Barbara Engelsberger: ORGANIZIRANOST IN DELOVANJE MINISTRSTVA ZA ZUNANJE ZADEVE REPUBLIKE SLOVENIJE

Povzetek

?lanek obravnava opis organiziranosti in delovanja Ministrstva za zunanje zadeve Republike Slovenije.

Zunanje zadeve države, konzularna zaš?ita in mednarodne pogodbe so podro?ja, na katerih svoje naloge opravlja Ministrstvo za zunanje zadeve Republike Slovenije. Organiziranost in delovanje Ministrstva za zunanje zadeve Republike Slovenije morata omogo?ati u?inkovito, selektivno in hitro pretakanje informacij ter vzpostaviti mehanizem hitrega in pravilnega odlo?anja. Klju?no je, da se organizacijska struktura, delovanje notranje službe in diplomatsko konzularnih predstavništev ministrstva prilagajajo razmeram, v katerih se država trenutno nahaja, in prihajajo?im se izzivom.

Klju?ne besede: ministrstvo, zunanje zadeve, generalni sekretar, diplomatsko konzularno predstavništvo, diplomat, veleposlanik, notranja služba, zunanja služba.
Abstract

Country foreign affairs, consular protection and international treaties are areas, on which the Ministry of Foreign Affairs of the Republic of Slovenia performs its tasks. Organization and activities of the Ministry of Foreign Affairs of the Republic of Slovenia must allow efficient, selective and quick decanting of information and establish mechanism of quick and correct decision making. It is crucial that the organizational structure and activities of internal departments and diplomatic and consular representations of the ministry adapt to the state issues in which a certain country is currently in, as well as its upcoming challenges the country may face in the future.

Key words: ministry, foreign affairs, secretary general, diplomatic and consular representation, diplomat, ambassador, internal department, external department.

1. UVOD

Ministrstvo za zunanje zadeve Republike Slovenije je del državne uprave in predstavlja izvršilno vejo oblasti. Ustanovljeno je bilo za izvajanje nalog s podro?ij zunanjih zadev države, konzularne zaš?ite in mednarodnih pogodb, ki jih je predpisala vlada (Zakon o državni upravi, 2005, 41. ?len). Ministrstvo opravlja zadeve, ki se nanašajo na odnose Republike Slovenije z drugimi državami in mednarodnimi organizacijami. Vladi, državnemu zboru, predsedniku republike in drugim državnim organom pripravlja strokovne podlage za sprejemanje stališ?, ocen in ukrepov na podro?ju zunanje politike (Zakon o zunanjih zadevah, 2011, 2. ?len). Ministrstvo za zunanje zadeve predstavlja Republiko Slovenijo pri drugih državah in v mednarodnih organizacijah, spremlja mednarodne politi?ne in gospodarske odnose, razvija odnose Republike Slovenije z drugimi državami in mednarodnimi organizacijami, vodi oziroma sodeluje pri pogajanjih z drugimi državami in mednarodnimi organizacijami ter skladno z Zakonom o zunanjih zadevah sodeluje v postopku za sklenitev mednarodnih aktov, vodi njihovo evidenco, jih hrani, spodbuja in usklajuje sodelovanje s tujino na politi?nem, gospodarskem, prosvetnem, kulturnem, znanstveno-tehni?nem in na drugih podro?jih. Posebno skrb posve?a varovanju interesov Republike Slovenije in njenih državljanov ter pravnih oseb v tujini, skrbi za slovenske manjšine v sosednjih državah in za Slovence po svetu (Ministrstvo za zunanje zadeve Republike Slovenije, 2013).

2. ORGANIZIRANOST MINISTRSTVA ZA ZUNANJE ZADEVE REPUBLIKE SLOVENIJE

Ministrstvo za zunanje zadeve Republike Slovenije se od drugih resornih ministrstev razlikuje po tem, da se naloge ministrstva opravljajo tako neposredno kot tudi po diplomatsko konzularnih predstavništvih v tujini. Kljub vsemu ima ministrstvo kompleksno zgradbo. Sama notranja organizacija in sistemizacija delovnih mest je dolo?ena s strani ministra v soglasju z Vlado Republike Slovenije.

