IBS Mednarodna poslovna šola Ljubljana
Vabimo vse, ki bi želeli prispevati v IBS poročevalec, da se nam oglasijo s prispevki na info@ibs.si.
2015 > Letnik 5, št. 3
DR. MARJETA HORJAK: ELEKTRONSKA HRAMBA - PRIPRAVLJENOST SLOVENIJE IN IZKUŠNJE EVROPSKIH DRŽAV |
Povzetek Čeprav velja splošno prepričanje, da odločanje organizacij za uvedbo elektronske hrambe izhaja iz potreb poslovanja, praksa javnopravnih oseb v Sloveniji kaže nasprotno in aplicira potrebo po kakovostnih informacijah najrazličnejših spoznanj sodobnih raziskav. Kritičen pogled na vlogo, ki jo imajo predpisi, na podlagi različnih empiričnih spoznanj odkriva stanje in pripravljenost Slovenije za uvedbo s predpisi usklajene elektronske hrambe dokumentov. Rezultati kažejo, da se javnopravne osebe v Sloveniji še vedno ne odločajo za uvedbo s predpisi usklajene elektronske hrambe, čeprav je leta 2014 stopil v veljavo spremenjen zakon iz leta 2006. Ključne besede: pripravljenost javnopravnih organizacij, razvoj, predpisi, elektronska hramba dokumentov. Abstract: PRESERVATION OF THE ELECTRONIC DOCUMENTS – SLOVENIA'S READINESS AND THE EXPERIENCE OF EUROPEAN COUNTRIES Basically, organizations decide about preservation of electronic documents on their operational needs. However, the practice of public institutions in Slovenia indicate the opposite results. Therefore, there is a need for additonal information with a wide range of knowledge on different aspects of modern investigations. A critical view about the role of regulations on the basis of the empirical evidence reveals Slovenia's readiness and state about implementation of the preservation its electronic documents. The results indicate how public instituons in Slovenia still do not decide enough for implementation of the electronic preservation harmonized with legislation. Although the new legislation came into force in 2014 based on legislation from 2006. The purpose of the article is contribution to the development of the preservation electronic documents harmonized with legislation, focusing on legislation requirements and current practice in the area of electronic preservation of the documents. Key words: readiness public institution, development, electronic archiving, electronic preservation of the documents, regulations. 1. TEORETIČNE ZNAČILNOSTI ELEKTRONSKE HRAMBE Hramba dokumentov v elektronski obliki je hramba izvirnega ali zajetega dokumentarnega gradiva v digitalni obliki, ki izpolnjuje pogoje po arhivskem zakonu in zagotavlja uporabnost vsebine hranjenega gradiva (Žumer, 2008, str. 38). Hramba elektronskih dokumentov, na primer elektronske pošte je še posebej pomembna za velike organizacije, saj varen sistem hrambe zmanjša pravna tveganja. Približno 75 % uporabniško generiranih vsebin nastane v obliki elektronske pošte, zato potrebe po hrambi naraščajo za 35% na leto. Izbira zunanjega izvajanja hrambe elektronske pošte je zelo privlačen model za srednje velike in male organizacije (Lamont, 2008, str. 14). Čeprav je hramba gradiva v elektronski obliki v zadnjih letih predmet obsežnih raziskav, še vedno ni dosegla zrelostnega nivoja vpeljave in je težko dostopna za mala in srednje velika podjetja, ki se soočajo s številnimi ovirami in hranijo dokumentarno gradivo na neustrezen način (Halas, Porekar, Klobučar & Blažič, 2008, str. 793). Motivi za hrambo gradiva v elektronski obliki so v organizacijah zelo različni (Halas et al., 2008, str. 38–I, I–39): Vpeljavo hrambe dokumentarnega gradiva v elektronski obliki opravičujejo naslednji razlogi: • hitrost in učinkovitost poslovanja (EndEx, 2015), Pri hrambi arhivskega gradiva v elektronski obliki je v državnih in regionalnih arhivih pomembno v okviru najboljših praks upoštevati tudi: Cilji, ki jih je potrebno uresničiti z vpeljavo elektronske hrambe, so, po mnenju Gašperšiča in Gaberca (2008, III–19; Gov. UK, 2012 ), naslednji: • nemoteno delo uporabnikov tudi med skeniranjem in drugimi fazami zajema v digitalno obliko, Najboljšo prakso hrambe dokumentov je potrebno vključiti v nacionalno pravno ureditev posamezne države (Emea Europa, 2013, str. 4). [1] Skalabilnost oziroma nadgradljivost je prilagodljivost računalniškega sistema, omrežja zahtevam uporabnika (Slovensko društvo Informatika, 2010). 