2018 > Letnik 8, št. 4




ZDENKO POTOČAR, UNIV. DIPL. ORG.: PRENOVA INFORMACIJSKEGA SISTEMA V MANJŠEM TRANSPORTNEM PODJETJU

Print

POVZETEK

Na področju transporta tovora se je z uvajanjem novih informacijskih tehnologij marsikaj korenito spremenilo. Spremljanje telematskih podatkov o vozilih v realnem času, hitra komunikacija in avtomatizirani postopki dela med udeleženci v procesu, borza povpraševanja in ponudbe na mednarodnem trgu ipd. so spremenili delo v transportni panogi. Vse te spremembe so vplivale tudi na manjša transportna podjetja, ki so se bila prisiljena prilagodi in s tem zagotoviti svoj obstoj na trgu.

Na osnovi intervjuja z direktorjema dveh manjših transportih podjetij za prevoz tovora v Sloveniji smo ugotavljali, kakšno je stanje uvedbe moderne informacijske tehnologije in njena integracija v informacijski sistem. Kljub temu da sta se uvedbe lotila po različnih poteh, sta s svojimi rešitvami zadovoljna in jim zadostuje v njihovih potrebah za opravljanje poslovanja in zagotavljanje kakovostne storitve transporta.

KLJUČNE BESEDE:
transport blaga, informacijski sistem, telematski sistem, sistem sledenja

SUMMARY

In the field of transport new information technologies are the reason for a lot of radical changes. Monitoring of real-time telematics data of vehicles, quick communication and automated work procedures among the participants in the process, exchange of inquiry and work offer on the international market, etc., led to work changes in the transport sector. All these changes have also affected smaller transport companies that were forced to adjust themselves and ensure their space on the market.

Based on an interview with the directors of two smaller cargo transport companies in Slovenia, we found out to what extent modern information technology is used and integrated into the information system. In spite of the fact that the two companies have different solutions, they are satisfied with them and they meet their needs in performing their business and provide high quality services in transport.

KEY WORDS:
cargo transport, information system, telematics system, tracking system

 

UVOD

Tako kot v vseh panogah se tudi podjetja, ki se ukvarjajo s transportom blaga, srečujejo s čedalje hujšo konkurenco na mednarodnem trgu. Naloga menedžmenta je iskanje konkurenčnih prednosti pred ostalimi in skrb za stalen razvoj. Obvladovanje informacijske tehnologije, ki nam omogoča sledenje toku informacij in znižuje stroške poslovanj, je pri tem ključni dejavnik. Za uspešno delovanje na trgu mora biti podjetje dobro organizirano in imeti predvsem učinkovit informacijski sistem, ki pravočasno zagotavlja vse potrebne informacije za hitro odločanje na vseh nivojih.

Na področju transporta tovora se je z uvajanjem novih informacijskih tehnologij marsikaj korenito spremenilo. Spremljanje telematskih podatkov o vozilih v realnem času, hitra komunikacija in avtomatizirani postopki dela med udeleženci v procesu, borza povpraševanja in ponudbe na mednarodnem trgu ipd. so spremenili delo v transportni panogi.

Vse te spremembe so vplivale tudi na manjša transportna podjetja, ki so se bila prisiljena prilagoditi in s tem zagotoviti svoj obstoj na trgu. Danes si procesa dela v transportnem podjetju ne znamo več predstavljati brez uporabe najnovejših informacijskih tehnologij, ki so vgrajene v samo transportno vozilo, in tudi informacijskega sistema v podjetju, ki služi podpori poslovanja transportnega podjetja. Za uvedbo takega sistema mora podjetje zagotoviti finančna sredstva za ustrezno tehnologijo ter usposobiti zaposlene. Pri tem velikost podjetja ne igra ključne vloge.

V Sloveniji, ki je na križišču mednarodnih transportih poti, je veliko podjetij, ki se ukvarjajo s transportom blaga. Med njimi je zelo veliko manjših podjetij, ki morajo, enako kot velika podjetja, slediti novim tehnologijam in so se že ali pa se še morajo pripraviti na uvedbo ali prenovo informacijskega sistema.

Zanimalo nas je, kako manjša podjetja za transport tovora uvajajo moderno informacijsko tehnologijo in prenavljajo svoj informacijski sistem in v kolikšni meri pri tem sledijo večjim (tujim) podjetjem. Za ugotovitev stanja smo izvedli globinski pol strukturirani intervju z direktorjema dveh manjših transportih podjetij v Sloveniji.

