Slovenščina English (United Kingdom)

Spletna revija IBS Poročevalec je namenjena domačim in tujim znanstvenikom, raziskovalcem, strokovnjakom, študentom in praktikom na področjih mednarodnega poslovanja, trajnostnega razvoja, tujih jezikov in javne uprave. Najpomembnejši del IBS Poročevalca je objava recenziranih znanstvenih, raziskovalnih, strokovnih in poljudnih člankov, ki obravnavajo teme kot mednarodno poslovanje, trajnostni razvoj, organizacija, pravo, okoljska ekonomika in politika, trženje, raziskovalne metode, menedžment, korporativna družbena odgovornost in druga področja.

Iskanje

IBS Mednarodna poslovna šola Ljubljana

Vabimo vse, ki bi želeli prispevati v IBS poročevalec, da se nam oglasijo s prispevki na info@ibs.si.



DR. MARJETA HORJAK: IMPLEMENTACIJA ZAHTEV ELEKTRONSKE HRAMBE DOKUMENTOV – PRIZADEVANJA IN IZKUŠNJE DRŽAV

natisni E-pošta

Povzetek

Namen tega prispevka je proučiti prizadevanja in izkušnje organizacij pri implementaciji elektronske hrambe dokumentov glede na zahteve predpisov.

Metodologija pristopa: v prispevku je predstavljen pristop študija primerov organizacij, ki je omejen na proučevanje javnopravnih in zasebnih organizacij iz Slovenije in držav Evropske unije. Ugotovitve: Ta članek predstavlja empirične ugotovitve, katere so tiste ovire in spodbude, ki pomembno vplivajo na implementacijo elektronske hrambe dokumentov. Doprinos raziskave: prispevek predstavlja pregled osnovnih predstav o vplivu predpisov in pogledov organizacij iz Slovenije in EU na implementacijo elektronske hrambe dokumentov, katerega glavni namen je spodbujanje uvajanja elektronske hrambe dokumentov v organizacijah.

Ključne besede: elektronska hramba dokumentov, izkušnje organizacij, vpliv predpisov.

REQUIREMENTS FOR PRESERVATION ELECTRONIC DOCUMENTS – EFFORTS AND EXPERIENCES OF COUNTRIES

Summary

The aim of this paper is to analyse the efforts and experiences of the organizations with regard to electronic preservation of the documents based on regulation's complexity. Methodology: this paper presents an empirical case study approach, focused on public and private organizations in Slovenia and countries in European Union. Conclusion: this article presents empirical findings what are the main barriers and incentives that have a significant impact on the implementation of electronic preservation of the documents. Contribution of research: the paper presents the empirical findings about impact of regulations to implementing preservation of the electronic documents in organizations in Slovenia and European Union. The main purpose of the contribution is to promote the implementing preservation of the electronic documents in organizations.

1. UVOD

Razvoj informacijske tehnologije je bistveno spremenil način dela in komunikacijo v poslovnih procesih, znotraj katerih mnogo dokumentov izvorno nastane v elektronski obliki, zato organizacije postajajo vedno bolj odvisne od elektronske hrambe. Za sodobno poslovanje so elektronski dokumenti ključnega pomena, saj olajšajo komunikacijo, omogočajo učinkovito izmenjavo informacij in zmanjšujejo stroške poslovanja (Pauline Sinclair, Bernstein, 2010, str. 2). Elektronska hramba je relativno mlada in inovativna veda (Elford et al., 2012, str. 1), zato po Halas, Pukl & Blažič (2008, str. 38–I, I–39) narekuje potrebo po poznavanju, načrtovanju, izvajanju in spremljanju vseh aktivnosti dolgoročne elektronske hrambe dokumentov (Halas, Pukl & Blažič, 2008, str. 38–I, I–39). Spremembe pri zagotavljanju digitalnega okolja, usklajenega s predpisi, ki urejajo hrambo elektronskih dokumentov, imajo globok učinek na organizacije, ki se soočajo z izzivi hrambe dokumentov, kjer se celotna praksa odločanja prenaša v nov, digitalni svet. Mnogo malih[1] in srednje velikih organizacij še vedno posluje predvsem na lokalnih trgih na tradicionalen način, to je brez uporabe elektronskega poslovanja. Z uporabo slednjega pa bi imele večje možnosti za poenostavitev poslovnih procesov, zmanjšanje stroškov poslovanja, povečanje produktivnosti in enakopravnega sodelovanja na nacionalnem, evropskem in globalnem trgu (Nessi Slovenia, 2007, str. 7). V letu 2011 je le 32 % malih organizacij in 34 % srednje velikih organizacij[2] pošiljajo elektronske račune (RIS, SURS, 2012).


 [1] z 10 ali več zaposlenimi,

[2] med 50 -249 zaposlenih.

