenem vljudno pojasnila, da v kolikor dokumenta ne bo našel, mu bo uredila kopijo zahtevanega dokumenta. Tudi direktorici in ostalim sodelavcem bo na nevsiljiv na?in ob priliki pojasnila, kako se je zadeva razrešila. Uslužbenka javne uprave je stranki poslala opomin za nepla?ano terjatev. Stranka je predložila dokazilo o pla?ilu, zato so se ji ustno in pisno opravi?ili. Ena od anketiranih mora po zaposlitvenih razgovorih, ki jih opravi s kandidati, neizbrane kandidate pisno obvestiti, da niso bili izbrani. Velikokrat naleti na koga (obi?ajno je to po elektronski pošti), ki v afektu napiše žaljivo in nesramno pismo. Skuša se postaviti v njihovo kožo in jih razumeti, zato v odgovoru obrazloži, zakaj niso bili izbrani. Odgovor ve?inoma pošlje z zamikom, saj s tem pridobi na ?asu, ko se naval jeze umiri. Do sedaj je bila uspešna pri reševanju tovrstnih zadev. Anketirana je po elektronski pošti prejela reklamno sporo?ilo sodelavke, s prošnjo, da ga pošlje vsem poslovnim partnerjem, s katerimi je v zadnjem mesecu sodelovala. V sporo?ilu je bilo oglaševanje dejavnosti, s katero se ukvarja njen mož. Problem je rešila tako, da jo je opozorila na to, da gre za kršitev temeljnega na?ela kodeksa eti?nosti. Anketiranci torej rešujejo eti?ne probleme v zvezi s poslovno dokumentacijo predvsem na dva na?ina: nekateri, redkejši, se sprijaznijo z neeti?nim ravnanjem; ve?ina pa skuša ravnati tako, kot jim narekujejo na?ela etike in morale. Iz številnih zgornjih opisov je razvidno, da se zaposleni v gospodarstvu in v državni upravi poglobijo v dopise, ?eprav so sogovorniki žaljivi in skušajo strankam razložiti situacijo. ?e to naredijo na dovolj spreten in obziren na?in, velikokrat (ne pa vedno) sploh ne pride do zaostritve odnosov. 6 ZAKLJU?EK Etiko se velikokrat presoja po eti?nih kodeksih, ki jih je sprejelo veliko podjetij, naša raziskava pa je poskušala na problematiko pogledati v lu?i vsakdanjega dela s poslovnimi dokumenti. Raziskava izhaja iz smernic eti?nega komuniciranja, ki sta jih razvila Allen in Voss: poštenost, zakonitost, zasebnost, kvaliteta, timsko delo, izogibanje konfliktu interesov, kulturna senzibilnost, družbena odgovornost, strokovna rast in napredovanje stroke oziroma navaja še nekatere druge avtorje, ki razmišljajo podobno. Iz raziskave pojmovanja poslovne etike med menedžerji in poslovnimi sekretarji je razvidno, da jih v teoriji precej omejuje poslovno etiko na bonton, slovni?no pravilno izražanje itd., v praksi - pri opisu dejanskih primerov eti?nih problemov pa se pokaže, da gre bolj za vrednote in principe. Vrsta anketirancev prikaže, da je eti?ne probleme možno reševati na primeren na?in, ?e so ljudje pripravljeni slediti na?elom in vrednotam kot so poštenost, zakonitost, kvaliteta, družbena odgovornost. LITERATURA Anderson, P. V. 2010. Technical communication. Wadsworth: Cengage Learning. Cumming, S., Fitzpatrick, E., McAuliffe, D., McKain, S., Martin, C., Tonge, A. 2007. Raising the Titanic: Rescuing social work documentation from the sea of ethical risk, Australian Social Work, vol. 60, no. 2, 239 – 257. Dobrin, S. I., Keller, C. J., Weisser, C. R. 2010. Technical communication in the twenty-first century. Upper Saddle River: Prentice Hall. Dombrowski, P. M. 2000. Ethics and technical communication: the past quarter century. Journal of Technical Writing and Communication, vol. 30, no. 1, pp 3-29. Flammia, M., Voss, D. 2007. Ethics in technical communication. Technical communication, vol. 54, no.1, pp. 72 – 87. Markel, M. 2012. Technical communication. Boston, New York: Bedford/St. Martin's. Kaptein, M. 2004. Business Codes of multinational firms: what do they say. Journal of business ethics, vol. 50, issue 1, pp 13-31. Reamer, F. G. 2013. Social work in digital age: Ethical and risk management challenges, Social Work, vol. 58, no. 2, 163 – 172. Reamer, F. G. 2005. Documentation in social work: evolving ethical and risk-management standards, Social Work, vol. 50, no. 4. Schroevers, S. M. 2010. E-mails in English. Freiburg: Haufe-Lexware. |