INFORMACIJSKI SISTEM V TRANSPORTU

Informacijski istem je sklop povezanih naprav in programov, katerega namen je učinkovito zbiranje, obdelovanje, shranjevanje, analiziranje ter posredovanje podatkov in informacij uporabnikom za določen namen. Med poslovanjem podjetja se ustvarja velika količina podatkov (o dobaviteljih, kupcih, zaposlenih, izdelkih …), zato je pomembno, da so le-ti urejeni tako, da pridemo do pravih podatkov ob pravem času. Sodobna informacijska tehnologija nam to z informacijskim sistemom omogoči (Kompare, Dular, 2009, str. 6). Tako zaposlenim omogočimo enostavnejše in kakovostnejše opravljanje dela, uporabnikom naših storitev pa nudimo zanesljivo in kakovostno storitev. Pomembno je tudi, da sledimo razvoju tehnologije in po potrebi prilagajamo svoj informacijski sistem, saj bomo le tako lahko ohranjali konkurenčnost na trgu.

Tudi na področju transporta tovora je danes pomembno, da imamo na voljo informacijski istem, v katerem hitro in enostavno pridemo do želenih informacij. Tako zaposlenim omogočimo enostavnejše in kakovostnejše opravljanje dela, uporabnikom naših storitev pa nudimo zanesljivo in kakovostno storitev. Pomembno je tudi, da sledimo razvoju tehnologije in po potrebi prilagajamo svoj informacijski sistem, saj bomo le tako lahko ohranjali konkurenčnost na trgu (Malenšek, 2017, str. 12).

Moderni informacijski sistem in s tem elektronsko poslovanje nam lahko prinese neposredne koristi, saj lahko znižamo stroške poslovanja, skrajšamo poslovni cikel, znižamo stroške prodaje in trženja ter ustvarjamo nove tržne priložnosti (Razgoršek, Potočar 2009, str. 16). Pomaga nam tudi, da ohranimo stik s konkurenco, izboljšamo komunikacijo z udeleženci v poslovanju podjetja, povečamo učinkovitost podjetja, omogoči nam pridobitev novih znanj in konkurenčne prednosti ter v končni fazi izboljšanje poslovnih rezultatov (Sulčič 2008, str. 10). Prav tako nam prinese prednosti, ki jih ponuja uporaba interneta, saj se velik del elektronskega poslovanja odvija prek svetovnega spleta.

RAZVOJ INFORMACIJSKE TEHNOLOGIJE V TRANSPORTU

Čim hitrejši pretok informacij je imel vedno ključno vlogo pri organizaciji transporta blaga. Še pred tremi desetletji so bili za organizacijo transporta dnevno v uporabi stacionarni telefoni, telefonski imenik poslovnih partnerjev, faks naprave, avtomobilski zemljevidi. Vozniki so se  zanašali predvsem na svoje dolgoletne izkušnje. Prenos informacij je bil za današnje razmere strahotno počasen.

Računalništvo, telematika, internet, inteligentni sistemi … so se v zadnjem obdobju bistveno razvili in prispevali velik napredek v logistiki. Logistična in transportna dejavnost se je po začetnih težavah konsolidirala in večinoma napredovala. Logistična dejavnost je poleg industrije in turizma najboljši izvozni proizvod Slovenije (Orbanić, Rosi, 2016, 286).

Prihod mobilne telefonije je s seboj prinesel velike organizacijske premike, saj se je izmenjava informacij med matičnim transportnim podjetjem in voznikom bistveno povečala. S tem se je transportni proces pospešil, učinkovitost transportnega podjetja se je povečala in posledično so se zmanjšali stroški poslovanja. Podjetje je v vsakem trenutku vedelo, kje na poti se nahaja voznik, koliko časa predvidoma potrebuje do izpolnitve dobave blaga, sproti so mu lahko posredovali nova naročila. Prav tako so bili na tekočem o stanju na cestah in morebitnih zastojih. Vse to je močno olajšalo delo zaposlenih v transportnem podjetju.

Razvoj interneta je omogočil dostop do ključnih informacij pri procesu transporta v realnem času. Nove informacijske tehnologije in različne informacijske rešitve so kar naenkrat omogočile sledenje vozil, spremljanje telematskih podatkov o stanju vozila, optimiranje transportnih poti, informacije o propustnosti cestnega omrežja, stanje trenutnih potreb na trgu po transportu blaga  ipd. Informacijske rešitve so podjetja bolj ali manj uspešno uvedla v svoj obstoječi informacijski sistem. Pri tem so naletela na številne težave, ki so jih in jih še vedno bolj ali manj uspešno rešujejo.