Na zmanjšanje stroškov poslovanja in povečanje produktivnosti vplivajo tudi preprosti in kakovostno oblikovani predpisi, katerih cilj je zmanjšati administrativne ovire in stroške poslovanja. To narekuje Splošno poročilo o dejavnostih Evropske unije (Evropska komisija, 2008, str. 19–22), kot na primer vzpostavitev, izvajanje in vzdrževanje notranjih pravil in s predpisi usklajene elektronske hrambe. Na poslovanje malih in srednje velikih organizacij pa takšna administrativna pravila lahko nesorazmerno vplivajo zaradi običajno omejenih virov in sredstev za vzpostavitev, izvajanje in vzdrževanje elektronske hrambe, ki izhajajo iz takšnih pravil.

Čeprav je hramba gradiva v elektronski obliki v zadnjih letih predmet obsežnih raziskav, še vedno ni dosegla zrelostnega nivoja vpeljave in je težko dostopna za male in srednje velike organizacije, ki se soočajo s številnimi ovirami in hranijo dokumentarno gradivo na neustrezen način (Halas, Porekar, Klobučar & Blažič, 2008, str. 793). Elektronska hramba dokumentov predstavlja izziv za gospodarstvo z vidika stroškov, začetnih in tekočih, ter koristi, ki jih prinaša poslovanju organizacije (Atos Scientific Community, 2014, str. 6). Je edinstveni izziv za raziskovalce, ki pripomore k ohranitvi elektronskih informacij (Jerman-Blažič, 2004, str. 932). Po raziskavi Dečmana (2007b, str. IV 14) v zasebnem sektorju je za dolgoročno elektronsko hrambo zelo pomembno dobro urejeno upravljanje z elektronskimi dokumenti. Dečman (2007a, str. 115–116) meni, da je v javni organizaciji, kot je slovenska uprava, poleg sprejetih predpisov in na tej osnovi sprejetih notranjih pravil potrebno zagotoviti tudi tehnologijo, ki bo zagotavljala avtentičnost in nespremenljivost hranjenih dokumentov. Stanje kaže, da so mnogi organi slovenske uprave na dobri poti k vzpostavitvi pravno veljavne dolgoročne elektronske hrambe, drugi pa se bodo morali še precej potruditi, tako na področju upravljanja z elektronskimi dokumenti kot na področju hrambe le-teh. Raziskava stanja v slovenskem javnem sektorju kaže, da je elektronska hramba na začetku razvoja (Dečman, 2008, str. 8). Na podlagi podatkov Ministrstva za kulturo, Arhiv RS, 2011, stanje potrjenih notranjih pravil v letu 2011 kaže, da sta 2 od 2.846 javnih organizaciji in 14 zasebnih organizacij, potrdile notranja pravila pri Arhivu Republike Slovenije (Horjak, Kovačič, 2012, str. 46-47). V letu 2015 (stanje Ministrstva za kulturo, Arhiv RS, do 2.8.2015) imajo 3 osebe javnega prava potrjena notranja pravila, navkljub spremembam predpisov (ZVDAGA-A, Ur. list RS, št. 51/2014). Rezultati sekundarnih virov kažejo, da se javnopravne osebe v Sloveniji še vedno ne odločajo za uvedbo s predpisi usklajene elektronske hrambe in z njo povezane predpisane presoje notranjih pravil pri Arhivu RS, čeprav je leta 2014 stopil v veljavo spremenjen zakon iz leta 2006 in elektronska hramba prinaša doprinos k učinkovitosti in racionalizaciji poslovanja. Tako na primer večina osnovnih in srednjih šol še vedno nima lastnih notranjih pravil (Hajtnik et al., 2015) in vzpostavljene s predpisi usklajene elektronske hrambe dokumentov.

Med glavne motive in razloge za hrambo gradiva v elektronski obliki uvrščamo željo po učinkovitem upravljanju dokumentov in optimizaciji poslovanja, pomanjkanje prostora za hrambo dokumentov v papirni obliki (Halas et al., 2008, str. 38–I, I–39), hitrost in učinkovitosti poslovanja (EndEx, 2015), iskanju in posredovanju dokumentov (EndEx, 2015), dostopnosti različnim odjemalcem tudi z oddaljene lokacije (Lavrič, 2009,
str. 440), zmanjšanje prostora za hrambo v papirni obliki in koriščenju prostora za poslovanje (EndEx, 2015), prilagodljivosti poslovanja in timskemu delu preko elektronskega poslovanja (EndEx, 2015), varovanje dokumentov pred poškodbami (požar, poplava) (EndEx, 2015) ali izgubo, ki bi lahko imela resne posledice za poslovanje in konkurenčnost organizacije (Sinclair Paline, Bernstein, 2010, str. 2). Elektronska hramba predstavlja varnostni ukrep in poslovno priložnost za izboljšanje poslovanja organizacije (Sinclair Paline, Bernstein, 2010, str. 2), pri čemer je ravno pravna ureditev ključni dejavnik odločanja za vzpostavitev elektronske hrambe (Sinclair Paline, Bernstein, 2010, str. 3).

