Mag. Andreja Gorše Lotrič: Kreativno poslovno pisanje

Drugačno orodje za dvig prepoznavnosti in ugleda

Da bi razumeli pravi pomen kreativnega poslovnega pisanja, je prav, da v uvodnem delu povemo nekaj besed o komunikaciji in kreativnosti. Beseda komuniciranje izhaja iz latinske besede communicare in pomeni posvetovati se, razpravljati, vprašati za nasvet. V slovarju slovenskega knjižnega jezika je zapisano, da komunikacija pomeni sporazumevanje, prenos sporočil s pomočjo različnih orodij: govorjene in pisane besede, zvoka, slike, svetlobnih signalov itd. A edinstvena človeška sposobnost govora in tesno z njim povezano poslušanje še nista zagotovili za uspešno komuniciranje. In čeprav je ta veščina ključnega pomena ne le v zasebnem življenju, temveč tudi v poslovnem, se je le redko načrtno učimo.

Kreativnost pa je v slovarju slovenskega knjižnega jezika lastnost, značilnost ustvarjalnega. Slovenski psiholog in filozof dr. Trstenjak kreativnost opredeljuje kot zmožnost nastanka nečesa novega, dr. E. de Bono, eden najbolj znanih svetovnih psihologov in filozofov, pa nas uči, da je kreativnost pot izven ustaljenega načina razmišljanja.

Poslovno komuniciranje je vitalnega pomena tako za posameznika, ki sestavlja del organizacije, kot tudi za organizacijo kot celoto. Učinkovita komunikacija človeku kot individuumu v organizaciji prinaša boljše možnosti za zaposlitev, gradnjo prijetnejših medčloveških odnosov v delovnem okolju, zmanjšanje konfliktnih situacij, izboljšanje možnosti za napredovanje itd. Organizacija pa si z odličnostjo v poslovnem komuniciranju, zagotavlja učinkovitejše poslovanje. Predpogoj zanjo so: ugodnejša delovna klima, zmanjšanje stroškov, pridobivanje novih poslovnih partnerjev, itd.

Eden izmed temeljnih ciljev akademskega študijskega programa elitne vojaške akademije na svetu USMA ( United States Military Academy ali West Point ) je kreativnost njihovih diplomantov. Če pogledamo od daleč, z očmi laika, za katerega je vojaška organizacija še vedno toga, strogo hierarhična, se nam takoj zastavi vprašanje, kaj ima kreativnost skupnega z vojaško organizacijo? A snovalci sodobnih, učinkovitih študijskih programov na tem področju odgovarjajo: » Zavedamo se, kako pomembno je, da naši diplomanti pričakujejo spremembe, se nanje učinkovito odzovejo in jih tudi obvladajo.« Kreativnost v delovnem okolju ni le orodje za dosego ciljev podjetja, temveč tudi del poti, ki vodi k samoaktualizaciji posameznika.

Z odkrivanjem brezmejnosti lastnih zmožnosti se omogoča in spodbuja osebno rast ter krepi samozavest osebnosti. Na drugi strani pa se omogoča, da se znotraj podjetja gradi spodbudno delovno okolje, torej pozitivni odnosi, zunaj pa prepoznavni in dolgoročni partnerski odnosi z vsemi deležniki podjetja. Strokovnjaki za komuniciranje že dolgo opozarjajo: imidž podjetja ni le v rokah službe za korporativno komuniciranje oziroma odnose z javnostmi, temveč ga ustvarja vsak posameznik, zaposlen v podjetju. To je tisti imidž, ki vpliva na rast ugleda podjetja v vseh javnostih. Spodbudno delovno okolje ni le »prava beseda na pravem mestu«., je tudi inkubator za nastanek in rast novih idej, ki podjetju omogoča konkurenčno prednost. In če se zavedamo, da je napačno ali pomanjkljivo komuniciranje najpogostejši vzrok številnih problemov na delovnem mestu, je prav, da poudarimo, da je hkrati tudi učinkovito sredstvo za njihovo reševanje.

Čas globalizacije prinaša nove priložnosti, a hkrati narekuje tudi neusmiljen boj za tržni delež, kot ga še ni bilo. Je čas kompleksnih in intenzivnih sprememb, na katere dodatno, negativno vpliva tudi svetovna gospodarska kriza. A kdo zmaguje? Drzni, inovativni. Tisti, ki si jih zapomnimo. Drugačni. In eno izmed orodij, da postanemo takšni, je tudi kreativno poslovno pisanje.