Telematski sistem je sistem za sledenje, komunikacijo in upravljanje z vozili, ki omogoča centralni nadzor in komunikacijo z vozili s pomočjo mobilnega omrežja. Sistem sestavljata programska in strojna oprema. Gre za pošiljanje, sprejemanje in shranjevanje podatkov prek telekomunikacijskih naprav (Jamšek, 2018). Sistem tako stalno spremlja položaj vozila, njegovo smer in hitrost vožnje in ga posreduje prek GSM ali GPRS signala. Prav tako različni senzorji na vozilu spremljajo podatke o stanju vozila, kot so recimo poraba goriva, nivo goriva, delovni čas voznika, temperatura motorja, število obratov motorja, napetost v akumulatorjih, in podatke posredujejo v centralni računalnik v podjetju.

Borza povpraševanja in ponudbe tovora povezuje transportna podjetja kot ponudnike storitev transporta in podjetja, ki potrebujejo storitev prevoza njihovega tovora iz kraja v kraj. Transportna podjetja tako hitro poiščejo kupca svojih storitev prevoza, podjetja, ki iščejo prevoz, pa na borzi najdejo najugodnejšega ponudnika prevoza. Dnevno je tako sklenjenih do milijon povpraševanj in ponudb na evropskem trgu. Transportnim podjetjem borza omogoča optimalno planiranje transporta in s tem bistveno znižuje stroške poslovanja.

RAZISKAVA INFORMACIJSKIH SISTEMOV V TRANSPORTNIH PODJETJIH

Za ugotovitev stanja, v kolikšni meri manjša slovenska podjetja za transport tovora uspešno uvajajo moderno informacijsko tehnologijo, prenavljajo svoj informacijski sistem in koliko pri tem sledijo večjim (tujim) podjetjem, smo se odločili za analizo stanja s pomočjo izvedbe globinskega polstrukturiranega intervju z direktorjema dveh manjših transportnih podjetij v Sloveniji.

Za globinski polstrukturirani intervju je namreč tipično, da ima sicer vnaprej določen namen raziskave in opomnik za usmerjanje poteka, odgovori pa so povsem prosti, prav tako dodatna vprašanja, ki se jih postavlja. Možnost postavljanja poglobljenih dodatnih vprašanj je ena glavnih prednosti globinskega intervjuja (Malhotra, K., Birks, D., 2003).

Intervju dejansko usmerjajo odgovori udeleženca, saj izvajalec glede na odgovore sproti postavlja dodatna vprašanja. Tako se vrstni red vprašanj in dodatna vprašanja razlikujejo od intervjuja do intervjuja, zaradi tega pa so različni tudi rezultati intervjujev (Churchill, A., Iacobucci, D, 2005).

Povzetek intervjuja z direktorjem podjetja A

V prvem intervjuju smo intervjuvali direktorja transportnega podjetja A. Podjetje se ukvarja s prevozništvom in z mednarodnim transportom blaga na področju cestno tovornega prometa. Vse od ustanovitve podjetja pred 15 leti je njihov cilj unovčiti bogate dolgoletne izkušnje iz mednarodnega transporta in zadovoljevanje strank s transportom blaga. Podjetje pokriva predele južne, zahodne in osrednje Evrope in ima 12 zaposlenih. Vozni park podjetja sestavlja osem modernih vozil, ki ustrezajo sodobnim standardom. Vsa vozila so opremljena s sistemom GPS sledenja.

Direktor podjetja A pove, da ima informacijski sistem v podjetju dva osnovna namena. Prvi namen je omogočiti elektronsko poslovanje podjetja, drugi pa nadzor nad voznim parkom podjetja. Gre za prepletena in medsebojno povezana sistema, ki sta nujna za zagotavljanje poslovne dejavnosti podjetja, to je transport blaga.

Naročila za prevoz tovora prejmejo lahko direktno od naročnikov – poslovnih partnerjev ali pa prek borze povpraševanja in ponudbe prevoza tovora. Po izjavah direktorja največ uporabljajo programsko platformo Transporeon ali TimoCom, kjer pregledajo prejete ponudbe podjetja, s katerim imajo sklenjene pogodbe in določeno ceno prevoza. V podjetju s programsko opremo CVS Mobile nato izdelajo plan vožnje, da bo voznik prišel na destinacijo naklade pravočasno, ta pa se (lahko kar iz pisarne) naloži v terminal vozila. Ob tem upoštevajo morebitne prepovedi vožnje za tovorna vozila, zapore ceste zaradi del, obvezne počitke za voznika, dodajo pa si tudi nekaj časa za morebitne nepredvidene okoliščine. Ko je vožnja opravljena in tovor razložen, podjetje potrjen tovorni list skupaj z nalogom uporabi za izdajo računa naročniku na osnovi pogodbe.