2. UREDITEV ELEKTRONSKE HRAMBE V SLOVENIJI

Slovenija je z zakonom ZVDAGA (Ur. l. RS, št. 30/2006) prvič uredila varstvo dokumentarnega in arhivskega gradiva tako, da upošteva nove tehnologije in načine poslovanja v informacijski družbi ter hkrati ohranila ali še izboljšala dosedanjo ureditev varstva arhivskega gradiva in delovanje arhivske službe (zlasti glede elektronskega državnega arhiva) v skladu s priporočili MoReq (Žumer, 2008, str. 75). Država je predpise na področju elektronske hrambe spremenila v letu 2014 z ZVDAGA-A (Ur. list RS, št. 51/2014). Obstoječa pravna ureditev zavezuje javne organizacije[3] , ki bodo zajemale ali hranile dokumente v digitalni obliki, da morajo slediti fazam procesa organizacije zajema in hrambe: pripravi na zajem in hrambo, pripravi in sprejemu notranjih pravil za zajem in hrambo gradiva v digitalni obliki, spremljanju izvajanja notranjih pravil in ukrepanja ob odstopanjih v skladu z notranjimi pravili (notranji nadzor), ter spremembam in dopolnitvah notranjih pravil.

5. člen ZVDAGA-A (Ur. list RS, št. 51/2014) določa, da mora javna organizacija, ki bo zajemala ali hranila gradiva v digitalni obliki, sprejeti notranja pravila v skladu s tem zakonom, na njegovi podlagi izdanimi podzakonskimi predpisi in pravilnikom o enotnih tehnoloških zahtevah ter pravili stroke (kot na primer arhivska stroka, informacijska varnost).
Druge organizacije, to so zasebne, sprejmejo notranja pravila po lastni presoji. 6. člen ZVDAGA-A (Ur. list RS, št. 51/2014) določa, da javne organizacije, razen organov državne uprave, obvezno pošljejo svoja notranja pravila v potrditev državnemu Arhivu RS.

Z UVDAGA (Ur. l. RS, št. 86/2006) Slovenija področje elektronske hrambe ureja zlasti z naslednjimi določbami: členom 3, ki določa, da mora vsaka organizacija, ki zajema ali hrani dokumentarno gradivo v elektronski obliki slediti fazam priprave oziroma organizacije zajema in hrambe, členom 4, ki določa, da se na podlagi ugotovitev predhodne raziskave opravi analiza poslovnih aktivnosti in členom 5, ki določa, da morajo notranja pravila vsebovati najmanj določbe o notranji organizaciji, upravljanju dokumentarnega gradiva, infrastrukturi, periodičnem spremljanju in dopolnjevanju notranjih pravil, osebju in informacijskem sistemu, ki ga organizacija uporablja za elektronsko hrambo.

Državni arhiv, to je Arhiv Republike Slovenije z ETZ 2.1 (Ministrstvo za kulturo RS, Arhiv Republike Slovenije, 2013) operacionalizira ZVDAGA in UVDAGA in v skladu s predpisi, mednarodnimi standardi[4] in priporočilom MoReq ter zahtevami informacijske in arhivske stroke določa postopke in opravila, povezana z elektronsko hrambo (Žumer, 2008, str. 334) za organizacije. Po Hajtnik (2008, str. 34) je bistvo ETZ-jev je predvsem v poenotenju praks in tehnoloških postopkov za upravljanje dokumentarnega in arhivskega gradiva in njegovo hrambo v elektronski obliki .

ZVDAGA-A (Ur. l. RS, št. 51/2014) priznavanje pravne veljavnosti elektronsko hranjenih dokumentov v skladu z 31. členom veže na obstoj in izvajanje potrjenih notranjih pravil. V 32. členu določa enakost izvirnemu gradivu na podlagi zakona, tako, da se vsaka enota varno hranjenega gradiva v digitalni obliki šteje za enako posamezni enoti izvirnega gradiva (kadar oseba nima notranjih pravil), če izpolnjuje pogoje varne hrambe v enaki meri kot enota izvirnega gradiva. To velja tudi v primeru, če ima organizacija potrjena notranja pravila, vendar v konkretnem primeru ni postopka elektronske hrambe izvajala skladno z potrjenimi notranjimi pravili. v 93. ZVDAGA-A (Ur.l. RS, št. 51/2014) v 93.a členu določa, da se z globo od 2.000 do 5.000 eurov kaznuje za prekršek javnopravna oseba, ki bo zajemala ali hranila gradivo v digitalni obliki, če ne sprejme notranjih pravil ali če pri zajemu in hrambi dokumentarnega ali arhivskega gradiva ne ravna v skladu s svojimi notranjimi pravili oziroma ne izpolnjuje predpisanih enotnih tehnoloških zahtev.