2. PRAVNA UREDITEV ELEKTRONSKE HRAMBE Slovenija je z zakonom ZVDAGA (Ur.l. RS, št. 30/2006) prvič uredila varstvo dokumentarnega in arhivskega gradiva tako, da upošteva nove tehnologije in načine poslovanja v informacijski družbi ter hkrati ohranila ali še izboljšala dosedanjo ureditev varstva arhivskega gradiva in delovanje arhivske službe (zlasti glede elektronskega državnega arhiva) v skladu s priporočili MoReq (Žumer, 2008, str. 75). Država je predpise na področju elektronske hrambe spremenila v letu 2014 z ZVDAGA-A d.(Ur. list RS, št. 51/2014). 1. ZVDAGA-A (Ur.l. RS, št. 51/2014) področje hrambe v elektronski obliki ureja zlasti z naslednjimi določbami: • Členom 4, ki določa, da mora javnopravna organizacija (2) , ki bo zajemala ali hranila gradiva v digitalni obliki, slediti fazam organizacije zajema in hrambe: Druge organizacije, to so zasebne, sprejmejo notranja pravila po lastni presoji. [2] Javnopravne osebe« so za potrebe tega zakona državni organi, samoupravne lokalne skupnosti ter pravne osebe javnega prava in zasebnega prava ter fizične osebe, ki so nosilci javnih pooblastil ali izvajalci javnih služb (Ur. list RS, št. 51/2014). 2. UVDAGA (Ur.l. RS, št. 86/2006) področje elektronske hrambe ureja zlasti z naslednjimi določbami: • Členom 3, ki določa, da mora vsaka organizacija, ki zajema ali hrani dokumentarno gradivo v elektronski obliki, slediti fazam priprave oziroma organizacije zajema in hrambe: 3. ETZ 2.1 (Ministrstvo za kulturo RS, Arhiv Republike Slovenije, 2013), ki jih je na podlagi ZVDAGA in UVDAGA sprejel in objavil državni arhiv, to je Arhiv Republike Slovenije, pa v skladu s predpisi [3] , mednarodnimi standardi [4] in priporočilom MoReq ter zahtevami informacijske in arhivske stroke določajo postopke in opravila, povezana z elektronsko hrambo (Žumer, 2008, str. 334) in predstavljajo operacionalizacijo določb navedenega zakona in uredbe, zlasti z določili, ki se nanašajo na: Bistvo ETZ-jev je predvsem v poenotenju praks in tehnoloških postopkov za upravljanje dokumentarnega in arhivskega gradiva in njegovo hrambo v elektronski obliki (Hajtnik, 2008, str. 34). ZVDAGA-A (Ur.l. RS, št. 51/2014) priznavanje pravne veljavnosti elektronsko hranjenih dokumentov v skladu z 31. členom veže na obstoj in izvajanje potrjenih notranjih pravil. V 32. členu določa enakost izvirnemu gradivu na podlagi zakona, tako da se vsaka enota varno hranjenega gradiva v digitalni obliki šteje za enako posamezni enoti izvirnega gradiva (kadar oseba nima notranjih pravil), če izpolnjuje pogoje varne hrambe v enaki meri kot enota izvirnega gradiva. To velja tudi v primeru, če ima organizacija potrjena notranja pravila, vendar v konkretnem primeru ni postopka elektronske hrambe izvajala skladno z potrjenimi notranjimi pravili. Medtem ko v 93.a členu ZVDAGA-A (Ur.l. RS, št. 51/2014) določa, da se z globo od 2.000 do 5.000 eurov kaznuje za prekršek javnopravna oseba, ki bo zajemala ali hranila gradivo v digitalni obliki, če ne sprejme notranjih pravil ali če pri zajemu in hrambi dokumentarnega ali arhivskega gradiva ne ravna v skladu s svojimi notranjimi pravili oziroma ne izpolnjuje predpisanih enotnih tehnoloških zahtev. Primerjava predpisov Slovenije z državami EU (Nemčijo, Italijo) z vidika pogojev za vzpostavitev in vzdrževanje elektronske hrambe kaže na to, da predpisi v obravnavanih državah EU javnim organizacijam, ki zajemajo ali hranijo dokumente v elektronski obliki, ne nalagajo naslednjih zahtev, katerim morajo slediti javnopravne osebe, ki urejajo elektronsko