DR. MARJETA HORJAK: ELEKTRONSKA HRAMBA - PRIPRAVLJENOST SLOVENIJE IN IZKUŠNJE EVROPSKIH DRŽAV

Povzetek

Čeprav velja splošno prepričanje, da odločanje organizacij za uvedbo elektronske hrambe izhaja iz potreb poslovanja, praksa javnopravnih oseb v Sloveniji kaže nasprotno in aplicira potrebo po kakovostnih informacijah najrazličnejših spoznanj sodobnih raziskav. Kritičen pogled na vlogo, ki jo imajo predpisi, na podlagi različnih empiričnih spoznanj odkriva stanje in pripravljenost Slovenije za uvedbo s predpisi usklajene elektronske hrambe dokumentov.

Rezultati kažejo, da se javnopravne osebe v Sloveniji še vedno ne odločajo za uvedbo s predpisi usklajene elektronske hrambe, čeprav je leta 2014 stopil v veljavo spremenjen zakon iz leta 2006.
Zato je namen članka prispevati k razvoju s predpisi usklajene elektronske hrambe, s poudarkom na predpisih in dosedanji praksi na področju elektronske hrambe.

Ključne besede: pripravljenost javnopravnih organizacij, razvoj, predpisi, elektronska hramba dokumentov.

Abstract:

PRESERVATION OF THE ELECTRONIC DOCUMENTS – SLOVENIA'S READINESS AND THE EXPERIENCE OF EUROPEAN COUNTRIES

Basically, organizations decide about preservation of electronic documents on their operational needs. However, the practice of public institutions in Slovenia indicate the opposite results. Therefore, there is a need for additonal information with a wide range of knowledge on different aspects of modern investigations. A critical view about the role of regulations on the basis of the empirical evidence reveals Slovenia's readiness and state about implementation of the preservation its electronic documents. The results indicate how public instituons in Slovenia still do not decide enough for implementation of the electronic preservation harmonized with legislation. Although the new legislation came into force in 2014 based on legislation from 2006.

The purpose of the article is contribution to the development of the preservation electronic documents harmonized with legislation, focusing on legislation requirements and current practice in the area of electronic preservation of the documents.

Key words: readiness public institution, development, electronic archiving, electronic preservation of the documents, regulations.

1. TEORETIČNE ZNAČILNOSTI ELEKTRONSKE HRAMBE
Enako kot hramba dokumentov v papirni tudi v elektronski obliki narekuje potrebo po načrtovanju, izvajanju in spremljanju vseh aktivnosti dolgoročne elektronske hrambe dokumentov. Za zagotavljanje verodostojnosti, varnosti in zanesljivosti hrambe dokumentov je potrebna seznanitev organizacije z bistvenimi teoretičnimi značilnostmi (pojmi, definicijami, pomenom) in predpisi, ki jih mora organizacija obvladovati pri vsakdanjem poslovanju in rokovanju z dokumenti v elektronski obliki. Pomanjkanje znanja in potrebne finančne investicije pa organizacije zavirajo pri hitrejšem prehodu na elektronsko hrambo (Halas, Pukl & Blažič, 2008, str. 38–I, I–39). Zato so prispevki in konference edinstvena priložnost za pridobivanje znanja o stanju in napredku na področju elektronske hrambe (Imaging.org, 2015).

Hramba dokumentov v elektronski obliki je hramba izvirnega ali zajetega dokumentarnega gradiva v digitalni obliki, ki izpolnjuje pogoje po arhivskem zakonu in zagotavlja uporabnost vsebine hranjenega gradiva (Žumer, 2008, str. 38).

Hramba elektronskih dokumentov, na primer elektronske pošte je še posebej pomembna za velike organizacije, saj varen sistem hrambe zmanjša pravna tveganja. Približno 75 % uporabniško generiranih vsebin nastane v obliki elektronske pošte, zato potrebe po hrambi naraščajo za 35% na leto. Izbira zunanjega izvajanja hrambe elektronske pošte je zelo privlačen model za srednje velike in male organizacije (Lamont, 2008, str. 14).

Čeprav je hramba gradiva v elektronski obliki v zadnjih letih predmet obsežnih raziskav, še vedno ni dosegla zrelostnega nivoja vpeljave in je težko dostopna za mala in srednje velika podjetja, ki se soočajo s številnimi ovirami in hranijo dokumentarno gradivo na neustrezen način (Halas, Porekar, Klobučar & Blažič, 2008, str. 793).