 

[3]Javnopravne osebe« so za potrebe tega zakona državni organi, samoupravne lokalne skupnosti ter pravne osebe javnega prava in zasebnega prava ter fizične osebe, ki so nosilci javnih pooblastil ali izvajalci javnih služb (Ur. list RS, št. 51/2014).
[4]ISO 15489:2005 Information and documentation – Record management (Informatika in dokumentacija – Upravljanje zapisov – 1. del: Splošno, 2. Del: Smernice); ISO 23081:2006, Information and documentation – Record management processes – Metadata for records; ISO/IEC 27001, Information Security management systems; ISO/IEC 17799:2005, Information technology – Security techniques – Code of practice for Information Security management.

Razvoj in vzdrževanje postopkov hrambe sta povezana z izpolnjevanjem zahtev predpisov. Zahteve predpisov o elektronski hrambi dokumentov in njihova kakovost se med državami članicami EU razlikujejo, saj EU sprejme predpise le za tista področja, ki zaradi različne urejenosti v posameznih državah članicah povzročajo motnje pri prostem pretoku blaga, oseb ter storitev in kapitala (Ur. l. Evropske unije C 83/47, 2010). Zahteve predpisov v posameznih državah članicah EU so lahko kompleksne in vplivajo na odločanje za uvedbo s predpisi usklajene elektronske hrambe. Na stroške elektronske hrambe dokumentov lahko pomembno vpliva kakovost predpisov, ki izhaja iz zahtev, kot so preprostost, kompleksnost, nujnost in sorazmernost (Kovačič, Horjak, 2011, str. 43). Zato je vpliv vedno večjega števila predpisov, ki je v zadnjem času prisoten v proizvodnji in storitveni dejavnosti lahko problem pri uvedbi elektronske hrambe (Kaur, 2009, str. 21).

3. MOTIVI IN OVIRE ZA IMPLEMENTACIJO

Z vidika proučevanja implementacije elektronske hrambe nas zanima, katere organizacije javnega in zasebnega sektorja (majhne, srednje, velike) bodo vlagale v vzpostavitev s predpisi usklajene elektronske hrambe in katere so ovire in spodbude, ki pomembno vplivajo na implementacijo elektronske hrambe dokumentov.

Slika 1 kaže strukturo intervjuvancev glede na način hrambe. V vzorec študije primerov je vključenih šestindvajset organizacij in skupno enaintrideset intervjuvancev, od tega enaindvajset iz Sloveniji in deset iz EU[5] (ustvarjalci dokumentov in ponudniki).

Raziskava je pokazala, da hrani dokumente pretežno v papirni obliki 62 % (trinajst) slovenskih intervjuvancev, od katerih je 38 % javnih (pet) in 62 % zasebnih organizacij (osem). V obravnavanih državah EU samo ena organizacija hrani dokumente samo v papirni obliki, intervjuvanec je prihajal iz zasebne organizacije.

Na slovenskem trgu je slaba tretjina (29 %) intervjuvancev, ki hranijo dokumente deloma v elektronski in deloma v papirni obliki (od tega 83 % iz zasebnih organizacij in 17 % iz javnih), medtem ko v EU 40 % hrani dokumente deloma v papirni in deloma v elektronski obliki.


 

[5] Belgija in Italija.

Slika 1: Struktura intervjuvancev glede na način hrambe

20161

Legenda: e-oblika  elektronska oblika, MF oblika  mikrofilmska oblika.
Vir: lastna raziskava, 2011

V tabeli 1 so prikazani rezultati analize in identificirane specifične zahteve slovenskih predpisov ZVDAGA, UVDGA in ETZ s področja hrambe v elektronski obliki. V tem delu raziskave smo organizacijam iz EU specifične zahteve slovenskih predpisov predstavili na intervjujih in jih vprašali, katere izmed naštetih zahtev veljajo v njihovi državi.

Analiza odgovorov intervjuvancev iz Slovenije pokaže, da kot specifične prepoznajo številne zahteve:
 vseh enaindvajset intervjuvancev pozna zahtevo predpisov po izdelavi notranjih pravil;
 95 % intervjuvancev pozna zahtevo po potrditvi notranjih pravil pri državnem Arhivu RS in zahtevo po pripravi dokumentacije za akreditacijo;
 57 % jih prepozna zahtevo po akreditaciji strojne in programske opreme;
 zahtevo po izdelavi aktov in podatkov notranjih pravil prepozna 48 % intervjuvancev;
 zahtevo po zagotavljanju avtentičnosti in nespremenljivosti (časovno žigosanje dokumentov, drugo) prepozna 19 % intervjuvancev;
 osem intervjuvancev je seznanjenih, da hrambo za javne organizacije lahko izvaja le akreditiran ponudnik (72. člen ZVDAGA);
 14 % intervjuvancev prepozna zahtevo po zagotavljanju hrambe arhivskega gradiva na glavni lokaciji in dveh geografsko oddaljenih lokacijah (zračne razdalje 50 km).