Organizacijske enote ministrstva so: kabinet ministra, direktorat, sekretariat, projektna enota, sektor, služba, oddelek, diplomatsko predstavništvo, konzulat in urad (v tujini).
Ministrstvo za zunanje zadeve Republike Slovenije vodi minister, ki ima status funkcionarja in je imenovan ter razrešen s strani državnega zbora na predlog predsednika vlade. Neposredno pod njim sta dva državna sekretarja, ki sta tudi ministrova namestnika. Državna sekretarja nimata pravice izdajanja predpisov in glasovanja na vladi. Imata status funkcionarja, ki ju na predlog ministra imenuje in razrešuje vlada. Funkcija jima lahko preneha z dnem, ko preneha funkcija ministru (Zakon o državni upravi, 2005, 17. ?len). Sledijo generalni sekretar, pet generalnih direktorjev, politi?ni direktor, vodje sektorjev in vodje služb.

Javne naloge na podro?ju zunanjih zadev na Ministrstvu za zunanje zadeve opravljajo diplomati, vodje diplomatskih predstavništev ali konzulatov in javni uslužbenci. Spremljajo?a dela opravljajo strokovno tehni?ni javni uslužbenci. Diplomat je javni uslužbenec, ki v delovnem razmerju z ministrstvom za zunanje zadeve za nedolo?en ?as opravlja javne naloge na podro?ju zunanjih zadev. Javne naloge na podro?ju zunanjih zadev diplomati izvršujejo v nazivu. Status diplomata pridobi zaposleni uslužbenec ministrstva na podlagi opravljenega diplomatskega izpita, predhodno pa mora izpolnjevati tudi posebne pogoje, navedene v Zakonu o zunanjih zadevah (Zakon o zunanjih zadevah, 2011). Diplomatska delovna mesta se delijo v tri range: diplomat 1. ranga, diplomat 2. ranga in diplomat 3. ranga. Diplomatski nazivi se delijo na diplomatske in konzularne. Skladno z Uredbo o notranji organizaciji, sistemizaciji, delovnih mestih in nazivih v organih javne uprave in v pravosodnih organih so nazivi, ki se uporabljajo, naslednji: veleposlanik, pooblaš?eni minister, minister svetovalec, prvi svetovalec, svetovalec, I. sekretar, II. sekretar, III. sekretar in ataše. Konzularni nazivi so: generalni konzul, konzul I. razreda, konzul, vicekonzul in konzularni agent (Zakon o zunanjih zadevah, 2011, 39. ?len). Vsi zaposleni so varnostno preverjeni, stopnja dostopa do tajnih podatkov pa je odvisna od delovnega mesta oziroma obravnave tajnih podatkov.