Pogosto se znajdemo v situaciji, ko moramo napisati prijetno ali manj prijetno poslovno sporočilo. Velikokrat se ob tem srečamo s povsem preprostimi dilemami kot so: kako začeti, kaj napisati, katere besede so prave, nas bodo razumeli, ipd.? Še posebno težko nam je takrat, ko ima sporočilo negativno vsebino, kot je na primer zavrnitev kandidata za prosto delovno mesto, zavrnitev prošnje za sponzorska sredstva, pismo nezadovoljni stranki, ipd. Najpogostejša rešitev naštetih dilem v današnjem poslovnem svetu  je hladno, brezosebno pismo, ki zaradi svojega tona pogosto še dodatno prizadene bralca oziroma naslovnika sporočila. Kako in kaj torej pisati, da bomo učinkoviti pri gradnji poslovnih vezi in si nas bodo za vedno zapomnili?

Kreativno poslovno pisanje je tisto, ki združuje odličnost poslovnega komuniciranja in osebno noto kreativnosti. Kreativna poslovna sporočila so zato prepoznavna po posameznikovi ustvarjalnosti, upoštevajoč splošna načela poslovnega komuniciranja kot so: pozitiven stil, poštenost, spoštljivost do konkurence, izogibanje pretiravanju in drugo.

Pa si poglejmo malce podrobneje nekatera izmed vodil:

Bralec je vedno v ospredju

Četudi tudi pri pisanju uporabljamo vso našo kreativnost, znanje, veščine itd., v ospredju nismo mi - ustvarjalci pisem - temveč naslovnik našega sporočila.

Bralec čuti naše razpoloženje, v katerem pišemo pismo.

Pred pisanjem sporočila si pripravimo kratek načrt našega pisma.

Odgovorimo si na vprašanja: Komu pišemo? Zakaj? Kaj želimo doseči, izpostaviti?

Uporaba pozitivnega stila

Čeprav pišemo pisma z negativno vsebino ( npr. zavrnitve), vedno uporabimo pozitiven pristop.

Uporaba PR ( Public Relations oziroma odnosi z javnostmi ) pravila

Pišimo kot novinar, vživimo se v vlogo bralca. Tega mora privabiti že naslov, v nadaljevanju pa tudi uvod, kratko jedro in zaključek.

Ohranjanje spoštljivosti do konkurence: v sporočilih do konkurence ohranjamo spoštljiv odnos, poudarimo pa naše prednosti.

Ne pozabimo na pravopis, uporabo sporočilne vrednosti izbranih oblik pisanja, barv, vrednosti našega podpisa idr.

Kako iz sebe izvabiti kreativnost? Eden izmed ključev, ki nam to omogoča, je naša lastna sposobnost empatije. Poudarili smo že, da je pri kreativnem poslovnem pisanju bralec vedno v ospredju, da čuti naše razpoloženje, v katerem nastaja pismo. Zato je predpogoj za uspešno, učinkovito sporočilo, da se »vživimo v kožo bralca«. Zamislimo si, kako bi se mi počutili, ko bi prejeli zavrnitev za službo ali kaj bi čutili, če bi bil prodajalec v trgovini do nas neprijazen, ali  kakšni občutki bi nas navdali ob novici, da smo napredovali. Ko bomo prepoznali te občutke in bomo razumeli naslovnika našega sporočila, bomo tudi znali poiskati prave besede in ton, v katerem bomo pisali sporočilo. Kateri navdih bomo ob tem še upoštevali, pa je seveda odvisno tudi od našega odnosa do bralca, zadeve sporočila, pa tudi od našega videnja in zaznavanja sveta okoli nas.

Kreativno poslovno pisanje je zato dobrodošlo vsem, ki želijo prepoznati svoje kreativne sposobnosti in jih učinkovito prenesti v delovno in zasebno okolje. Tistim, ki želijo svoja poslovna sporočila dopolniti z dodano vrednostjo kreativnosti in prepoznavnosti ter jih tako za vedno vtisniti v spomin bralca, kateremu so bila namenjena.

Viri:

www.usma.edu

http://bos.zrc-sazu.si/sskj.html