Analiza podatkov iz študij primerov v izbranih državah EU kaže:

 da 80 % intervjuvancev meni, da pogoji za vzpostavitev in vzdrževanje elektronske hrambe, ki veljajo v Sloveniji, ne veljajo v državi intervjuvanca;
 zahteva po izdelavi notranjih pravil iz slovenskih predpisov prepoznata dva intervjuvanca;
 zahtevo po zagotavljanju mehanizma za zagotavljanje avtentičnosti in nespremenljivosti (časovno žigosanje dokumentov, elektronsko podpisovanje dokumentov) in izdelavo aktov in podatkov notranjih pravil je zaznal en intervjuvanec.

Tabela 1: Zahteve slovenskih predpisov s področja hrambe

2016t1
Legenda: V - velika organizacija, SV - srednje velika organizacija, M - mala organizacija.
Vir: lastni, 2011

Intervjuvanci iz Slovenije ocenjujejo, da se vrednost investicij v elektronsko hrambo, ki je usklajena s slovenskimi predpisi (vključno s specifičnimi zahtevami) v primerjavi z investicijami v drugih državah EU poveča (kot osnovo za raziskavo določili v višini 221.610 EUR), in sicer:

 52 % intervjuvancev ocenjuje za več kot 40 % povečanje,
 za 21 – 40 % povečanje investicij se je opredelilo 29 % intervjuvanih,
 10 – 20 % povečanje investicij predvideva eden intervjuvanec,
 14 % intervjuvancev povečanja investicij v elektronsko hrambo ni znalo oceniti oziroma ni imelo podatka.

Eden od intervjuvancev iz Slovenije je poudaril, da je pri izračunu investicij potrebno upoštevati tudi delež (%) investicij iz naslova spreminjanja kulture zaposlenih, ki je težje merljiva.

Intervjuvanci iz EU so ravno tako ocenili vrednost investicij v vzpostavitev, izvajanje in vzdrževanje elektronske hrambe z upoštevanjem specifičnih zahtev slovenskih predpisov. Ocenjujejo, da so investicije v Sloveniji v primerjavi z državo, iz katere prihajajo, za:

 20 – 40 % večje (50 % intervjuvancev),
 več kot 40 % večje (20 % intervjuvancev),
 10 – 20 % večje (20 % intervjuvancev),
 1 intervjuvanec povečanja investicij ni znal oceniti oziroma ni imel ustreznih podatkov.

Rezultati kažejo, da so v Sloveniji v primerjavi z ostalimi EU državami, ki ostajajo na ravni dobrih praks in priporočil, potrebne večje investicije v vzpostavitev, izvajanje in vzdrževanje elektronske hrambe, če jo organizacije uvedejo v skladu s slovenskimi predpisi, vključno z vsemi specifičnimi zahtevami, ki jih ti prinašajo.

Tabela 2: : Investicije v elektronsko hrambo

20162

Legenda: V - velika organizacija, SV - srednje velika organizacija, M - mala organizacija.
Vir: lastni, 2011

Z analizo odgovorov, predstavljenih v tabeli 3, predstavljamo ovire, zaradi katerih s predpisi usklajena elektronska hramba po mnenju intervjuvancev v Sloveniji ni zaživela, so naslednji:

 največjo oviro pri vzpostavitvi s predpisi usklajene elektronske hrambe za 71 % intervjuvancev predstavljajo finančne investicije v elektronsko hrambo, usklajeno s predpisi;
 za 67 % intervjuvancev je ovira pri vzpostavitvi s predpisi usklajene elektronske hrambe pomanjkanje znanja in človeških virov;
 52 % intervjuvancev identificira pomanjkljivo sodno prakso kot pomembno oviro pri uvedbi s predpisi usklajene elektronske hrambe;
 48 % intervjuvancev meni, da so ovire jasni, vendar kompleksni, s predpisi determinirani pogoji izdelave notranjih pravil;
 za 24 % intervjuvancev je ovira akreditacija strojne in programske opreme (od tega
80 % iz javnih organizacij, za katere je uporaba akreditirane opreme obvezna);
 10 % intervjuvancev je kot oviro prepoznalo premajhno podporo državnega Arhiva RS, (potrjevalca notranjih pravil), 10 % intervjuvancev identificira kot oviro tveganje pri zagotavljanju trajnosti in zanesljivosti hranjenih elektronskih dokumentov.