hrambo v skladu s slovenskimi predpisi: • zavezujoča priprava na zajem in hrambo gradiva (popis virov gradiva, študija upravičenosti, študija izvedljivosti, priprava analize tveganj in ukrepov za njihovo zmanjševanje); [3] Predpisi, navedeni v sprotni opombi 2. [4] ISO 15489:2005 Information and documentation – Record management (Informatika in dokumentacija – Upravljanje zapisov – 1. del: Splošno, 2. Del: Smernice); ISO 23081:2006, Information and documentation – Record management processes – Metadata for records; ISO/IEC 27001, Information Security management systems; ISO/IEC 17799:2005, Information technology – Security techniques – Code of practice for Information Security management. 3. PRAKSA ORGANIZACIJ NA PODROČJU HRAMBE Področje elektronske hrambe in elektronskega arhiviranja predstavlja edinstveni raziskovalni izziv, ki pripomore k ohranitvi elektronskih informacij (Jerman-Blažič, 2004, str. 932). Dečman (2007b, str. IV 14) je izvedel raziskavo o pripravljenosti zasebnega sektorja za elektronsko hrambo, ki kaže, da je za dolgoročno elektronsko hrambo zelo pomembno dobro urejeno upravljanje z elektronskimi dokumenti. Rezultati raziskave pokažejo na razlike med različno velikimi organizacijami. Najpomembnejša ugotovitev je, da manjše organizacije izražajo manjšo potrebo po elektronski hrambi. Z večanjem števila zaposlenih in večanjem organizacij raste tudi odstotek tistih organizacij, ki imajo z dodatnimi pravili urejeno upravljanje z dokumenti, s katerimi določajo roke hrambe, vodijo elektronsko evidenco, uporabljajo digitalizacijo, potrebujejo elektronsko hrambo. V teh organizacijah menijo, da je izvajanje elektronske hrambe v lastni izvedbi dražje od hrambe v papirni obliki, in so pripravljeni storitve elektronske hrambe oddati zunanjemu izvajalcu. Nadalje je omenjena raziskava pokazala, da si vsaka organizacija elektronsko hrambo predstavlja malce drugače, čeprav so »pravila za hrambo« opredeljena v ustreznih pravnih aktih, kakor tudi, da Slovenija potrebuje pobudo, ki bo ustrezno znanje in izkušnje od strokovnjakov prenesla v prakso, k tistim organizacijam, ki bi za svojo in splošno korist z elektronsko hrambo pridobili največ (Dečman, 2007b, Dečman (2007a, str. 115–116) ravno tako navaja, da v javni organizaciji, kot je slovenska uprava, ne smemo računati na to, da bodo sprejeti predpisi in notranja pravila organov za dolgoročno elektronsko hrambo dovolj za verodostojno hrambo, temveč je potrebno zagotoviti tehnologijo, ki bo skozi celoten cikel hrambe dokumentov zagotavljala avtentičnost in nespremenljivost hranjenih dokumentov. Stanje kaže, da so mnogi organi slovenske uprave na dobri poti k vzpostavitvi pravnoveljavne dolgoročne elektronske hrambe, drugi pa se bodo morali še precej potruditi, tako na področju upravljanja z elektronskimi dokumenti kot na področju hrambe le-teh. Raziskava stanja v slovenskem javnem sektorju kaže, da je elektronska hramba na začetku razvoja (Dečman, 2008, str. 8). Po raziskavi Horjak in Kovačič (2012, str. 46-47), na podlagi podatkov Ministrstva za kulturo, Arhiv RS, 2011, stanje potrjenih notranjih pravil v letu 2011 kaže 2 osebi javnega prava od 2.846 javnih organizaciji in 14 zasebnih organizacij, ki so potrdile notranja pravila pri Arhivu Republike Slovenije. (Horjak, Kovačič, 2012, str. 46-47). Medtem ko so v letu 2015 (stanje Ministrstva za kulturo, Arhiv RS, do 2.8.2015) 3 osebe javnega prava s potrjenimi notranjimi pravili, navkljub spremembam predpisov (ZVDAGA-A, Ur. list RS, št. 51/2014). Po Berčič se z novo zakonodajo o elektronski hrambi zaradi kompleksnosti zakona, podzakonskih predpisov in standardov lahko zgodi, da se bo razvijala počasneje, kot bi se sicer (Berčič, 2007). Rezultati kažejo, da se javnopravne osebe v Sloveniji še vedno ne odločajo za uvedbo s predpisi usklajene elektronske hrambe in z njo povezane predpisane presoje notranjih pravil pri Arhivu RS, čeprav je leta 2014 stopil v veljavo spremenjen zakon iz leta 2006 in elektronska hramba prinaša doprinos k učinkovitosti in racionalizaciji poslovanja. Tako na primer večina osnovnih in srednjih šol še vedno nima lastnih notranjih pravil (Hajtnik et al., 2015) in vzpostavljene s predpisi usklajene elektronske hrambe dokumentov. 