Motivi za hrambo gradiva v elektronski obliki so v organizacijah zelo različni (Halas et al., 2008, str. 38–I, I–39):
• želja po učinkovitem upravljanju dokumentov,
• optimizacija poslovanja,
• pomanjkanje ali omejenost prostora za hrambo v papirni obliki,
• vpeljano obstoječe elektronsko poslovanje z uporabo sodobnih tehnologij (kot na primer elektronski podpis).

Vpeljavo hrambe dokumentarnega gradiva v elektronski obliki opravičujejo naslednji razlogi:

• hitrost in učinkovitost poslovanja (EndEx, 2015),
• prihrani čas iskanja in posredovanja dokumenta (EndEx, 2015,
• zagotovljen dostop različnim odjemalcem tudi z oddaljene lokacije (Lavrič, 2009,
str. 440),
• zmanjšanje prostora za hrambo v papirni obliki in koriščenje prostora za poslovanje (EndEx, 2015),
• prilagodljivost poslovanja in timsko delo preko elektronskega poslovanja) (EndEx, 2015),
• zmanjšana možnost izgube ali nepravilnega združevanja gradiva v vsebinske sklope (Gašperšič & Gaberc, 2008, str. III–19),
• varovanje dokumentov pred poškodbami (požar, poplava) (EndEx, 2015),
• trajnostni razvoj in okolju prijazno poslovanje (EndEx, 2015).

Pri hrambi arhivskega gradiva v elektronski obliki je v državnih in regionalnih arhivih pomembno v okviru najboljših praks upoštevati tudi:
• Varstvo: gradiva obravnavamo z vidika upravljanja arhivskega gradiva, ki ohranja tako vsebino kot tudi izgled in pomen razumevanja digitalnega gradiva (Hodge, 2000,
str. 11). Varstvo arhivskega gradiva temelji na načelih ohranjanja gradiva in uporabnosti njegove vsebine, trajnosti, celovitosti, dostopnosti in varstva arhivskega gradiva kot kulturnega spomenika (Žumer, 2008, str. 71).
• Dostopnost do elektronsko arhiviranega gradiva, vključno z mehanizmi dostopa, upravljanja pravic in varnostnih zahtev (Hodge, 2000, str. 14).

Cilji, ki jih je potrebno uresničiti z vpeljavo elektronske hrambe, so, po mnenju Gašperšiča in Gaberca (2008, III–19; Gov. UK, 2012 ), naslednji:

• nemoteno delo uporabnikov tudi med skeniranjem in drugimi fazami zajema v digitalno obliko,
• skalabilnost sistema [1] ,
• nadzor nad uporabo dokumentov– sledljivost dogodkov,
• varovanje podatkov pred vdori in nezaželenim poizvedovanjem,
• izdelava rednih varnostnih kopij,
• dostopnost v trenutku, ko določen dokument potrebujemo, bodisi le kot informacijo za pripravo novega gradiva ali pa za nadaljevanje dela na posamezni zadevi, kot glavni cilj elektronsko hranjenega dokumentarnega gradiva,
• dostopnost do točnih in ažurnih, čitljivih, in enostavno dostopnih podatkov.

Najboljšo prakso hrambe dokumentov je potrebno vključiti v nacionalno pravno ureditev posamezne države (Emea Europa, 2013, str. 4).

[1] Skalabilnost oziroma nadgradljivost je prilagodljivost računalniškega sistema, omrežja zahtevam uporabnika (Slovensko društvo Informatika, 2010).

2. PRAVNA UREDITEV ELEKTRONSKE HRAMBE

Slovenija je z zakonom ZVDAGA (Ur.l. RS, št. 30/2006) prvič uredila varstvo dokumentarnega in arhivskega gradiva tako, da upošteva nove tehnologije in načine poslovanja v informacijski družbi ter hkrati ohranila ali še izboljšala dosedanjo ureditev varstva arhivskega gradiva in delovanje arhivske službe (zlasti glede elektronskega državnega arhiva) v skladu s priporočili MoReq (Žumer, 2008, str. 75). Država je predpise na področju elektronske hrambe spremenila v letu 2014 z ZVDAGA-A d.(Ur. list RS, št. 51/2014).

1. ZVDAGA-A (Ur.l. RS, št. 51/2014) področje hrambe v elektronski obliki ureja zlasti z naslednjimi določbami:

• Členom 4, ki določa, da mora javnopravna organizacija (2) , ki bo zajemala ali hranila gradiva v digitalni obliki, slediti fazam organizacije zajema in hrambe:
 pripravi na zajem in hrambo,
 pripravi in sprejemu notranjih pravil za zajem in hrambo gradiva v digitalni obliki,
 spremljanju izvajanja notranjih pravil in ukrepanja ob odstopanjih v skladu z notranjimi pravili (notranji nadzor),
 spremembam in dopolnitvam notranjih pravil.
• Členom 5, ki določa, da mora javnopravna organizacija, ki bo zajemala ali hranila gradiva v digitalni obliki, sprejeti notranja pravila v skladu s tem zakonom, na njegovi podlagi izdanimi podzakonskimi predpisi in pravilnikom o enotnih tehnoloških zahtevah ter pravili stroke (kot na primer arhivska stroka, informacijska varnost).