Intervjuvanci iz držav EU so identificirani ovire, zaradi katerih po njihovem mnenju s predpisi usklajena elektronska hramba v Sloveniji ni zaživela, in sicer:

 70 % intervjuvancev meni, da je ovira v jasnih, vendar kompleksnih, s predpisi determiniranih pogojih izdelave notranjih pravil, ravno tako 70 % intervjuvancev meni, da so ovire finančne investicije v s predpisi usklajeno elektronsko hrambo;
 50 % intervjuvancev vidi oviro v pomanjkanju akreditirane strojne in programske opreme;
 30 % identificira kot oviro pomanjkljivo sodno prakso in pomanjkanje znanja in človeških virov;
 20 % zazna premajhno podporo državnega Arhiva RS;
 en intervjuvanec je kot oviro prepoznal tveganje pri zagotavljanju trajnosti in zanesljivosti hranjenih elektronskih dokumentov.

Tabela 3: Ovire pri vpeljavi elektronske hrambe

20163
Legenda: V - velika organizacija, SV - srednje velika organizacija, M - mala organizacija.
Vir: lastni, 2011

Odgovori v zvezi z dejavniki, ki so/bodo organizacije spodbudili k uvedbi s predpisi usklajene elektronske hrambe, so podrobno prikazani v tabeli 16, analiza odgovorov intervjuvancev iz Slovenije pa kaže, da:

 57 % intervjuvancev identificira spodbude v finančno-razvojnih spodbudah države, zlasti intervjuvanci iz majhnih in srednje velikih organizacij (75 %);
 38 % intervjuvancev v odstranitvi administrativnih ovir predpisov (izdelavi in potrjevanju notranjih pravil), kar 75 % intervjuvancev, ki menijo, da je odstranitev administrativnih ovir ključna, prihaja iz majhnih in srednje velikih organizacij.
 43 % v objavljeni sodni praksi;
 33 % intervjuvancev v prilagoditvi slovenskih predpisov predpisom drugih držav EU;
 24 % intervjuvancev vidi spodbude za vzpostavitev s predpisi usklajene elektronske hrambe v drugih dejavnikih, in sicer: ekonomskih učinkih in hitrejših poslovnih procesih, ogromnih količinah neobvladljivo hranjenih dokumentov v papirni obliki, prisilah države, pogodbenih zahtevah bank;
 14 % intervjuvancev v odstranitvi zahtev predpisov po vezanosti poslovanja po standardih oziroma pridobitvi certifikatov ISO 9001[6] in ISO 27001[7] in 14 % v spodbudah regulatorja – državnega Arhiva RS;
 9 % intervjuvancev v odstranitvi zahtev predpisov za vpeljavo akreditirane/akreditacijo strojne in programske opreme;
 4 % intervjuvancev v odstranitvi zahtev predpisov po časovnem žigosanju elektronskih dokumentov.

 


[6] Standard ISO 9001 je mednarodno priznan standard za vodenje kakovosti organizacij (Isoqar, 2011).
[7] Standard ISO 27001 je specifikacija za upravljanje informacijske varnosti. Obravnava varnost informacij (Isoqar, 2011).


Na podlagi odgovorov intervjuvancev iz izbranih držav EU smo kot potrebne zaznali različne spodbude za uvedbo s predpisi usklajene elektronske hrambe v Sloveniji, analiza odgovorov pa kaže:

 50 % intervjuvancev meni, da je potrebna spodbuda odstranitev administrativnih ovir in odstranitev zahteve za uvedbo akreditirane oziroma po akreditaciji strojne in programske opreme in objava sodne prakse;
 40 % intervjuvancev meni, da so potrebne finančno – razvojne spodbude države;
 30 % izpostavi odstranitev zahtev po vezanosti poslovanja standardom oziroma pridobitvi certifikatov ISO 9001 in ISO 27001;
 20 % bi odstranilo zahtevo po časovnem žigosanju, za 20 % pa je pomembna spodbuda prilagoditev slovenskih predpisov predpisom drugih držav EU.

Tabela 4: Spodbude elektronske hrambe

20164
Legenda: V  - velika organizacija, SV - srednje velika organizacija, M - mala organizacija.
Vir: lastni, 2011

V organizacijah EU menijo, da mora biti regulativa enostavna, negativno izpostavljajo smotrnost predpisov za organizacijo, zlasti ko predpisi determinirajo tehnični in tehnološki pogoji za zajem in elektronsko hrambo. Po drugi strani pa organizacije v Sloveniji zaznavajo, da v predpisih pomembni tehnično-tehnološki pogoji niso predpisani, kot na primer za časovno žigosanje avdio–video zapisov (vodni žig). Prav tako ni predpisan postopek za zagotavljanje pravnoformalne veljavnosti elektronskih dokumentov po ZVDAGA, ki jih organizacija ima, vendar niso bili zajeti (izvorno ali s pretvorbo) skladno z ZVDAGA, ker so bili na primer zajeti pred sprejetjem ZVDAGA. Intervjuvanci poudarjajo, da je pri pripravi predpisov potrebno upoštevati kakovost predpisov z vidika enostavnosti.