3. DIPLOMATSKO KONZULARNA PREDSTAVNIŠTVA REPUBLIKE SLOVENIJE

Republika Slovenija ima 54 diplomatsko konzularnih predstavništev v tujini, ki opravljajo dejavnosti, ki so navedene v Dunajski konvenciji o diplomatskih odnosih oziroma Dunajski konvenciji o predstavljanju držav v njihovih odnosih z mednarodnimi organizacijami. Preko predstavništev v tujini ministrstvo sodeluje pri navezovanju stikov s tujino. V tako imenovani zunanji službi ministrstva lo?imo veleposlaništva, predstavništva pri mednarodnih organizacijah, generalne konzulate, konzulate, vicekonzulate in konzularne urade (Zakon o zunanjih zadevah, 2011, 13. ?len). Diplomatska konzularna predstavništva Republike Slovenije so razli?no velika, to pa je odvisno predvsem od prioritet zunanje politike in od finan?nih zmožnosti.
Diplomatsko predstavništvo opravlja dejavnosti, navedene v dunajski konvenciji o diplomatskih odnosih oziroma dunajski konvenciji o predstavljanju držav v njihovih odnosih z mednarodnimi organizacijami univerzalnega zna?aja. Diplomatsko predstavništvo razvija svojo dejavnost predvsem na politi?nem, gospodarskem, obrambnem, kulturnem, znanstveno-tehni?nem in informacijskem podro?ju. Posebno pozornost posve?a sodelovanju s slovensko narodno manjšino, slovenskimi izseljenci in zdomci. Diplomatsko predstavništvo opravlja v sprejemni državi tudi konzularne naloge (Zakon o zunanjih zadevah, 2011, 20. ?len). Diplomatsko predstavništvo se odpre ali zapre z ukazom predsednika republike. Predlog pripravi minister za zunanje zadeve, dolo?i ga vlada po predhodnem mnenju delovnega telesa državnega zbora, pristojnega za zunanjo politiko. Konzulat se odpre ali zapre s sklepom vlade, izdanim na predlog ministra za zunanje zadeve. Pri odlo?anju o odprtju ali zaprtju predstavništva se upoštevajo intenzivnost bilateralnih odnosov, gospodarsko sodelovanje, prisotnost slovenske narodne manjšine, slovenskih izseljencev in zdomcev. Ukaz oziroma sklep o odprtju ali zaprtju predstavništva v tujini se objavi v Uradnem listu Republike Slovenije. Diplomatsko predstavništvo vodi veleposlanik oziroma veleposlanica (v nadaljevanju: veleposlanik). Predlog za postavitev veleposlanika pripravi minister za zunanje zadeve. Vlada dolo?i predlog za postavitev veleposlanika po posvetovanju s predsednikom republike. Po dolo?itvi predloga vlade se kandidat za veleposlanika predstavi delovnemu telesu državnega zbora, pristojnemu za zunanjo politiko, ki o predstavitvi poda mnenje. Po predstavitvi na delovnem telesu državnega zbora, pristojnega za zunanjo politiko, ministrstvo za zunanje zadeve zaprosi za agreman državo sprejemnico. Po prejemu agremana vlada pošlje predlog za postavitev predsedniku republike (Zakon o zunanjih zadevah, 2011, 17.a ?len). Veleposlanika postavi in odpokli?e predsednik republike z ukazom, ki se objavi v Uradnem listu Republike Slovenije. ?e ukaz o postavitvi ne bo izdan, predsednik republike o tem obvesti vlado. Predsednik republike izda veleposlaniku poverilna pisma. Minister za zunanje zadeve lahko vodenje diplomatskega predstavništva zaupa odpravniku poslov. Poverilna pisma v tem primeru izda minister. Kadar je mesto vodje diplomatskega predstavništva izpraznjeno, opravlja njegovo funkcijo za?asni odpravnik poslov, ki ga imenuje minister za zunanje zadeve. ?e je vodja diplomatskega predstavništva odsoten ali ne more opravljati svoje funkcije, opravlja njegovo funkcijo za?asni odpravnik poslov, ki ga imenuje vodja diplomatskega predstavništva v soglasju z ministrom (Zakon o zunanjih zadevah, 2011, 21. ?len). ?e razmere narekujejo, se lahko postavi nereziden?ni veleposlanik, ki je akreditiran v eni ali ve? državah oziroma mednarodnih organizacijah. Veleposlanik lahko zaporedoma službuje najve? v dveh diplomatskih predstavništvih, pri ?emer skupna doba vodenja diplomatskih predstavništev ne sme prese?i osmih let. Veleposlanik, ki je vodil diplomatsko predstavništvo na podlagi postavitve za skupno dobo, daljšo od šestih let, ne more biti postavljen na položaj veleposlanika pred potekom dveh let od odpoklica s tega položaja.