Druge organizacije, to so zasebne, sprejmejo notranja pravila po lastni presoji.
• Členom 6, ki določa, da javne organizacije, razen organov državne uprave, obvezno pošljejo svoja notranja pravila v potrditev državnemu Arhivu RS.

 [2] Javnopravne osebe« so za potrebe tega zakona državni organi, samoupravne lokalne skupnosti ter pravne osebe javnega prava in zasebnega prava ter fizične osebe, ki so nosilci javnih pooblastil ali izvajalci javnih služb (Ur. list RS, št. 51/2014).

2. UVDAGA (Ur.l. RS, št. 86/2006) področje elektronske hrambe ureja zlasti z naslednjimi določbami:

• Členom 3, ki določa, da mora vsaka organizacija, ki zajema ali hrani dokumentarno gradivo v elektronski obliki, slediti fazam priprave oziroma organizacije zajema in hrambe:
 pripravi na zajem in hrambo, ki zajema: predhodno raziskavo, analizo poslovnih aktivnosti (popis virov gradiva, priprava študije upravičenosti, priprava študije izvedljivosti), določitev zahtev za hrambo, oceno obstoječih sistemov (priprava analize tveganj in ukrepov za njihovo zmanjševanje), načrtovanje hrambe in vzpostavitev informacijskega sistema za hrambo;
 pripravi in sprejetju notranjih pravil za zajem in hrambo gradiva v elektronski obliki;
 izvedbi hrambe ter spremljanje izvajanja notranjih pravil in ukrepanje ob odstopanju v skladu z notranjim pravili (notranji nadzor);
 spremembam in dopolnitvam notranjih pravil zaradi spremembe veljavnih predpisov ali internih aktov, tehnološkega napredka, spoznanj stroke ali ugotovitev pomanjkljivosti pri internem nadzoru, reorganizacije.
• Členom 4, ki določa, da se na podlagi ugotovitev predhodne raziskave opravi analiza poslovnih aktivnosti, ki obsega popis posameznih poslovnih aktivnosti ter potrebnih virov dokumentarnega gradiva. Pri analizi poslovnih aktivnosti se glede večjega obsega gradiva, glede posebej pomembnega gradiva ali na podlagi strokovnega navodila pristojnega arhiva pripravi tudi študija upravičenosti in študija izvedljivosti elektronske hrambe.
• Členom 5, ki določa, da morajo notranja pravila vsebovati najmanj določbe o:
 notranji organizaciji, vlogah in pooblastilih ter številu, sestavi in usposobljenosti osebja;
 upravljanju dokumentarnega gradiva, ki obsega določbe o sprejemanju, razvrščanju, dodeljevanju, evidentiranju tudi posebnih vrst gradiva, odpravi, zajemu in pretvorbi dokumentarnega gradiva, kratkoročni hrambi, odbiranju, pretvorbi in dolgoročni hrambi dokumentarnega gradiva, in določbe o izločanju ter uničevanju in zagotavljanju varstva gradiva, vodenju dnevnikov in sestavi zapisnikov, notranjem in zunanjem nadzoru, o vzpostavitvi ter morebitnem masovnem zajemu in pretvorbi;
 infrastrukturi informacijskega sistema za hrambo, ki obsega osnovne tehnične in postopkovne lastnosti ter podatke o ravni varnosti in zanesljivosti infrastrukture, kar obsega najmanj: določbe o prostorih in lokacijah, osebju in njihovih pristojnostih in nalogah, fizičnem varovanju infrastrukture in povezanem dostopu v prostore kakor tudi ravnanju s strojno opremo in njenim vnosom ali iznosom, razvrstitvi informacijskih virov in njihovem upravljanju, preizkušanju ustreznosti infrastrukture, elektronskem oziroma programskem varovanju, notranjem nadzoru, ukrepih ob nepredvidenih dogodkih, neprekinjenem poslovanju;
 periodičnem spremljanju in dopolnjevanju notranjih pravil ter njihovi veljavnosti;
 notranjih pravilih glede hrambe arhivskega gradiva, ki morajo poleg navedenega vsebovati še dodatne določbe o osebju in informacijskem sistemu za hrambo arhivskega gradiva, o zajemu in pretvorbi arhivskega gradiva, o zagotavljanju neprekinjenega poslovanja oziroma varstva arhivskega gradiva in njegovi izročitvi pristojnim arhivom. Notranja pravila organov, ki poslujejo v skladu s predpisi o upravnem poslovanju ali drugimi istovrstnimi predpisi, ne vsebujejo določb o vprašanjih, ki so urejena že s temi predpisi.

