BLAŽENA KOŠMERL: MENEDŽMENT KAKOVOSTI NA VIŠJI STROKOVNI ŠOLI
BLAŽENA KOŠMERL: MENEDŽMENT KAKOVOSTI NA VIŠJI STROKOVNI ŠOLI |
|
|
POVZETEK Namen prispevka je prikazati, da se v današnjem času izobraževalni sistemi srečujejo z izzivi, kako uvesti kakovost. Namen notranje presoje je ugotoviti, ali so sestavine sistema kakovosti višje strokovne šole učinkovite in primerne za doseganje ciljev. To pomeni odkritje neskladnosti z zahtevami sistema vodenja kakovosti za višje strokovne šole. EU je leta 2001 poslala priporočila članicam, da vzpostavijo pregledne sisteme evalvacije kakovosti. Šole morajo poskrbeti za uravnotežen okvir samoevalvacije po merilih NAKVIS in zunanje evalvacije. Izvajanje notranje presoje nam je pri uresničevanju teh ciljev v pomoč. Pri notranji presoji sistema vodenja kakovosti se preverja dokumente, njihova vsebinska skladnost z zahtevami standardov ter pravilnost izvajanja aktivnosti, potrebnih za učinkovito vodenje sistema kakovosti na višjih strokovnih šolah.
KLJUČNE BESEDE: Kakovost, notranja presoja, skladnost, neskladnost, priporočila
ABSTRACT
The implementation of internal assessment helps us in achieving these goals.
Kakovost v poslovnem okolju ni več novost. Bila je ključna konkurenčna prednost že v osemdesetih letih prejšnjega stoletja in je to ostala še danes (Kaplan in Norton 2000, Meško Štok et. al., 2009; Celinšek in Markič 2008; Piskar in Dolinšek, 2006; Trnavčevič et. al., 2008). Zagotavljanje boljše usposobljenosti v kakovostnih sistemih izobraževanja je bistveni del evropske strategije za reševanje izzivov prihodnosti. Veliko ciljev Evropske unije je usmerjenih k izboljševanju kakovosti in učinkovitosti sistemov izobraževanja in usposabljanja, vendar dejavnosti niso usmerjene k formalnemu uniformiranju izobraževanja in usposabljanju. Članice ohranijo polno odgovornost za delovanje izobraževalnega sistema (Komisija evropske skupnosti 2008).
Ugotavljanje in zagotavljanje kakovosti je aktualna tema v šolstvu, ki ji posvečamo v slovenskem in mednarodnem prostoru veliko pozornosti. Kakovostno višje strokovno šolstvo pričakujejo študentje, dobre in zaposljive diplomante si želijo delodajalci, zahteva pa ga tudi širša družba, saj se večji del višjih strokovnih šol financira iz javnih sredstev. Govor o izboljšanju kakovosti je govor o izboljšanju razmerij med ljudmi znotraj zavoda, zato je potrebno izdelati dolgoročni plan izboljšanja kakovosti Višje strokovne šole. Pri sledenju tega cilja je potrebna izdelava samoevalvacije po merilih NAKVIS, katere sestavni del so v okviru ugotavljanja in zagotavljanja kakovostnega procesa vključene notranje presoje. Kot primer vzpostavljanja menedžmenta kakovosti na višjih strokovnih šolah želimo v našem prispevku predstaviti izvedbo notranjih presoj.
V ISO 9000 je zapisano, da je notranja presoja sistematičen, neodvisen in dokumentiran proces pridobivanja dokazov presoje in njihovega objektivnega vrednotenja, da bi določilo obseg, v katerem so izpolnjeni dogovorjeni kriteriji presoje. Osnovni namen notranje presoje je, da organizacija dobi povratno informacijo, v kolikšni meri sistem vodenja kakovosti ustreza planiranim dogovorom ter če se sistem učinkovito izvaja in vzdržuje (določila standarda ISO 9001:2000). Pomembno je, da rezultati notranjih presoj na posreden ali neposreden način omogočajo čim več nadaljnjih izboljšav.
•2 EVALVACIJA V VIŠJIH STROKOVNIH ŠOLAH Lahko se najprej vprašamo, zakaj je potrebna evalvacija v šolah in ali ne bi bilo bolje, da šole pustimo pri miru, da delajo tisto, kar je njihovo poslanstvo. Vemo, da druge možnosti ni, saj šole evalviramo že, odkar obstajajo. Včasih to ni bilo tako sistematično, ampak bolj spontano, saj so bile pomembne govorice in ugled. Priznane šole so to postale na osnovi govoric, ki niso bile podprte z raziskavami. Kakovost šole igra še danes med starši pomembno vlogo, saj večina staršev rada vpiše svojega otroka v dobro, kakovostno šolo, ki bo nudila otroku kakovostno izobrazbo.