4. ZAKLJUČEK

Na osnovi rezultatov študija primerov organizacij, javnih in zasebnih, iz Slovenije in EU, večina, 97 % (trideset od enaintrideset intervjuvancev), ocenjuje predpise za vzpostavitev in vzdrževanje s predpisi usklajene elektronske hrambe kot zelo kompleksne ali kompleksne.

Vzpostavitev, izvajanje in vzdrževanje notranjih pravil in elektronske hrambe dokumentov v Sloveniji zahteva večje investicije v primerjavi z ostalimi evropskimi državami, ki ostajajo na ravni dobrih praks in priporočil. (podlaga za primerjavo v študiji primerov je investicija v informacijsko tehnologijo, ki smo jo kot osnovo za raziskavo določili v višini 221.610 EUR). V Sloveniji so v primerjavi z ostalimi EU državami, ki ostajajo na ravni dobrih praks in priporočil, potrebne večje investicije v vzpostavitev, izvajanje in vzdrževanje elektronske hrambe, če jo organizacije uvedejo v skladu s slovenskimi predpisi, vključno z vsemi specifičnimi zahtevami, ki jih ti prinašajo.

Analiza študije primerov s signifikantnimi rezultati kaže vpliv predpisov na razvoj in vzpostavitev s predpisi usklajene elektronske hrambe, in sicer izstopajo ovire zaradi finančnih investicij, pomanjkanja znanja in človeških virov ter pomanjkanja ustreznih akreditiranih strojnih in programskih rešitev.

Kar 43 % intervjuvancev iz Slovenije in 50 % intervjuvancev iz držav EU, bi k uvedbi s predpisi usklajene elektronske hrambe spodbudila objava sodne prakse. Spodbudno bi na uvedbo s predpisi usklajene elektronske hrambe v organizacijah gotovo vplivali podatki iz javnopravnih evidenc o trendu rasti vzpostavitve s predpisi usklajene elektronske hrambe v organizacijah, in z zgledi zagotovili dobro prakso javnim in zasebnim organizacijam.

Vsekakor je utemeljeno nadaljnje raziskovanje spodbud in ovir organizacij, javnih in zasebnih, pri uvedbi elektronske hrambe dokumentov, še posebej z vidika proučevanja vpliva leta 2014 spremenjenega zakona ZVDAGA-A (Ur. list RS, 1 št.51/2014).