3. ETZ 2.1 (Ministrstvo za kulturo RS, Arhiv Republike Slovenije, 2013), ki jih je na podlagi ZVDAGA in UVDAGA sprejel in objavil državni arhiv, to je Arhiv Republike Slovenije, pa v skladu s predpisi [3] , mednarodnimi standardi [4] in priporočilom MoReq ter zahtevami informacijske in arhivske stroke določajo postopke in opravila, povezana z elektronsko hrambo (Žumer, 2008, str. 334) in predstavljajo operacionalizacijo določb navedenega zakona in uredbe, zlasti z določili, ki se nanašajo na:
- infrastrukturo, njeno varnost in zanesljivost. Kot navaja Žumer (2008, str. 346, 347), mora biti strojna in programska oprema skladna z določbami ZVDAGA, UVDAGA, ETZ in ugotovljenimi potrebami ter zahtevami za posamezne razrede zmogljivosti, ki jih je z enotnimi tehnološkimi zahtevami določil državni arhiv, Arhiv Republike Slovenije, (kot na primer v ETZ 2.1 zahteva 2.5.1.1. določa, da mora organizacija zagotoviti in z notranjimi pravili opredeliti ustrezna osnovna tehnološka sredstva za vzdrževanje celovitosti in avtentičnosti gradiva za celotno obdobje hrambe gradiva v digitalni obliki (to so na primer elektronski podpis, časovni žig)).
- prostore in osebje, predvsem pa pristojnosti in naloge posameznih članov osebja in morebitnih zunanjih sodelavcev;
- fizično varovanje infrastrukture, predvsem glede dostopa v prostore (vstopne pravice, avtentikacijski sistem);
- postopke ravnanja s strojno in programsko opremo;
- elektronsko oziroma programsko varovanje (varnostne nastavitve strežnikov, uporaba telekomunikacijskih sredstev in opreme ter prijave v sistem, varnostne kopije in podobno);
- notranji nadzor (operativna izvedba in spremljanje dogodkov: kontrola fizičnega dostopa, kontrola pooblastil, poročanje o varnostnih problemih (kot na primer zahteva ETZ 2.1 v točki 5.7.1.3., mora imeti organizacija vzpostavljen in dokumentiran notranji nadzor nad izvajanjem ukrepov za zagotavljanje informacijske varnosti, ki mora vključevati načrt periodičnega izvajanja (dinamika in način izvedbe), odgovorno osebo za izvedbo ter spremljanje izvedenih ukrepov).
- ukrepe po nepredvidenih dogodkih ter vodenje dnevnikov in zapisnikov;
- aktivnosti v zvezi s tehnološkim staranjem strojne in programske opreme, propadanjem za dolgoročno hrambo elektronskega gradiva uporabljenih nosilcev zapisa in zastarevanjem oblik zapisov (Ministrstvo za kulturo RS, Arhiv Republike Slovenije, 2006, str. 10), in sicer s pravočasno pretvorbo gradiva iz ene oblike zapisa v drugo pred zastaranjem oblike, v kateri je hranjeno (Ministrstvo za kulturo RS, Arhiv Republike Slovenije, 2011, str. 47)

Bistvo ETZ-jev je predvsem v poenotenju praks in tehnoloških postopkov za upravljanje dokumentarnega in arhivskega gradiva in njegovo hrambo v elektronski obliki (Hajtnik, 2008, str. 34).

ZVDAGA-A (Ur.l. RS, št. 51/2014) priznavanje pravne veljavnosti elektronsko hranjenih dokumentov v skladu z 31. členom veže na obstoj in izvajanje potrjenih notranjih pravil. V 32. členu določa enakost izvirnemu gradivu na podlagi zakona, tako da se vsaka enota varno hranjenega gradiva v digitalni obliki šteje za enako posamezni enoti izvirnega gradiva (kadar oseba nima notranjih pravil), če izpolnjuje pogoje varne hrambe v enaki meri kot enota izvirnega gradiva. To velja tudi v primeru, če ima organizacija potrjena notranja pravila, vendar v konkretnem primeru ni postopka elektronske hrambe izvajala skladno z potrjenimi notranjimi pravili. Medtem ko v 93.a členu ZVDAGA-A (Ur.l. RS, št. 51/2014) določa, da se z globo od 2.000 do 5.000 eurov kaznuje za prekršek javnopravna oseba, ki bo zajemala ali hranila gradivo v digitalni obliki, če ne sprejme notranjih pravil ali če pri zajemu in hrambi dokumentarnega ali arhivskega gradiva ne ravna v skladu s svojimi notranjimi pravili oziroma ne izpolnjuje predpisanih enotnih tehnoloških zahtev.