4. STROŠKOVNA UČINKOVITOST HRAMBE Na stroške vzpostavitve elektronske hrambe lahko pomembno vpliva kakovost predpisov, ki izhaja iz zahtev, kot so preprostost, kompleksnost, nujnost in sorazmernost (Kovačič, Horjak, 2011, str. 43). Skupni stroški elektronskega arhiviranja in elektronske hrambe dokumentov so stroški, ki vključujejo administrativne stroške za razvoj in vzdrževanje postopkov hrambe in njihovega zagotavljanja v daljšem časovnem obdobju, in stroški zagotavljanja prostorov in opreme, ki so pri tem potrebni (Hoorens, Rothenberg, Orange, Mandele & Levitt, 2007, Razvoj in vzdrževanje postopkov hrambe je povezan z izpolnjevanjem zahtev predpisov. Zato na stroške elektronske hrambe dokumentov lahko pomembno vpliva kakovost predpisov, ki izhaja iz zahtev, kot so preprostost, kompleksnost, nujnost in sorazmernost. Zahteve predpisov o elektronski hrambi dokumentov in njihova kakovost se med državami članicami EU razlikujejo, saj EU sprejme predpise le za tista področja, ki zaradi različne urejenosti v posameznih državah članicah povzročajo motnje pri prostem pretoku blaga, oseb ter storitev in kapitala (Ur. l. Evropske unije C 83/47, 2010). Zahteve predpisov v posameznih državah članicah EU so lahko kompleksne in vplivajo na odločanje za uvedbo s predpisi usklajene elektronske hrambe. Zato usklajenost z zahtevami narekuje večjo odgovornost pri odločanju (Logan & Buytendijyk, 2003; Mathew, 2003). Kot odziv na navedeno problematiko so številne organizacije za izboljšanje svojega poslovanja uvedle računalniško podporo odločanju z večkriterijskimi modeli. Odločanje za uvedbo hrambe dokumentov mora biti sestavni del začetnega načrtovanja sistemov in projektov (Ross, 2000, str. 13). Elektronska hramba je odločitev o naložbi, kjer stroški v tekočem obdobju nastanejo v prepričanju, da bodo koristili v prihodnjem obdobju, zato je ocena koristi glede na stroške in tveganje ključnega pomena. Odločitveni modeli morajo odgovoriti ne samo na vprašanje, koliko elektronska hramba stane, ampak tudi zakaj – razlogi za stroške, ki bi s hrambo nastali (Currall & McKinney, 2006, str. 3, 8). 5. ZAKLJUČEK V Sloveniji se po 8 letih od uvedbe predpisov postavlja vprašanje, ali predpisi pozitivno vplivajo na osebe javnega prava, da se odločajo na elektronsko hrambo dokumentov. Javnopravne osebe se v Sloveniji še vedno ne odločajo za uvedbo s predpisi usklajene elektronske hrambe in z njo povezane predpisane presoje notranjih pravil pri Arhivu RS, čeprav je leta 2014 stopil v veljavo spremenjen zakon iz leta 2006 in elektronska hramba prinaša doprinos k učinkovitosti in racionalizaciji poslovanja. Tako na primer večina javnopravnih oseb - osnovnih in srednjih šol še vedno nima lastnih notranjih pravil (Hajtnik et al., 2015), potrjenih pri Arhivu Republike Slovenije in vzpostavljene s predpisi usklajene elektronske hrambe dokumentov, prav tako velja za zdravstvene ustanove. Pristop pri oblikovanju predpisov za vzpostavitev s predpisi usklajene elektronske hrambe v Sloveniji kaže na pozitivno posebnost predpisov glede na urejanje področja elektronske hrambe v ostalih dveh proučevanih državah EU (Italija, Belgija), za katerega lahko rečemo, da ima vpliv na stroške elektronske hrambe, ki izhaja iz zahtev predpisov. Stanje na obravnavanem področju kaže na potrebo po nadaljnjih raziskavah o razvoju elektronske hrambe in z njim povezano poenostavitvijo predpisov o uvedbi elektronske hrambe v Sloveniji, tako pri javnih kot zasebnih organizacijah. To pa predstavlja izziv za Slovenijo. 6. LITERATURA IN VIRI |