Višja strokovna šola naj bi bila urejena, dobro vodena šola, v kateri bi študenti pridobili ustrezne kompetence in tudi predavatelji naj bi imeli ustrezne kompetence. Višja šola naj bi bila tista šola, iz katere bi odhajali diplomanti z ustreznimi kompetencami. V tem je razlika med dobrimi in slabimi šolami, tu nastopi kakovost in evalvacija. Po strokovnih razpravah je najbolje za šole, da se opravljajo notranje in zunanje evalvacije.
•2.1 ZUNANJA EVALVACIJA V Sloveniji je za zunanjo evalvacijo pristojna Nacionalna agencija za kakovost v višjem šolstvu - NAKVIS (Zakon o visokem šolstvu, 2009 in Zakon o višjem strokovnem izobraževanju, 2004). Z zunanjo evalvacijo se ugotavlja doseganje z zakonodajo predpisanih standardov, napredek v delovanju šole in izboljšanje izvajanja študijskih programov. Agencija opravi zunanjo evalvacijo višje strokovne šole vsakih pet let - to je redna evalvacija. Izredna evalvacija se lahko opravi kadarkoli. Postopek za zunanjo evalvacijo se začne na predlog vlagatelja oziroma Agencije. Vložiti je potrebno predlog za zunanjo evalvacijo in priložiti predpisane priloge. Svet Agencije imenuje skupino strokovnjakov, ki bo izvedla zunanjo evalvacijo na šoli. Zunanji evalvatorji pregledajo samoevalvacijsko poročilo, predloženo dokumentacijo in opravijo obvezen ogled šole. Nato pošljejo evalvacijsko poročilo višji strokovni šoli, ki lahko v roku enega meseca sporoči pripombe. Postopek zunanje evalvacije se konča z odločitvami Sveta NAKVIS-a o doseganju predpisanih standardov.
•2.2 SAMOEVALVACIJA kot notranja evalvacija Samoevalvacija je sistematičen pristop zbiranja podatkov o kakovosti zavoda - šole. V samoevalvacijo so zajeti vsi udeleženci (vodstvo, predavatelji, ostali zaposleni, študentje, delodajalci, diplomanti, lokalna skupnost itd.).
Samoevalvacijsko poročilo je dokument, v katerem vodstvo šole prikaže doseganje ciljev in kritično analizo stanja. Vse to mora biti podprto z dokazi, vsebovati mora tudi predloge in priporočila za izboljšanje kakovosti. Lahko rečemo, da je nujno potrebno izdelovati samoevalvacijsko poročilo. Samoevalvacijo je potrebno izvajati, da odkrivamo vrzeli med pričakovanim in dejanskim stanjem, da načrtujemo in izpeljemo izboljšave, ki bodo zmanjšale razkorak med pričakovanim in dejanskim stanjem. Samoevalvacijsko poročilo lahko ovrednotimo kot zelo pomembno poročilo, saj nam poda celovito sliko o kakovosti zavoda, daje izhodišča za postavljanje ciljev tako kratkoročnih kot razvojnih ter prioritet. Podatki, ki jih prikažemo v samoevalvacijskem poročilu in imajo določen trend, nam omogočajo preventivno delovanje. Samoevalvacijsko poročilo vključuje vse zaposlene in ostale sodelujoče v procesu višje strokovne šole. Predstavlja osnovo za sistematično vodenje izboljšav, ki ga izvajamo po metodi PDCA in sicer po naslednjem vrstnem redu:
•3 VLOGA IN POMEN NOTRANJE PRESOJE V menedžmentu KAKOVOSTI Namen tegapoglavja je predstaviti različne poglede na menedžment kakovosti v izobraževanju, saj je tega zaradi številnih procesov, ki potekajo v izobraževanju, težko opredeliti. Procesi in dejavnosti, so med seboj povezani in vplivajo drug na drugega.