Primerjava predpisov Slovenije z državami EU (Nemčijo, Italijo) z vidika pogojev za vzpostavitev in vzdrževanje elektronske hrambe kaže na to, da predpisi v obravnavanih državah EU javnim organizacijam, ki zajemajo ali hranijo dokumente v elektronski obliki, ne nalagajo naslednjih zahtev, katerim morajo slediti javnopravne osebe, ki urejajo elektronsko hrambo v skladu s slovenskimi predpisi:

• zavezujoča priprava na zajem in hrambo gradiva (popis virov gradiva, študija upravičenosti, študija izvedljivosti, priprava analize tveganj in ukrepov za njihovo zmanjševanje);
• zavezujoča priprava, izvajanje in sprejem notranjih pravil za zajem in hrambo v elektronski obliki;
• zavezujoče spremljanje izvajanja notranjih pravil in ukrepanje ob odstopanjih v skladu z notranjimi pravili (notranji nadzor);
• zavezujoče spremembe in dopolnitve notranjih pravil zaradi spremembe veljavnosti predpisov, tehnološkega napredka, spoznanj stroke ali ugotovitev pomanjkljivosti pri internem nadzoru zasebne in javnopravne osebe;
• zavezujoče potrjevanje notranjih pravil v skladu z zahtevami zakona, podzakonskimi predpisi in tehnološkimi pravili državnega arhiva za javne organizacije;
• globa za javnopravno osebo, ki bo zajemala ali hranila gradivo v digitalni obliki, če ne sprejme notranjih pravil.

[3] Predpisi, navedeni v sprotni opombi 2.

[4] ISO 15489:2005 Information and documentation – Record management (Informatika in dokumentacija – Upravljanje zapisov – 1. del: Splošno, 2. Del: Smernice); ISO 23081:2006, Information and documentation – Record management processes – Metadata for records; ISO/IEC 27001, Information Security management systems; ISO/IEC 17799:2005, Information technology – Security techniques – Code of practice for Information Security management.

3. PRAKSA ORGANIZACIJ NA PODROČJU HRAMBE

Področje elektronske hrambe in elektronskega arhiviranja predstavlja edinstveni raziskovalni izziv, ki pripomore k ohranitvi elektronskih informacij (Jerman-Blažič, 2004, str. 932).

Dečman (2007b, str. IV 14) je izvedel raziskavo o pripravljenosti zasebnega sektorja za elektronsko hrambo, ki kaže, da je za dolgoročno elektronsko hrambo zelo pomembno dobro urejeno upravljanje z elektronskimi dokumenti.

Rezultati raziskave pokažejo na razlike med različno velikimi organizacijami. Najpomembnejša ugotovitev je, da manjše organizacije izražajo manjšo potrebo po elektronski hrambi. Z večanjem števila zaposlenih in večanjem organizacij raste tudi odstotek tistih organizacij, ki imajo z dodatnimi pravili urejeno upravljanje z dokumenti, s katerimi določajo roke hrambe, vodijo elektronsko evidenco, uporabljajo digitalizacijo, potrebujejo elektronsko hrambo. V teh organizacijah menijo, da je izvajanje elektronske hrambe v lastni izvedbi dražje od hrambe v papirni obliki, in so pripravljeni storitve elektronske hrambe oddati zunanjemu izvajalcu. Nadalje je omenjena raziskava pokazala, da si vsaka organizacija elektronsko hrambo predstavlja malce drugače, čeprav so »pravila za hrambo« opredeljena v ustreznih pravnih aktih, kakor tudi, da Slovenija potrebuje pobudo, ki bo ustrezno znanje in izkušnje od strokovnjakov prenesla v prakso, k tistim organizacijam, ki bi za svojo in splošno korist z elektronsko hrambo pridobili največ (Dečman, 2007b,
str. IV 14).

Dečman (2007a, str. 115–116) ravno tako navaja, da v javni organizaciji, kot je slovenska uprava, ne smemo računati na to, da bodo sprejeti predpisi in notranja pravila organov za dolgoročno elektronsko hrambo dovolj za verodostojno hrambo, temveč je potrebno zagotoviti tehnologijo, ki bo skozi celoten cikel hrambe dokumentov zagotavljala avtentičnost in nespremenljivost hranjenih dokumentov. Stanje kaže, da so mnogi organi slovenske uprave na dobri poti k vzpostavitvi pravnoveljavne dolgoročne elektronske hrambe, drugi pa se bodo morali še precej potruditi, tako na področju upravljanja z elektronskimi dokumenti kot na področju hrambe le-teh. Raziskava stanja v slovenskem javnem sektorju kaže, da je elektronska hramba na začetku razvoja (Dečman, 2008, str. 8).