LITERATURA IN VIRI

1. Atos Scientific Community. 2014. Digital Preservation in the Age of Cloud and Big Data. Najdeno 1. januarja 2016 na https://atos.net/content/dam/global/ascent-whitepapers/ascent-whitepaper-digital-preservation-in-the-age-of-cloud-and-big-data.pdf.
2. Dečman, M. (2007a). Začetek dolgoročne elektronske hrambe v slovenski upravi: trenutno stanje in scenarij prihodnosti. Uprava, letnik V, 3/2007. Najdeno 1. februarja 2015 na http://www.fu.uni-lj.si/uprava/V3.asp#5.
3. Dečman, M. (2007b). Slovenski zasebni sektor na začetku dolgoročne digitalne hrambe. Zbornik Posvetovanja DOK_SIS 2007: Sistemi za upravljanje z dokumenti (str. IV 7–16). Kranjska Gora: Media.doc – Društvo informatikov, dokumentalistov in mikrofilmarjev.
4. Dečman, M. (2008). E-uprava v slovenskih občinah: vidik dolgoročne hrambe. Zbornik XV. dnevi slovenske uprave 2008: Uprava in državljani – partnerji? (str. 1–9). Portorož: Fakulteta za upravo v sodelovanju z Ministrstvom za javno upravo Republike Slovenije.
5. Elford, D., Reuss Jeong, L., Langley, S., Wilkinson, M. 2012. Finding a common language between digital preservation and conservation. www.nla.gov.au/openpublish/index.php/nlasp/.../2922.
6. EndEx.2015. 5 Reasons Your Business Needs To Start Digital Archiving Now. Najdeno 22. maja 2015 na http://www.endex.co.uk/blog/5-reasons-your-business-needs-start-digital-archiving-now.
7. Evropska komisija. (2008). Splošno poročilo o dejavnostih Evropske unije 2007. Najdeno 1. februarja 2009 na spletnem naslovu http://europa.eu/generalreport/sl/ rg2007sl.pdf.
8. Hajtnik, T., Domajnko, B., Škofljanec, J. 2015. Elektronsko poslovanje in notranja pravila. Najdeno 3. junija 3015 na spletnem naslovu http://www.pokarh-mb.si/uploaded/datoteke/arhiv_republike_slovenije_e_arhiv_domajnko.pdf.
9. Hajtnik, T. (2008). Kje smo dve leti po sprejmu ZVDAGA Tehnični in vsebinski problemi klasičnega in elektronskega arhiviranja: zbornik referatov dopolnilnega izobraževanja s področij arhivistike, dokumentalistike in informatike (str. 33–40). Radenci: Pokrajinski arhiv Maribor.
10. Halas, H., Pukl, T., & Blažič, A. J. (2008). Do optimizacije poslovanja z lastno infrastrukturo – primer Si.mobil e-Arhiv. Zbornik Posvetovanja DOK_SIS 2008: Sistemi za upravljanje z dokumenti (str. 38 I–I 45). Kranjska Gora: Media.doc  Društvo informatikov, dokumentalistov in mikrofilmarjev.
11. Halas, H., Porekar, J., Klobučar, T., & Blažič, A. J. (2008). Towards secure legally valid long-term electronic archive using pattern approach. Advances on Applied Computer and Applied Computational Science. Proceeding of the 7th WSEAS International Conference on Applied Computer & Applied Computational Science (ACACOS '08), 793–800.
12. Horjak, M. in Kovačič, A. (2011). Razvoj Modela Kriterijev za odločanje o uvedbi
elektronske hrambe dokumentov. Economic and Business Review, 13, str. 41-63.
13. Isoqar. (b.l.). Quality Standards from Approachable Auditors. Isoqar. Najdeno 15. januarja 2011 na spletnem naslovu http://www.isoqar.com/iso9001/qualintro.htm.
14. Jerman-Blažič, A. (2004). Approach for preservation the authenticity of digital objects – the eKeeper service. Proceedings of the IADIS International Conference, 2, 932–936.
15. Kaur, G. (2009). Analyzing Email Archives to Better Understand Legal Requirements. Second International Workshop on Requirements Engineering and Law (RELAW), 2009, 21–26.
16. Lavrič, T. (2009). Prednosti klasičnega in elektronskega arhiviranja. Tehnični in vsebinski problemi klasičnega in elektronskega arhiviranja: zbornik referatov dopolnilnega izobraževanja s področij arhivistike, dokumentalistike in informatike (str. 437–455). Radenci: Pokrajinski arhiv Maribor.
17. Logan, D., & Buytendijk, F. (2003). The Sarbanes-Oxley Act Will Impact Your Enterprise. Gartner. Najdeno 1. februarja 2009 na spletnem naslovu http://www.gartner.com/ DisplayDocument?doc_cd=113823.
18. Ministrstvo za kulturo RS, Arhiv Republike Slovenije. (2013). ETZ 2.1. Najdeno 22. maja na spletnem naslovu http://www.arhiv.gov.si/fileadmin/arhiv.gov.si/pageuploads/E-ARHIVI/ETZ_2_1/ETZ_-_II._del_razlicica_2.1_-_koncna.doc.pdf.
19. Ministrstvo za kulturo RS, Arhiv Republike Slovenije. (2011). Javne evidence. Najdeno 2. avgusta 2015 na spletnem naslovu http://www.arhiv.gov.si/si/ javne_evidence/.
20. Nessi Slovenia, tehnološke platforme (2007). Akcijski načrt za pospeševanje uvajanja e-
poslovanja v mala in srednja podjetja »eMSP Slovenija 2007« (b.l.). Nessi. Najdeno 8.
februarja 2009 na spletnem naslovu http://www.nessi-slovenia.com.
21. Sinclair Paline, T., Bernstein, A. 2010. An Emerging Msarketing: Establishing Demand
for Digital Preservation Tools and Services. Najdeno 13. decembra 2015 na spletnem
naslovu http://www.planets-project.eu/docs/reports/Planets-VENDOR-White-
Paperv4.pdf.
22. Pogodba o delovanju Evropske unije. (2010). Ur. l. Evropske unije C 83/47. Najdeno 15. februarja 2010 na spletnem naslovu http://eur-lex.europa.eu/.
23. RIS., SURS. E-poslovanje. Najdeno 31.12.2015 na spletnem naslovu
http://www.ris.org/c/1358/eposlovanje/?preid=1358.
24. Uredba o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva. (2006). Uradni list RS št. 86/2006.
25. Zakon o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih – ZVDAGA. Uradni list RS št. 30/2006.
26. Zakon o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih – ZVDAGA-A. Uradni list RS št. 51/2014..
27. Žumer, V. (2008). Poslovanje z zapisi. Ljubljana: Planet GV.