Direktor podjetja A doda, da v primeru, da transportne kapacitete tovornega vozila pri nekem transportu tovora niso zapolnjene, če je le mogoče, poiščejo dodaten tovor na predvideni relaciji v borzi prevozov, tako da bi kar v največji meri zapolnili proste kapacitete.

Direktor v nadaljevanju predstavi sistem CVS Mobile, ki ga uporabljajo za zagotavljanje GPS navigacije vozila. Sistem jim omogoči pregled nad trenutnimi lokacijami vseh njihovih vozil, pregleda se lahko zgodovino opravljenih poti vozil, imajo pregled nad časovnim potekom vožnje in evidenco dela voznika. Če pride do nepričakovanih zastojev ali zapore ceste na predvideni poti zaradi prometne nesreče ali kakšnih drugih vzrokov, pove direktor, lahko hitro spremenijo pot vožnje in se s tem izognejo čakanju v gneči. Če se čakanju ne da izogniti, se lahko spremeni urnik voznika in se omogoči koriščenje obveznega počitka voznika, da se lahko po  sprostitvi prometa vožnja nadaljuje brez nepotrebnega tratenja časa.

Direktorju se zdi nadzor nad stanjem vozil zelo pomemben. Za ta namen, kot pravi, uporabljajo programsko platformo Fleetboard istoimenskega podjetja. Programsko orodje uporabi podatke telemetrije vozila za prikaz in nadzor stanja vozila. Tako lahko v pisarni v živo pridobivajo pomembne podatke o stanju vozila. V primeru zaznave napak na vozilu sistem obvesti in priporoči možne ukrepe. Če se napaka zgodi na vozilu med vožnjo, lahko tako voznika hitro obvestijo in mu priporočijo, kako naj ukrepa. V primeru večjih napak lahko napotijo vozilo v pooblaščeni servisni center. S pomočjo tega orodja v podjetju sledijo in načrtujejo servisne intervale za svoj vozni park, lahko preverjajo porabo goriva na določenih relacijah, da bi optimizirali poti in zmanjšali stroške.

Za pomoč pri poslovanju in odločanju pa so, poudari direktor, pred tremi leti razvili lastni dokumentni sistem Relacije, ki zaposlenim omogoča celotni pregled poslovanja, hitro in enostavno preverjanje podatkov o stanju posameznega naročila transporta, predvsem pa olajša delo prometnikov v podjetju. Dokumentni sistem Relacije omogoča na menedžerskem nivoju pregled nad celotnim poslovanjem podjetja in pomoč pri sprejemanju poslovnih odločitev. Po besedah direktorja »brez takega dokumentnega sistema ne bi bilo mogoče zagotavljati kakovostne storitve«. V sklopu celotnega informacijskega sistema ima ta dokumentni sistem eno izmed centralnih vlog. Služi kot podporni element zaposlenim pri uporabi drugih programskih orodij.

Povzetek intervjuja z direktorjem podjetja B

V drugem intervjuju smo intervjuvali direktorja transportnega podjetja B, ki se ukvarja z mednarodnim transportom. Gre za manjše podjetje, ki pa v zadnjih 10 letih konstantno beleži rast poslovanja. Število vozil v vozni park se je v zadnjih desetih letih povečalo s pet na dvajset modernih tovornih vozil. Podjetje zaposluje petindvajset redno zaposlenih oseb.

Direktor podjetja B nam pove, da so se pred nekaj leti odločili za prenovo informacijskega sistema. Razlog za prenovo je bil, da prejšnji sistem ni bil dovolj funkcionalen in ni omogočal planiranja in analiz v tolikšni meri, kot so si oni sami želeli. Zato so si morali pomagati z dodatnimi analizami v excelovih tabelah, kar jim je jemalo prepotreben čas. Drugi razlog pa je bil, da jim prejšnji telematski sistem za spremljanje stanja vozil ni deloval zanesljivo.