Po raziskavi Horjak in Kovačič (2012, str. 46-47), na podlagi podatkov Ministrstva za kulturo, Arhiv RS, 2011, stanje potrjenih notranjih pravil v letu 2011 kaže 2 osebi javnega prava od 2.846 javnih organizaciji in 14 zasebnih organizacij, ki so potrdile notranja pravila pri Arhivu Republike Slovenije. (Horjak, Kovačič, 2012, str. 46-47).

Medtem ko so v letu 2015 (stanje Ministrstva za kulturo, Arhiv RS, do 2.8.2015) 3 osebe javnega prava s potrjenimi notranjimi pravili, navkljub spremembam predpisov (ZVDAGA-A, Ur. list RS, št. 51/2014).

Po Berčič se z novo zakonodajo o elektronski hrambi zaradi kompleksnosti zakona, podzakonskih predpisov in standardov lahko zgodi, da se bo razvijala počasneje, kot bi se sicer (Berčič, 2007). Rezultati kažejo, da se javnopravne osebe v Sloveniji še vedno ne odločajo za uvedbo s predpisi usklajene elektronske hrambe in z njo povezane predpisane presoje notranjih pravil pri Arhivu RS, čeprav je leta 2014 stopil v veljavo spremenjen zakon iz leta 2006 in elektronska hramba prinaša doprinos k učinkovitosti in racionalizaciji poslovanja. Tako na primer večina osnovnih in srednjih šol še vedno nima lastnih notranjih pravil (Hajtnik et al., 2015) in vzpostavljene s predpisi usklajene elektronske hrambe dokumentov.

4. STROŠKOVNA UČINKOVITOST HRAMBE

Na stroške vzpostavitve elektronske hrambe lahko pomembno vpliva kakovost predpisov, ki izhaja iz zahtev, kot so preprostost, kompleksnost, nujnost in sorazmernost (Kovačič, Horjak, 2011, str. 43).
Vzpostavitev, izvajanje in vzdrževanje rešitev za podporo elektronskemu pisarniškemu poslovanju in elektronski hrambi ima lahko velike učinke, ki se s stroškovnega vidika odražajo predvsem v (Gerdej, 2008, str. III–26):
• porabi sredstev (denarnih, tehnoloških),
• ažurnosti in uspešnosti organizacije (ustvarjalca dokumentarnega gradiva).

Skupni stroški elektronskega arhiviranja in elektronske hrambe dokumentov so stroški, ki vključujejo administrativne stroške za razvoj in vzdrževanje postopkov hrambe in njihovega zagotavljanja v daljšem časovnem obdobju, in stroški zagotavljanja prostorov in opreme, ki so pri tem potrebni (Hoorens, Rothenberg, Orange, Mandele & Levitt, 2007,
str. 44).

Razvoj in vzdrževanje postopkov hrambe je povezan z izpolnjevanjem zahtev predpisov. Zato na stroške elektronske hrambe dokumentov lahko pomembno vpliva kakovost predpisov, ki izhaja iz zahtev, kot so preprostost, kompleksnost, nujnost in sorazmernost. Zahteve predpisov o elektronski hrambi dokumentov in njihova kakovost se med državami članicami EU razlikujejo, saj EU sprejme predpise le za tista področja, ki zaradi različne urejenosti v posameznih državah članicah povzročajo motnje pri prostem pretoku blaga, oseb ter storitev in kapitala (Ur. l. Evropske unije C 83/47, 2010). Zahteve predpisov v posameznih državah članicah EU so lahko kompleksne in vplivajo na odločanje za uvedbo s predpisi usklajene elektronske hrambe. Zato usklajenost z zahtevami narekuje večjo odgovornost pri odločanju (Logan & Buytendijyk, 2003; Mathew, 2003). Kot odziv na navedeno problematiko so številne organizacije za izboljšanje svojega poslovanja uvedle računalniško podporo odločanju z večkriterijskimi modeli.

Odločanje za uvedbo hrambe dokumentov mora biti sestavni del začetnega načrtovanja sistemov in projektov (Ross, 2000, str. 13). Elektronska hramba je odločitev o naložbi, kjer stroški v tekočem obdobju nastanejo v prepričanju, da bodo koristili v prihodnjem obdobju, zato je ocena koristi glede na stroške in tveganje ključnega pomena. Odločitveni modeli morajo odgovoriti ne samo na vprašanje, koliko elektronska hramba stane, ampak tudi zakaj – razlogi za stroške, ki bi s hrambo nastali (Currall & McKinney, 2006, str. 3, 8).