Na podlagi internega razpisa ministrstva, ki ga objavi Kadrovska služba Ministrstva za zunanje zadeve, se uslužbenci lahko prijavijo na prosto delovno mesto v tujini. Kadrovska komisija skladno z Aktom o notranji organizaciji in sistemizaciji v Ministrstvu za zunanje zadeve predlaga ministru v potrditev najustreznejšega kandidata, ki izpolnjuje pogoje za zasedbo delovnega mesta v tujini (Ministrstvo za zunanje zadeve Republike Slovenije, 2013). Kadrovska komisija deluje kot posvetovalni organ, ?lane imenuje minister (generalni direktorji, vodja kabineta ministra, politi?ni direktor, generalni sekretar, vodja kadrovske službe in predstavnik reprezentativnega sindikata ministrstva). Pred odhodom v tujino mora izbrani kandidat opraviti obvezne priprave, ki za tiste, ki so na delo v tujino razporejeni prvi?, potekajo tri mesece. Na podlagi Navodila o izobraževanju, usposabljanju in izpopolnjevanju na Ministrstvu za zunanje zadeve so za vse ostale uslužbence predvidene priprave v trajanju dveh mesecev (Ministrstvo za zunanje zadeve Republike Slovenije, 2013). Najkasneje osem dni pred odhodom na delo v tujino mora uslužbenec izdelati smernice, ki jih mora zagovarjati v jeziku, ki je pogoj za zasedbo delovnega mesta, na katerega bo razporejen. Zagovor ocenjuje tri?lanska komisija. Klju?nega pomena za uspešno delovanje v tujini je primerna usposobljenost uslužbencev za delovno mesto, ki ga bodo zasedali (Ministrstvo za zunanje zadeve Republike Slovenije, 2013). Razporeditev diplomata oziroma strokovno tehni?nega osebja v zunanjo službo traja praviloma štiri leta. Po vrnitvi oziroma pred novo napotitvijo uslužbenca v tujino morata miniti vsaj dve leti.

V predstavništvu v tujini se lahko po potrebi in na podlagi soglasja ministrstva zaposli tudi lokalno osebje, ?esar se ministrstvo pogosto poslužuje, predvsem zaradi stroškov in pomanjkanja kadra v notranji službi. Prednost lokalnega osebja je v poznavanju jezika in kulture države. Lokalno osebje predstavljajo tuji državljani ali državljani Republike Slovenije, ki živijo v sprejemni državi (Zakon o zunanjih zadevah, 2011, 16.a ?len). Enako kot vse uslužbence ministrstva se tudi lokalno osebje pred za?etkom dela na predstavništvu varnostno preveri. Varnostno preverjanje opravi ministrstvo za zunanje zadeve tako, da preveri resni?nost podatkov verodostojne listine, ki jo izda pristojni državni organ države, katere državljan je preverjana oseba ali države, v kateri preverjana oseba prebiva (Zakon o zunanjih zadevah, 2011, 16a. ?len).

Minister lahko predlaga v neki državi ?astnega konzularnega predstavnika Republike Slovenije, ki opravlja konzularne naloge, vendar ta funkcija ni pla?ana niti je ne opravlja poklicno. Minister za zunanje zadeve lahko predlaga ?astnega konzularnega funkcionarja izmed oseb, ki živijo v sprejemni državi ter uživajo ugled in zaupanje, da bodo lahko primerno opravljale konzularne naloge. ?astni konzularni funkcionar vodi konzulat ter opravlja naloge, dolo?ene v 24. ?lenu Zakona o zunanjih zadevah. ?astni konzularni funkcionar deluje v skladu z navodili in pod nadzorom pristojnega diplomatskega predstavništva. ?astni konzularni funkcionar krije stroške za delovanje konzulata, razen poštnih stroškov in denarnih podpor državljanom Republike Slovenije. Ministrstvo za zunanje zadeve priskrbi zastavo, grb, tablo z uradnim nazivom konzulata, pe?ate, koleke in tiskovine. Ministrstvo lahko izjemoma krije tudi del drugih stroškov za delovanje konzularnega predstavništva, ?e to zahteva velik obseg konzularnih opravil (Zakon o zunanjih zadevah, 2011, 28. ?len).

Ministrstvo za zunanje zadeve skrbi za urejeno, u?inkovito in gospodarno delovanje predstavništev v tujini ter zagotavlja ugledu države primerne in v posameznih državah primerljive personalne, materialne in prostorske pogoje za delovanje predstavništev, vklju?no z rezidencami vodij predstavništev (Zakon o zunanjih zadevah, 2011, 8. ?len). Za izvajanje nadzora nad delovanjem in izvajanjem nalog predstavništev Republike Slovenije v tujini minister za zunanje zadeve dolo?i diplomata, ki je najmanj dvakrat opravljal naloge vodje diplomatskega predstavništva v tujini (v nadaljnjem besedilu: glavni diplomatski nadzornik). Glavni diplomatski nadzornik pri opravljanju svojega dela v okviru pristojnosti deluje neodvisno in nepristransko. ?e odkrije nepravilnosti, mora o njih obvestiti ministra za zunanje zadeve, ki sprejme ukrepe v skladu z zakonom.