Kot pravi direktor podjetja B, so se po temeljiti analizi ponudb informacijskih rešitev na trgu odločili za uvedbo programske rešitve slovenskega ponudnika, ki je specializirana za vodenje ter upravljanje transportnih in logističnih podjetij in je integrirana s sistemom za sledenje. Kot so ugotovili, je ta programska rešitev ponujala podporo vsem poslovnim procesom v podjetju.

Direktor je poudaril, da ima novi informacijski sistem enotno bazo podatkov, ki omogoča uporabnikom hitrejše izvajanje, saj jim ni potrebno preklapljati med različnimi aplikacijami. Glede na to, da so v novem informacijskem sistemu vsi podatki in postopki od vnosa naročila pa do izdaje računa povezani, je možna tudi analiza poslovanja.

ZAKLJUČEK

Informacijski sistem, ki je temelj vsakega podjetja, mora zagotoviti vse potrebne informacije za njegovo delovanje. Ena izmed nalog vodstva podjetja je, da zagotovi sodoben, po možnosti celovit in zanesljiv sistem, ki poskrbi za hiter pretok informacij. Še posebej to velja za podjetja v transportni panogi, kjer so moderne informacijske tehnologije prinesle spremembe v procesu dela in kjer huda mednarodna konkurenca zahteva prilagoditve tem spremembam.

Na osnovi intervjuja z direktorjema dveh manjših transportnih podjetij v Sloveniji smo ugotavljali, kakšno je stanje uvedbe moderne informacijske tehnologije in njena integracija v informacijski sistem v manjših transportnih podjetjih pri nas.

Ugotovili smo, da imata obe podjetji uveden telematski sistem za spremljanje vozil, pri čemer ima podjetja B ta sistem integriran v celovit informacijski sistem podjetja. Uvedbe informacijskega sistema za upravljanje transporta sta se podjetji lotili po različnih poteh. Podjetje A se je odločilo za lastni razvoj sistema za upravljanje transporta, medtem ko se je podjetje B odločilo za nakup programske rešitve slovenskega ponudnika.

Prenova informacijskega sistema v obeh podjetjih je zaključena in je tekla v okviru načrtovanega ter že dosega pričakovane učinke. Zaposleni v podjetje A so z lastno rešitvijo zadovoljni in menijo, da je bil vloženi trud prenove vreden učinka. V podjetju B so z nakupom nove informacijske rešitve dobili napreden celovit sistem, ki omogoča zanesljivo komunikacijo in pretok podatkov med različnimi poslovnimi funkcijami, vodstvu pa omogoča analizo poslovanja.

Obe podjetji sta s svojimi rešitvami zadovoljni in jima zadostujeta v njihovih potrebah za opravljanje poslovanja in zagotavljanje kakovostne storitve transporta. Obema podjetjema uvedena informacijska rešitev omogoča širjenje obsega poslovanja.

Poudariti je potrebno, da je informacijski sistem osnova, brez katere nobeno transportno podjetje ne more delovati. Zato morajo lastniki in direktorji slediti  trendom novih informacijskih tehnologij in jih vključevati v informacijski sistem podjetja. Stroški, ki pri tem nastanejo, se kaj hitro povrnejo v obliki povečanja števila naročil in zadovoljnih strank

LITERATURA:

Churchill, A., Iacobucci, D. 2005.  Marketing research. Thomson/South-Western

Jamšek, K. 2018. Napredni telematski sistem CVS. Dostopno na: http://fgserver6.fg.um.si/tec/attachments/article/170/B2BLOCO_presentation_14_Jamsek_CVS.pdf (20.12.2018)

Kompare, M., Dular, T. 2009. Informacijsko-komunikacijska podpora v pisarni, Računalništvo in informatika. Ljubljana : Zavod IRC

Malhotra, K., Birks, D. 2003. Marketing research. Pearson Education, London.

Malenšek, D. 2017. Predstavitev informacijskega sistema podjetja. Ekonomska šola Novo mesto

Orbanić, J., Rosi, B. 2016. Razvoj transporta, logistike in mobilnosti v Sloveniji. Fakulteta za logistiko Univerze v Mariboru, Celje

Razgoršek, J., Potočar, Z. 2009. Informatika. Novo mesto : Ekonomska šola Novo mesto

Razgoršek, J., Potočar, Z. 2009. Elektronsko poslovanje. Ljubljana : Zavod IRC

Sulčič, V. 2008. E-poslovanje v slovenskih malih in srednje velikih podjetjih.
Dostopno na: http://www.fm-kp.si/zalozba/ISSN/1854-4231/3_347-361.pdf (15.12.2018)