5. ZAKLJUČEK
Elektronska hramba prinaša številne prednosti v poslovanju organizacije. Predpisi predstavljajo podlago za vzpostavitev elektronske hrambe in z njimi povezanih notranjih pravil, kot obvezen element za vzpostavitev s predpisi usklajene elektronske hrambe dokumentov pri osebah javnega prava.

V Sloveniji se po 8 letih od uvedbe predpisov postavlja vprašanje, ali predpisi pozitivno vplivajo na osebe javnega prava, da se odločajo na elektronsko hrambo dokumentov.

Javnopravne osebe se v Sloveniji še vedno ne odločajo za uvedbo s predpisi usklajene elektronske hrambe in z njo povezane predpisane presoje notranjih pravil pri Arhivu RS, čeprav je leta 2014 stopil v veljavo spremenjen zakon iz leta 2006 in elektronska hramba prinaša doprinos k učinkovitosti in racionalizaciji poslovanja. Tako na primer večina javnopravnih oseb - osnovnih in srednjih šol še vedno nima lastnih notranjih pravil (Hajtnik et al., 2015), potrjenih pri Arhivu Republike Slovenije in vzpostavljene s predpisi usklajene elektronske hrambe dokumentov, prav tako velja za zdravstvene ustanove.

Pristop pri oblikovanju predpisov za vzpostavitev s predpisi usklajene elektronske hrambe v Sloveniji kaže na pozitivno posebnost predpisov glede na urejanje področja elektronske hrambe v ostalih dveh proučevanih državah EU (Italija, Belgija), za katerega lahko rečemo, da ima vpliv na stroške elektronske hrambe, ki izhaja iz zahtev predpisov. Stanje na obravnavanem področju kaže na potrebo po nadaljnjih raziskavah o razvoju elektronske hrambe in z njim povezano poenostavitvijo predpisov o uvedbi elektronske hrambe v Sloveniji, tako pri javnih kot zasebnih organizacijah. To pa predstavlja izziv za Slovenijo.