S sistema vodenja kakovosti na višji strokovni šoli smo dokumentirali in določili temeljne procese in njihovo medsebojno povezanost, z vidika vpliva procesov na zadovoljstvo študentov, zaposlenih, podjetij, ki omogočajo praktično izobraževanje študentov in ostalih partnerjev. Določili smo kriterije in metode za zagotovitev ustreznega delovanja in nadzora učinkovitih procesov ter zagotovitev ustreznih virov in informacij za podporo in nadzor določenih procesov in njihovega izboljševanja.
V Poslovniku sistema vodenja kakovosti (2009) vodstvo višje strokovne šole določa s politiko kakovosti cilje in strategije kakovosti, hkrati se zavezuje, da jo bo uresničevalo in opredeljuje izhodišča za postavljanje merljivih ciljev, ki jih želi doseči. Težnja h kakovosti in nenehnim izboljšavam je razlog za pristop višje strokovne šole k uvajanju sistema kakovosti, saj si prizadevamo motivirati sodelavce in izpolniti pričakovanja udeležencev v poslovnem procesu (predavateljev, študentov, ministrstva in drugih). Težimo k prevzemanju odgovornosti vsakega posameznika za opravljeno delo.
Z notranjo presojo ugotavljamo, do katerega obsega sistem kakovosti izpolnjuje zahteve. Ugotovitve notranje presoje uporabljamo za ocenitev učinkovitosti in uspešnosti sistema kakovosti in za identifikacijo možnosti izboljšav. Lahko rečemo, da je notranja presoja najpomembnejša in najpogostejša oblika, ki pomeni presojanje lastnih zmogljivosti višje strokovne šole, oziroma zagotavljanje sistema kakovosti v skladu s standardom kakovosti. Kot je zapisano v Poslovniku sistema vodenja kakovosti (2009) ugotavljamo z notranjimi presojami skladnost, učinkovitost in uspešnost izvajanja sistema vodenja kakovosti ter uresničevanje ciljev kakovosti.
Po Zahtevah sistema vodenja kakovosti (2008) za višje strokovne šole, v točki 5.2, višja strokovna šola izvaja notranje presoje v planiranih časovnih intervalih, da ugotovi ali:
Notranja presoja je lahko ena od metod v procesu samoevalvacije. S pomočjo notranje presoje ugotavljamo ustreznost sistema vodenja kakovosti zahtevam za višje strokovne šole in neskladnosti pred zunanjimi presojevalci, ki izvajajo zunanjo evalvacijo v okviru Nacionalne agencije Republike Slovenije za kakovost v visokem šolstvu (NAKVIS). Vse ugotovljene neskladnosti skušamo odpraviti. Z notranjo presojo dobimo informacijo, v kateri fazi se nahaja projekt sistema vodenja kakovosti na višji strokovni šoli, ugotavljamo skladnost izvajanja sistema kakovosti z dokumentiranim načinom dela, s standardi, pravili ali zakoni. Notranja presoja je iskanje možnosti in priložnosti za izboljšanje in pomoč pri vodenju višje strokovne šole.
Na Ekonomski šoli Novo mesto, Višji strokovni šoli, že nekaj časa deluje komisija za kakovost, ki je vedno bolj čutila potrebo po vzpostavitvi kakovosti in izvedbi notranjih presoj. Vključili smo se v projekt Impletum, kateremu je bil splošni cilj zagotavljanje podpore višješolskim ustanovam, med drugim tudi na področju kakovosti. Naloga projekta Impletum je bila izdelati enoten sistem ugotavljanja in zagotavljanja kakovosti ter spremljanja rezultatov s pomočjo letnih poročil o doseženi kakovosti izobraževalnega procesa.
Proces notranje presoje na Ekonomski šoli Novo mesto, Višji strokovni šoli poteka po določenih fazah, načelih in ob upoštevanju Zahtev sistema vodenja kakovosti za višje strokovne šole. Notranje presoje planiramo in izvajamo glede na pomembnost in ugotovljeno stanje delovanja sistema kakovosti na določenem področju. Izvajamo jih najmanj enkrat letno po vseh elementih sistema kakovosti. Notranje presoje za šolsko oziroma koledarsko leto planira predsednik Komisije za zagotavljanje in spremljanje kakovosti v sodelovanju z ravnateljico. Za vsako presojo se določi presojano področje/proces, presojevalce, termin presoje, elemente sistema kakovosti, organizacijske enote in/ali procese, vrsto presoje (redna, izredna, ponovna). Preko predsednika Komisije za zagotavljanje in spremljanje kakovosti se seznani odgovorne za presojana področja in presojevalce s planom notranje presoje. Predsednik Komisije za zagotavljanje in spremljanje kakovosti je odgovoren za izbor in usposabljanje primernega števila presojevalcev, da bi zagotovil učinkovitost in uspešnost notranjih presoj.