5. ZAKLJU?EK

Veliko ljudi je mnenja, da diplomacija veliko stane in malo da, da je delo v diplomaciji prestiž, ki zajema obilico udeležb na slavnostnih ve?erjah in potovanj.
Diplomacija je trdo delo, ki v prvi vrsti uveljavlja in š?iti interese slovenske države, slovenskega gospodarstva in vseh njenih državljanov.

Da Slovenija na mednarodnem politi?nem parketu ni neznanka, gre zasluga vsem uslužbencem Ministrstva za zunanje zadeve tako doma kot tudi v tujini. Vsi skupaj dokazujemo, da je klju?ni pomen uspeha v uspešnem delovanju, organiziranosti in komunikaciji v organizaciji.

Preurejanju diplomatsko konzularne mreže je botrovala kriza. Slovenija mora slediti globalnim spremembam in izzivom. Gospodarski krizi se prilagaja tudi organizacijska struktura notranje službe ministrstva, ki pa se prilagaja tudi vsem mednarodnim politi?nim dogajanjem in spremembam v okolju.
6. LITERATURA

Akt o notranji organizaciji in sistemizaciji v Ministrstvu za zunanje zadeve. Ljubljana: Ministrstvo za zunanje zadeve Republike Slovenije, 2012.

Akt o spremembah in dopolnitvah Akta o notranji organizaciji in sistemizaciji v Ministrstvu za zunanje zadeve. Ljubljana: Ministrstvo za zunanje zadeve Republike Slovenije, 2013.
Interni pravilniki in navodila Ministrstva za zunanje zadeve Republike Slovenije. Ljubljana: Ministrstvo za zunanje zadeve Republike Slovenije, 2013.

Ministrstvo za zunanje zadeve Republike Slovenije, Akt o notranji organizaciji in sistemizaciji v Ministrstvu za zunanje zadeve Republike Slovenije (online). 2013. (citirano 23. 9. 2013). Dostopno na naslovu:
http://www.mzz.gov.si/fileadmin/pageuploads/Zakonodaja_in_dokumenti/Notranji_akti/Akt_o_sistemizaciji__NPB_V.pdf.

Ministrstvo za zunanje zadeve Republike Slovenije, Letna poro?ila – 2005-2012 (online). 2013. (citirano 15. 9. 2013). Dostopno na naslovu:
http://www.mzz.gov.si/si/zakonodaja_in_dokumenti/letna_porocila/.

Ministrstvo za zunanje zadeve Republike Slovenije, Notranji akti (online). 2013. (citirano 20. 9. 2013). Dostopno na naslovu:
http://www.mzz.gov.si/si/zakonodaja_in_dokumenti/notranji_akti/.

Ministrstvo za zunanje zadeve Republike Slovenije, Organigram (online). 2013. (citirano 10. 9. 2013). Dostopno na naslovu:
http://www.mzz.gov.si/fileadmin/pageuploads/foto/1308/Sistemizacija_MZZ__avgust_2013__z_imeni__-_delovno_gradivo.pdf.

Ministrstvo za zunanje zadeve Republike Slovenije, Organiziranost (online). 2013. (citirano 22. 9. 2013). Dostopno na naslovu:
http://www.mzz.gov.si/si/o_ministrstvu/organiziranost/.

Ministrstvo za zunanje zadeve Republike Slovenije, Pristojnosti ministrstva (online). 2013. (citirano 22. 9. 2013). Dostopno na naslovu:
http://www.mzz.gov.si/si/o_ministrstvu/.

Ministrstvo za zunanje zadeve Republike Slovenije, Zakoni (online). 2013. (citirano 20. 9. 2013). Dostopno na naslovu:
http://www.mzz.gov.si/si/zakonodaja_in_dokumenti/zakoni/.
Poro?ilo ministrstva za zunanje zadeve Republike Slovenije za leto 2012. Ljubljana: Ministrstvo za zunanje zadeve Republike Slovenije, Služba za strateške študije in analize, 2013.

Zakon o državni upravi (ZDU-1-UPB4): Uradni list Republike Slovenije, 113 (2005).

Zakon o zunanjih zadevah (ZZZ-1-NPB4): Uradni list Republike Slovenije, 007-01/11 (2011).