6. LITERATURA IN VIRI
1. Berčič, B. (2007). Elektronski arhiv po črki zakona. http://www.monitorpro.si/40924/trendi/elektronski-arhiv-po-crki-zakona/.
2. Currall, J., & McKinney, P. (2006). Investing in Value. A Perspective on Digital Preservation. D-Lib Magazine, 12(4), str. 1–14.
3. Dečman, M. (2007a). Začetek dolgoročne elektronske hrambe v slovenski upravi: trenutno stanje in scenarij prihodnosti. Uprava, letnik V, 3/2007. Najdeno 1. februarja 2015 na http://www.fu.uni-lj.si/uprava/V3.asp#5
4. Dečman, M. (2007b). Slovenski zasebni sektor na začetku dolgoročne digitalne hrambe. Zbornik Posvetovanja DOK_SIS 2007: Sistemi za upravljanje z dokumenti (str. IV 7–16). Kranjska Gora: Media.doc – Društvo informatikov, dokumentalistov in mikrofilmarjev.
5. Dečman, M. (2008). E-uprava v slovenskih občinah: vidik dolgoročne hrambe. Zbornik XV. dnevi slovenske uprave 2008: Uprava in državljani – partnerji? (str. 1–9). Portorož: Fakulteta za upravo v sodelovanju z Ministrstvom za javno upravo Republike Slovenije.
6. Gov.UK. (2015). Archiving your trade documents. Najdeno 1. marca 2015 na https://www.gov.uk/archiving-your-trade-documents
7. Emea Europa. (2013). Best Archiving Practice Guidance. Najdeno 22. maja 2015 na http://esubmission.ema.europa.eu/tiges/BAP/BAP_Guidance_v1%200_June%202013.pdf
8. EndEx.2015. 5 Reasons Your Business Needs To Start Digital Archiving Now. Najdeno 22. maja 2015 na http://www.endex.co.uk/blog/5-reasons-your-business-needs-start-digital-archiving-now
9. Gašperšič, R., & Gaberc, B. (2008). E-arhiviranje v Merkur zavarovalnici z uporabo arhivskega sistema Easy Software. Zbornik Posvetovanja DOK_SIS 2008: Sistemi za upravljanje z dokumenti (str. III 16–24). Kranjska Gora: Media.doc  Društvo informatikov, dokumentalistov in mikrofilmarjev.
10. Gerdej, M. (2008). Nekatere aplikacije digitalnega ustvarjanja dokumentov na pisarniško poslovanje in na ustvarjanje klasičnega in digitalnega arhivskega in dokumentarnega gradiva. Zbornik Posvetovanja DOK_SIS 2008: Sistemi za upravljanje z dokumenti (str. III 25–29). Kranjska Gora: Media.doc – Društvo informatikov, dokumentalistov in mikrofilmarjev.
11. Hajtnik, T., Domajnko, B., Škofljanec, J. (2015). Elektronsko poslovanje in notranja pravila. http://www.pokarh-mb.si/uploaded/datoteke/arhiv_republike_slovenije_e_arhiv_domajnko.pdf
12. Halas, H., Pukl, T., & Blažič, A. J. (2008). Do optimizacije poslovanja z lastno infrastrukturo – primer Si.mobil e-Arhiv. Zbornik Posvetovanja DOK_SIS 2008: Sistemi za upravljanje z dokumenti (str. 38 I–I 45). Kranjska Gora: Media.doc  Društvo informatikov, dokumentalistov in mikrofilmarjev
13. Halas, H., Porekar, J., Klobučar, T., & Blažič, A. J. (2008). Towards secure legally valid long-term electronic archive using pattern approach. Advances on Applied Computer and Applied Computational Science. Proceeding of the 7th WSEAS International Conference on Applied Computer & Applied Computational Science (ACACOS '08), 793–800.
14. Hodge, G. M. (2000). Best practice for digital archiving. An information life cycle approach. D-Lib Magazine, 6(1).
15. Hajtnik, T. (2008). Kje smo dve leti po sprejmu ZVDAGA Tehnični in vsebinski problemi klasičnega in elektronskega arhiviranja: zbornik referatov dopolnilnega izobraževanja s področij arhivistike, dokumentalistike in informatike (str. 33–40). Radenci: Pokrajinski arhiv Maribor.
16. Horjak, M. in Kovačič, A. (2011). Razvoj Modela Kriterijev za odločanje o uvedbi elektronske hrambe dokumentov. Economic and Business Review, 13, str. 41-63.
17. Hoorens, S., Rothenberg, J., Orange, C., Mandele, M., & Levit, R. (2007). Addressing the uncertain future of preserving the past. Towards a robust strategy of digital archiving and preservation. Rand Europe. Najdeno na 1. februarja 2009 na spletnem naslovu http://www.rand.org/pubs/technical_reports/2007/RAND_TR510.pdf
18. Imaging. Org. (2015). Archiving2016. Najdeno 22. maja 2015 na http://www.imaging.org/ist/conferences/archiving/committee.cfm
19. Jerman-Blažič, A. (2004). Approach for preservation the authenticity of digital objects – the eKeeper service. Proceedings of the IADIS International Conference, 2, 932–936.
20. Lamont, J. (2008). E-mail archiving: Options for SMBs. KM World, 17(4), 14–15.
21. Lavrič, T. (2009). Prednosti klasičnega in elektronskega arhiviranja. Tehnični in vsebinski problemi klasičnega in elektronskega arhiviranja: zbornik referatov dopolnilnega izobraževanja s področij arhivistike, dokumentalistike in informatike (str. 437–455). Radenci: Pokrajinski arhiv Maribor.
22. Logan, D., & Buytendijk, F. (2003). The Sarbanes-Oxley Act Will Impact Your Enterprise. Gartner. Najdeno 1. februarja 2009 na spletnem naslovu http://www.gartner.com/ DisplayDocument?doc_cd=113823
23. Ministrstvo za kulturo RS, Arhiv Republike Slovenije. (2013). ETZ 2.1. Najdeno 22. maja na spletnem naslovu http://www.arhiv.gov.si/fileadmin/arhiv.gov.si/pageuploads/E-ARHIVI/ETZ_2_1/ETZ_-_II._del_razlicica_2.1_-_koncna.doc.pdf
24. Ministrstvo za kulturo RS, Arhiv Republike Slovenije. (2011). Javne evidence. Najdeno 2. avgusta 2015 na spletnem naslovu http://www.arhiv.gov.si/si/ javne_evidence/
25. Pogodba o delovanju Evropske unije. (2010). Ur. l. Evropske unije C 83/47. Najdeno 15. februarja 2010 na spletnem naslovu http://eur-lex.europa.eu/
26. Uredba o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva. (2006). Uradni list RS št. 86/2006.
27. Zakon o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih – ZVDAGA. Uradni list RS št. 30/2006.
28. Zakon o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih – ZVDAGA-A. Uradni list RS št. 51/2014..
29. Žumer, V. (2008). Poslovanje z zapisi. Ljubljana: Planet GV.