Ravnateljica imenuje kandidate za notranje presojevalce. Pri izbiri presojevalcev upošteva, da so presojevalci dojemljive in zrele osebnosti, sposobni pravilne in analitične presoje, da so vztrajni, komunikativni, da imajo sposobnosti realističnega opazovanja stanja, da razumejo širše vidike in razumejo vlogo posameznih struktur, sistemov in procesov v organizaciji (Postopek notranje presoje, 2009).
Izmed presojevalcev se določi vodja presoje, ki naj bi imel več izkušenj in presojevalci. Presojo lahko izvedejo vsi skupaj ali pa si delo porazdelijo. Vodja presoje je odgovoren za pravočasno pripravo podrobnega plana presoje, uskladitev s presojanim področjem in pripravo vprašalnikov (opomnikov oz. programa izvedbe) ter zapisov in poročil o presoji. Vodja najavi presojo najmanj 14 dni pred izvedbo. V času med najavo in izvedbo notranje presoje izvede vodja informativni razgovor z odgovornimi osebami presojanega področja, kjer se dogovori o posebnostih in usmeritvah presoje na področja, ki so prioritetna.
Na EŠNM Višji strokovni šoli je bila v okviru uvajanja sistema kakovosti v šolskem letu 2008/2009 prvič izvedena notranja presoja. Presojali so se procesi izobraževanja - točka 4.3 izhodiščnih zahtev (po projektu Kakovost za prihodnost vzgoje in izobraževanja - KzP). Pri drugi notranji presoji v šolskem letu 2009/2010 so se presojali procesi vodenja, procesi obvladovanja in ravnanja z dokumentacijo ter proces informacijske podpore. Pri tretji notranji presoji v šolskem letu 2010/2011 so se presojali procesi nenehnih izboljšav in izvedbe procesa. Izvedli smo tudi presojo vodstva.
Notranjo presojo so izvedli imenovani presojevalci po vnaprej pripravljenem planu v fazah, ki so si sledile po zaporedju. Prva faza je najava presoje in uskladitev termina udeležencev in poteka presoje, sledi informativni razgovor vodje presoje z odgovornimi osebami presojanega področja na podlagi obrazca. Nato se pripravi vprašalnike ali opomnike, izvede uvodni razgovor, sledi izvedba presoje na osnovi izdelanega vprašalnika oziroma opomnika. Na podlagi izvedbe presoje se evidentira ugotovitve - priporočila in neskladnosti, uskladi rezultate presoje, izdela poročilo o presoji ter izvede zaključni razgovor vodje presoje z vodjem presojanega področja ter ostalim sodelujočim v presoji. Na zaključku se izroči poročilo o ugotovljenih neskladnosti vodji presojanega področja in direktorju ter ravnateljici.
Presoja je potekala v prostorih, kjer so se izvajale aktivnosti presojanega področja, na osnovi razgovorov, spremljanja izvajanja postopkov ali drugih aktivnosti, pregleda zapisov, poslušanja izjav izvajalcev, ogleda opreme, pogojev dela itd. Pri tem je zelo pomemben prvi stik, zato smo v začetku porabili minuto ali dve za pogovor o splošnih temah, da se je vzpostavilo sproščeno vzdušje. Postavljali smo vprašanja kdo, kaj, kdaj, kako, zakaj, kje. Odnos do sogovornika je bil spoštljiv, saj pri notranji presoji ne iščemo napak, vendar raje pohvalimo dobre prakse ter predlagamo izboljšave. Ugotovitve presoje smo zapisali v vprašalnik, k ustreznim vprašanjem, kot dokazilo izvajanja sistema vodenja kakovosti. Na presoji ugotovljena priporočila smo razjasnili in zapisali na kraju samem in jih še enkrat predstavili na zaključnem sestanku. Neskladnosti nismo ugotovili.
Po končani presoji notranji presojevalci pripravijo poročilo o notranji presoji, ki temelji na ugotovitvah presoje oziroma priporočilih za izboljšave, neskladnosti in izdanih korektivnih in/ali preventivnih ukrepih (Poslovnik sistema vodenja kakovosti, 2009).
Pri presoji ugotovljena priporočila smo razjasnili in zapisali na kraju samem in jih še enkrat predstavili na zaključnem sestanku. Neskladnosti nismo ugotovili. Zaključni razgovor je sklical vodja presoje, izdelal poročilo in vanj vnesel rezultate presoje (skladnosti in priporočila). Odgovorne osebe presojanega področja so proučile priporočila in o njih sprejele odločitev, da jih sprejmejo. Realizacijo priporočil bodo presojevalci preverili med naslednjo presojo.
Pivka (2000) pravi, da je izboljšanje kakovosti ena od najpomembnejših nalog, s katerimi se soočajo v izdelovalnih in storitvenih dejavnostih. Kakovost pa se je s področja gospodarstva prenesla na vsa družbena področja. Filozofija zagotavljanja kakovosti v izobraževanju se je razvijala hkrati s povečevanjem tržne naravnanosti družbe in tekmovalnosti okolja.
Ugotovili smo, da vsebinsko izvedena notranja presoja vodstvu omogoča, da lahko ugotovi, kako se sistem kakovosti učinkovito izvaja in vzdržuje. Prav je, da se tudi ob obravnavi rezultatov notranje presoje zavemo, da standard ISO 9001 ni cilj, pač pa le sredstvo za doseganje ciljev. Ugotavljamo, da so po naravi notranje presoje manj formalne, da morajo biti zaključni sestanki konstruktivni in usmerjeni v izboljšanje sistema kakovosti. Presojevalec predlaga preventivne in korektivne ukrepe, odobri in sproži pa jih vodstvo višje strokovne šole, po obravnavi poročila o notranji presoji. V prispevku smo prikazali, da se v današnjem času izobraževalni sistemi srečujejo z izzivi, kako uvesti kakovost. Ugotovili smo, da je namen notranje presoje ugotoviti, ali so sestavine sistema kakovosti višje strokovne šole učinkovite in primerne za doseganje ciljev.
Notranjo presojo je potrebno uporabljati kot orodje, za nadaljnje izboljšave v sistemu vodenja kakovosti. In natanko v tem smislu moramo razumeti tudi vlogo notranje presoje, ki je začetni korak pri vzpostavljanju kakovosti, kateremu sledi samoevalvacija po merilih NAKVIS, certificiranje po zahtevah standarda ISO 9001 ter pot iskanja do odličnosti, katera pa se začenja znotraj vsakega posameznika, saj je osebna odličnost pogoj za organizacijsko odličnost.
•5 LITERATURA Bukovec, B. 2011. Od kakovosti do odličnosti v šolstvu. Novo mesto: Prosojnice.
Celinšek, D. in Markič M. 2008. Implementing problem.based learning in a higher education institution. International journal of management in education, 2(1): 88-106.
Kaplan, S. R. in D., Norton, P. 2000. Uravnoteženi sistem kazalnikov: preoblikovanje strategije v dejanja. Ljubljana: Gospodarski vestnik.
Komisija evropskih skupnosti. 2007. Delovni dokument služb komisije šole za 21. stoletje. http://ec.europa.eu/education/school21/consultdoc_sl.pdf. (21.2.2012, 8:45)
KSZK. 2009. Poslovnik sistema vodenja kakovosti EŠNM Višja strokovna šola. Novo mesto: Ekonomska šola Novo mesto, Višja strokovna šola.
KSZK. 2009. Postopki notranje presoje EŠNM Višja strokovna šola. Novo mesto: Ekonomska šola Novo mesto, Višja strokovna šola.
Meško Štok, Z.; Meško M. in Markič, M. 2009. The advantage of the EFQM excellence model in business management and leadership. International journal of entrepreneurship & small business 8(3): 399-410.
Piskar, F. in Dolinšek, S. 2006. Učinki standarda kakovosti ISO: od managementa kakovosti do poslovnega modela. Koper: Univerza na Primorskem, Fakulteta za management.
Pivka, M. 2000. Management kakovosti. Maribor: Univerza v Mariboru, Ekonomsko -poslovna fakulteta Maribor.
Škafar, B. 2011. Samoevalvacijsko poročilo v višjih strokovnih šolah, priporočene smernice. Murska Sobota: Impletum.
Trnavčevič, A. Vogrinc, J. Snoj, B. Logaj, V. Vogrinc, R. in Kodrič, B. Evalvacija zadovoljstva s šolo, metodološki in vsebinski izzivi. Ljubljana: šola za ravnatelje.
Žagar, T. Škafar, B. Zavrl, S. 2008. Sistem vodenja kakovosti za višje strokovne šole. Zahteve. Ljubljana: Impletum.
|